Сущность системы.

Создание единой системы документооборота органов государственной и муниципальной власти.

Для решения вышеперечисленных проблем предлагаю создать единую систему документооборота органов государственной и муниципальной власти (далее – Система) в соответствии со следующими принципами:

2. Система будет являться единым программным продуктом для создания, пересылки и мониторинга документов, создаваемых и пересылаемых между органами государственного и муниципального управления.

3. Запрет на использование других способов передачи информации и документов, других систем документооборота, иных дублирующих систем.

4. Разработкой Системы уполномочена создаваемая в рамках Администрации Президента Российской Федерации[1]
и Министерства связи и массовых коммуникаций Рабочая группа по разработке, использованию и реализации единой системы документооборота органов государственной и муниципальной власти Российской Федерации (далее – Рабочая группа).

5. Создание дублирующих надстроек электронного документооборота возможно только в рамках Системы по согласованию с Рабочей группой в установленном Минрегионом России порядке.

Предлагается создать Единый информационный центр (далее – центр) для хранения документов создаваемого продукта. Осуществление документооборота происходит только через указанный центр.

Сущность системы.

1.1. Для реализации программной части Системы предлагается создать один программный продукт, загружаемый на персональные компьютеры, используемые во всех органах государственного и муниципального управления, участвующих в системе документооборота. Каждый экземпляр продукта будет идентичен по функциональному составу, интерфейсу и системам доступа.

Преимущества:

А) не нужно тратить ресурсы на разработку различных систем документооборота, организацию обучения сотрудников в различных системах документооборота

Б) отсутствие конфликтов систем электронного документооборота в различных органах ГиМУ

В) единство методологического, технологического и технического обеспечения документооборота. Стандартизация процесса документооборота существенно снизит затраты на ее содержание.

1.2. Всем представителям государственной и муниципальной власти присваиваются индивидуальные идентификационные номера, логины, пароли доступа и цифровой подписи.

Преимущества:

А) дополнительная система защиты от несанкционированного доступа
к данным;

Б) Полная идентификация пользователя в истории изменений электронных документов;

Идентификационные данные полностью конфиденциальны и не подлежат разглашению. Необходимо предусмотреть административную ответственность за разглашение идентификационных данных и уголовную ответственность за.вход в систему под не под принадлежащими пользователю учетными данными[2]

1.3 Полный переход на цифровую подпись. Идентификация цифровой подписи происходит в Центре.

Преимущества:

А) Стандартизация документооборота в рамках электронного документооборота.

Б) Отсутствие возможности физической подделки подписи.

В) Возможность проследить дату проставления подписи.

Г) экономия на ресурсах, направляемых на создание новых идентификационных центров

Д) Экономия ресурсов на канцелярских товарах для осуществления бумажного документооборота, а также на штате сотрудников, необходимых для подготовки документов к подписи.

1.4. Единый тип электронного документа.

Преимущества:

А) Оптимизация ресурсов за счет удобства вкачивания между разными субъектами Системы.

Б) Отсутствие конфликтов между элементами всей системы.

Б) Возможность интегрировать различные алгоритмы шифрования элементов Системы без серьезных временных и ресурсных издержек.