Рабочая обстановка табличного процессора Excel

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Для самостоятельного изучения

Табличного процессора Excel

Оглавление учебного пособия снабжено гиперссылками, обеспечивающими быстрый переход на нужный параграф и возврат в оглавление - указатель мыши установить на название параграфа и удерживая клавишу Ctrl нажать левую клавишу мыши.

В учебном пособии предусмотрено несколько действующих электронных таблиц, которые помогут более досконально понять учебный материал и получить практику в его использовании. Вход в электронную таблицу – указатель мыши на электронную таблицу и двойной щелчок левой клавиши мыши.

Атрибуты учебного пособия - предназначено только для чтения. Поэтому прекращать работу с ним без сохранения изменений.

Оглавление

1. Назначение и область применения табличных процессоров

При решении инженерных, планово-экономических задач, в бухгалтерском и банковском учете, проведении проектно-сметных работ и т.д., возникает необходимость представлять данные в виде таблиц; при этом часть данных периодически меняется, а другая часть должна рассчитываться по формулам. Для автоматизации этой рутинной работы целесообразно использовать ПЭВМ с соответствующим прикладным программным обеспечением.

Именно для проведения таких расчетов в табличной форме были разработаны пакеты прикладных программ, получивших название " Табличный процессор " (иногда используется название ² Электронные таблицы²). Например, широко известны такие пакеты, как Lotus 1-2-3, Excel, Multiplan, SuperCalc, Quatro-Pro, Framework и др. Основное назначение табличных процессоров – обеспечить проведение вычислений по электронным таблицам.

Табличные процессоры обеспечивают:

· ввод, хранение и корректировку большого количества данных;

· автоматическое проведение вычислений при изменении исходных данных;

· наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

· представление числовой информации в графическом виде (в виде диаграмм, гистограмм, графиков…);

· эффективную систему документирования информации.

Современные табличные процессоры реализуют ряд дополнительных функций:

· возможность работы в локальных сетях;

· организацию связи на уровне обмена файлами с другими программными средствами;

· возможность работы с трехмерной организацией ЭТ;

· введение системы макропрограммирования;

· представление информации в виде небольших реляционных баз данных.

2. Структура электронной таблицы

Итак, табличный процессор производит вычисления по электронным таблицам. Внешний вид электронной таблицы напоминает обычную таблицу, например, созданную в текстовом процессоре. Состоит электронная таблица из столбцов и строк. Столбцы помечаются латинскими буквами, строки – цифрами. На пересечении столбцов и строк находятся ячейки (клетки) (см. рис. 1).

Рис. 1. Общий вид электронной таблицы

Для перехода от одной ячейки к другой можно использовать мышь - установить указатель мыши на нужную ячейку и щелкнуть левой клавишей. Можно использовать клавиатуру (см. табл. 1).

Таблица 1

Так, как электронная таблица предназначена для выполнения вычислений с содержимым различных ячеек, то каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки складывается из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых она находится, например, A5, C10, AA2 и т. п. Особое внимание следует обратить на то, что в адресе ячейки должны использоваться только латинские буквы (строчные или прописные значения не имеет – табличный процессор воспринимает их одинаково).

В каждой ячейке может находиться информация разных типов:

· текстовая информация (заголовок таблицы, название столбца и т. п.);

· числовая информация;

· информация типа ДАТА;

· расчетная формула, по которой производятся вычисления на основе данных, хранящихся в других ячейках таблицы.

Расчетная формула всегда начинается со знака " = " (равно) и представляет собой перечисление адресов ячеек, с содержимым которых необходимо выполнить требуемые действия. Например, формула = А2+В2 означает, что необходимо к содержимому ячейки А2 прибавить содержимое ячейки В2 и результат разместить в той ячейке, в которую была введена формула. Адреса ячеек, указанные в формуле, называются ссылками.

На рис. 2 представлена действующая электронная таблица, используя которую можно составить представление о принципе ее работы.

Рис. 2. Электронная таблица.

1. Войдите внутрь электронной таблицы (указатель мыши на таблицу и двойной щелчок левой клавишей).

2. В ячейку D2 введите формулу для расчета общей стоимости всех карандашей =В2*С2 (буквы должны быть латинские!).

3. В ячейки D3 и D4 введите формулы для расчета общей стоимости всех ручек и линеек (=В3*С3 и =В4*С4 соответственно).

4. Изменяйте исходные данные (Стоимость 1-й единицы или Кол-во) и проследите за автоматическим изменением результата. Для изменения исходного данного следует установить курсор на требуемую ячейку и, ничего не удаляя, ввести новое данное.

Рабочая обстановка табличного процессора Excel

Одним из самых распространенных табличных процессоров является табличный процессор Excel, входящий в комплект Microsoft Office. Запуск табличного процессора Excel осуществляется, как правило, из Главного меню Windows, активизируемого кнопкой Пуск.

Рабочая обстановка табличного процессора представлена на рисунке 3.

Первая строка экрана – строка заголовка документа. После сообщения Microsoft Excel указывается название документа, с которым в настоящее время работает табличный процессор (в данном случае название документа Книга1).

Вторая строка экрана – занята командами главного меню (ГМ) табличного процессора. Порядок использования ГМ такой же, как и в текстовом процессоре Word.

На последующих двух строках размещаются панели инструментов, которые используются так же, как и в текстовом процессоре Word.

Рис. 3. Рабочая обстановка табличного процессора Excel.

Далее размещается строка состояния, в которой отображается панель адреса активной ячейки (слева) и панель содержимого активной ячейки (правая часть строки). На рисунке 3 в панели адреса отображается адрес А1. Это означает, что ячейка А1 является активной и все проводимые операции (ввод данных, копирование и т.д.) будут выполняться именно с этой ячейкой. В панели содержимого активной ячейки отображается информация, находящаяся в этой ячейке – текст, число, формула… Эту панель удобно использовать для редактирования содержимого ячейки, для чего достаточно установить туда курсор и внести соответствующие изменения. Сейчас в этой панели ничего нет, т.к. активная ячейка А1 в настоящее время пуста.

Под строкой состояния размещается лист электронной таблицы. Именно тут создается новая или располагается ранее созданная электронная таблица.

Табличный процессор Excel работает с документом, который называется Книгой (расширение у этого файла *.xls). Книга состоит из листов (лист на экране – это одна " страница" текущего документа), на каждом из которых может размещаться электронная таблица, график, диаграмма…. При запуске табличного процессора создается книга, которая по умолчанию содержит 3 листа. Максимально возможное количество листов – 255.

Для перехода с одного листа на другой, добавления, удаления и переименования листов служит строка работы с книгой. На рис. 3 отображается содержимое первого листа книги. Для перехода, например, на 3-й лист книги достаточно установить указатель мыши на Лист3 и нажать левую клавишу мыши.

При необходимости можно добавить, удалить или переименовать лист. Для этого необходимо установить указатель мыши на лист, с которым нужно выполнить операцию и нажать правую клавишу мыши. На экране появится меню (см. рис 4.) в котором следует выбрать требуемую команду.

Самая нижняя строка экрана - строка подсказки. В этой строке (слева) отображается текущий режим табличного процессора: ввод данных, правка, копирование информации и т.д. Сообщение Готово, обозначенное на рис. 4, свидетельствует о готовности табличного процессора к выполнению очередной операции. В правой части строки отображается текущий режим клавиатуры. В данный момент в строке стоит сообщение CAPS, свидетельствующее о том, что включен режим ввода заглавных букв и сообщение NUM, указывающее, что включена дополнительная цифровая клавиатура.

Рис. 4. Меню работы с листами книги