Скрепление, прошивка и нумерация страниц

Перед сдачей отчета руководителю практики от колледжа, подпись руководителя организации, печати организации и оценка руководителя практики от организации должны быть уже проставлены.

Кроме того отчет должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью. Скрепление и прошивка документов является, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Форма, называемая " Прошито, пронумеровано и скреплено печатью" используется для оформления документации, предоставляемой на конкурсы или имеющие характер запроса (рис.1 и приложение 2).

Рисунок 1- Форма " Прошито, пронумеровано и скреплено печатью"

Информацию о технике выполнения прошивки можно почерпнуть из приказа РОСАРХИВА о " Делопроизводстве и архивном деле".

1. Перед тем, как скрепить документы, их надо подготовить к данной процедуре. В первую очередь, на бумагу наносятся отверстия. Расположение проколов должно быть строго вертикальным. В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом. В случае работы с большой стопкой бумаг, используют дырокол.

2. После этого, на каждый из листов документа наносится порядковый номер.

3. В проделанные отверстия вставляют нитку, веревку или ленту, в зависимости от вида документа и диаметра отверстий.

4. Для итогового оформления многолистового документа изготавливают специальную наклейку из бумаги, содержащую поля для внесения информации о количестве листов и печати. Наклейка представляет собой вырезанный ножницами из обычной офисной бумаги прямоугольник с размерами примерно 4 на 5 - 6 см. Используя любой канцелярский клей, это прямоугольник из бумаги наклеивают таким образом, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

5. После высыхания клея на наклейке проставляется штамп (или прописывается вручную), на котором указывается количество прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в прошитом документе («Прошито, пронумеровано и скреплено печатью _____ листа(ов).»), он заверяется печатью и подписью руководителя организации заявителя или уполномоченным им лица с указанием должности, ФИО и даты подписания.

Подпись должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Внешний вид и содержание штампа устанавливается в зависимости от типа организации, производящей документ. Например, прошивка, оформляемая государственным учреждением, допускает нанесение гербовых печатей. Для бумаг индивидуальных предпринимателей и организаций с ограниченной ответственностью, также предъявляются определенные требования, регламентируемые законодательством РФ.

Приложение А

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

ГБПОУ КУШНАРЕНКОВСКИЙ МНОГОПРОФИЛЬНЫЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ