Нотариальное делопроизводство

Номенклатура дел в нотариальной конторе и порядок ее ведения. Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотконторе составляется своя номеклатура дел, но ее основной является примерная. В номеклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. По окончании года, в номенклатуре делается итоговая запись о количестве нарядов и их экземпляров.

Экземпляр номеклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем, храниться в архиве ноткотры постоянно.

Все имеющиеся в нотконторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступившие в контору и связанные с оформлением наследственных прав, подшиваются в соответствующие наследственные дела. Если наследственное дело в течение года не закончено производством, оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит. При формировании нарядов учитываются документы одного делопроизводственого (календарного) года. Внутри наряда документы располагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления.

Архив нотариальной конторы. Нотариальные документы и документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотконторе в течение десяти лет, а затем передаются на хранение в государственные архивы. На дела постоянного хранения составляются описи, которые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов для хранения, в нотконторе осуществляется отбор документов, подлежащих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформляется актом, который подписывается комиссией их трех человек. Все документы в нотконторе хранятся в несгораемых шкафах, обеспечивающих их сохранность.

Не разрешается изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов. Исключение: по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами. В таких случаях в наряде обязательно остается заверенная копия изъятого документа, запрос из суда или протокол выемки.

При расторжении договора отчуждения из архива конторы выдается правоустанавливающий документ продавцу или дарителю, имевшийся у него до заключения расторгаемого договора.

По окончании календарного года производится подготовка дел для архивного хранения в нотариальной конторе: уточняется систематизация документов в нарядах (делах); производится их оформление; дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку; документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в три-четыре прокола. Листы нарядов нумеруются карандашом в верхнем правом углу каждого листа. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица. Заголовок, на обложке наряда, должен быть в соответствии с номенклатурой дел, а также указывается количество листов, год образования наряда.

Совершаемые нотариусом нотариальные действия должны быть зарегистрированы в реестре, который представляет собой специальную книгу для записи в ней составляемых при совершении нотариальных действий документов. Нотариальные действия регистрируются в реестре (Форма №1, Форма №2- см. приказ Минюста России от 10.04.2002 г.№99) в хронологическом порядке. Форма № 1 – для регистрации нотариальных действий нотариуса, форма №2 – для регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества; ещё одно нотариальное действие (принятие в депозит денежных сумм и ценных бумаг) в реестр вообще не записывается, а регистрируется в книге учета депозитных операций и в книге лицевых счетов депонентов.

Прежде чем в реестре будут регистрироваться нотариальные действия, он должен быть надлежащим образом оформлен, а именно: листы реестровой книги (реестра) должны быть пронумерованы; прошнурованы; на обратной стороне последнего листа уполномоченным на это работником органа юстиции или нотариальной палаты производится запись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов; указанная запись скрепляется подписью уполномоченного лица и печатью органа юстиции или нотариальной палаты. Перечисленные требования к оформлению реестровых книг призваны обеспечить невозможность замены в них отдельных листов.

Для всех нотариусов Российской Федерации установлен единообразный порядок заполнения реестров для регистрации нотариальных действий и реестров для регистрации запрещений отчуждения имущества. В соответствии со ст. 51 Основ формы реестров утверждаются Министерством юстиции Российской Федерации.

Порядковые номера, под которыми регистрируются нотариальные действия в реестре, присваиваются от № 1 с начала календарного года в нарастающей последовательности до конца календарного года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, в обязательном порядке воспроизводится в изготовленном нотариусом документе, в котором указывается и номер реестра (реестровой книги) и порядковый номер нотариального действия.

Незаполненные строки в реестре должны быть заполнены, всякое исправление должно быть оговорено нотариусом и скреплено его подписью и печатью. Если в реестре пропущены номера или разные нотариальные действия записаны под одним и тем же номером, нотариус производит в реестре соответствующую запись и скрепляет её своей подписью и печатью, а также составляет акт и приобщает его к реестру, в котором допущены ошибки.

Нотариус обязан выдать выписку из реестра по заявлению участников нотариального действия (или уполномоченных ими лиц), а также по требованию суда, прокуратуры, следственных органов в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами.

Удостоверительная надпись представляет собой краткое изложение сути документа самим нотариусом как лицом, защищающим законные права и интересы обратившихся к нему лиц и юридически закрепляющим сделку или другое нотариальное действие, их правовые последствия. Она совершается нотариусом под текстом нотариально оформленного документа, а в документах подписываемых сторонами или одним лицом после подписи этих лиц. Удостоверительная надпись совершается при удостоверении сделок (завещания, доверенности, договоры), свидетельствовании копий документов, подлинности подписи на заявлениях и др. Удостоверительные надписи совершаются по формам, утвержденным Министерством юстиции РФ, и скрепляются подписью и печатью нотариуса.

В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения факта нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятии на хранение документов (и совершении некоторых иных действиях), нотариусом выдаются соответствующие свидетельства. Каждое из них совершается по определенной форме и скрепляется печатью и подписью нотариуса. Удостоверительная надпись на свидетельствах не совершается.

Дубликаты документов выдаются нотариусом в соответствии со статьями 5, 50, Основ. Дубликат документа содержит весь текст документа, (т.е. воспроизводится текст документа, с которого выдается дубликат, а также текст имеющихся на нем печатей, штампов), а затем совершается удостоверительная надпись нотариуса. Выдача дубликата регистрируется в реестр нотариальных действийкак отдельное действие. Дубликат завещания может быть выдан только завещателю или его представителю, по надлежаще удостоверенной довереннсости, а после его смерти наследникам, по представлении ими свидетельства о смерти завещателя, душеприказчику, отказополучателю (легатарию). Ни при каких условиях нотариус не может выдавать дубликат тех документов, на основании которых совершено нотариальное действие.

Для получения дубликата лицо, от имени или по поручению которого было совершено нотариальное действие (его наследник, душеприказчик, легатарий или правопреемник юридического лица), подаёт нотариусу, у которого хранится экземпляр оставленного при совершении нотариального действия документа, письменное заявление, в котором указывается, дубликат какого документа истребуется, когда и кому этот документ был выдан, а также, при каких обстоятельствах был утрачен. Если дубликат документа просят выдать наследники лица, от имени которого было совершено нотариальное действие, то к заявлению должны быть приложены соответствующие документы (например, копия свидетельства о смерти, копии документов, подтверждающие факт родства или брачных отношений и др.). Выдача дубликата документа является самостоятельным нотариальным действием. Заявление о выдаче дубликата и приложенные к нему копии документов приобщаются к подлинному нотариальному документу, хранящемуся вархиве нотариуса. Дубликат договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, может быть выдан лицу, подтвердившему свое право собственнсости на соответствующее здание, строение. Дубликат правоустанавливающего документа, выданный на объекты недвижимости, должен быть представлен для государственной регистрации.

Вопросы для самопроверки:

1. Порядок оформления нотариального действия, совершенного вне помещения нотариальной конторы.

2. Основания и сроки отложения и приостановления нотариальных действий.

3. Какие документы должен истребовать нотариус для установления личности лица, обратившегося за совершением нотариального действия?

4. Каким образом нотариус выясняет дее- и правоспособность физических и юридических лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, а также полномочия представителя?

5. Каков порядок подписания документа «рукоприкладчиком»?

6. Какие требования предъявляются нотариусом к документам, на основании которых совершается нотариальное действие?

7. Какие требования предъявляются к документам, оформленным нотариусом?

8. Каков порядок выдачи дубликатов нотариально удостоверенных документов?

9. Основания отказа в совершении нотариального действия и порядок его оформления.

10. Сроки и порядок обжалования нотариального действия или отказа в его совершении.

11. Специфика нотариального делопроизводства.

12. Регистрация нотариальных действий.