Методи поширення інформації про діяльність організації.

Ефективна діяльність будь-якої організації вимагає поширення інформації про її функціонування та досягнення. Менеджери, які прагнуть ефективно здійснювати цей комунікаційний процес, повинні відповідно спланувати йо­го, тобто розробити план комунікацій. Для цього необхідно взяти до уваги наступні ситуаційні чинники, що впливають на подальші дії:

• цілі комунікацій;

• аудиторія;

• управлінська ситуація;

• відправник повідомлення.

Вказані чинники визначають подальший вибір засобів ко­мунікацій і змісту самого повідомлення.

1. Цілі комунікацій. Найважливішим є перший крок, коли ви­значаються цілі комунікацій, які необхідні для:

• інформування чи збору інформації;

• впливу на ставлення аудиторії до організації;

• впливу на поведінку аудиторії.

Інформування лише в окремих випадках є єдиною метою. Пере­дбачається, що певним чином воно повинно впливати на зміну по­ведінки адресата. Наукові дослідження показали, що зміна ставлення часто є необхідною умовою зміни поведінки, тому здійснення впливу на ставлення аудиторії часто є метою комунікації.

2. Аудиторія. Аналіз аудиторії включає дослідження її струк­тури та визначення профілю (профілів) аудиторії. Аналіз аудиторії ви­магає визначення:

• первинної аудиторії (людей, які приймають рішення або діють, спи­раючись на факти, що містяться у повідомленні);

• вторинної аудиторії (людей, на яких впливають ці рішення чи дії);

• безпосередньої аудиторії (людей, які безпосередньо скеровують пе­редачу повідомлення).

При виробленні плану (карти, схеми) аудиторії вона відповідно структурується. Крім загальних, стандартних характеристик (вік, стать, освіта, фах) входять ще й такі:

1) на додаток до визначення статусу вказується фактична (в то­му числі і неформальна) організаційна роль аудиторії (у випадках, коли те, що вона робить, є важливішим від її статусу);

2) відомості про те, яким комунікаційним засобам надається пере­вага (наприклад, одні люди віддають перевагу коротким доповідям, інші - велеким, для одних зручніше вживання багатьох технічних термінів, інші ж цього не люблять);

3) як аудиторія обізнана з цією проблемою;

4) зацікавленість аудиторії до цієї проблеми (іноді зацікавленість швидко згасає, і для Ті підтримки повідомлення повинно нести в собі інформацію, яка привернула б увагу аудиторії);

5) чого аудиторія потребує від цього повідомлення (ширшої інформації, пояснень, критичного розгляду інших варіантів тощо);

6) який вплив повідомлення матиме на аудиторію.

3. Аналіз управлінської ситуації. Наведемо ряд чинників, які повинні бути у центрі уваги:

· стиль лідерства (наприклад, в установі, де діє автократичний стиль керівництва і централізовано приймаються рішення, ди­ректор є первинною аудиторією незалежно від того, кому адресо­ване повідомлення і який його зміст, стиль, тон тощо);

· політична атмосфера (наприклад, у високо політизованій ситу­ації досить важливими є нюанси у словах і тон);

· організаційний клімат (наприклад, повідомлення, що надси­лається у секретний відділ, потребуватиме більше часу для то­го, щоб потрапити до адресата, і повинно бути викладене так, щоб задовольнити якомога більшу кількість тих осіб, які будуть його переглядати);

· організаційний стан (наприклад, упродовж критичної ситуації здатність організації’ отримувати та інтерпретувати повідомлення швидко зменшується, тому ми повинні мати підготовлений критичний план комунікацій, який передбачав би процедуру комунікацій і в умовах критичної ситуації);

· організаційна культура (наприклад, ступінь офіційності, фор­малізації організації передбачає відповідний стиль спілкування, який відрізнятиметься, скажімо, в міністерстві оборони та в міністерстві культури).

4. Відправник повідомлення. Останній ситуаційний чинник передбачає ідентифікацію особи (організації), від імені кого надси­лається повідомлення. Вона повинна проаналізувати свої характери­стики для визначення певного, підсвідоме сприйнятного засобу ко­мунікацій, домагаючись власних переваг.

Бюрократи, наприклад, часто віддають перевагу відносно без­печному методові подання письмової доповіді своєму керівникові, який, можливо, хотів би мати усну доповідь і співбесіду для з’ясування окремих позицій. Самоаналіз власної правдивості та її сприйняття ау­диторією, а також рівень діагнозування проблеми суттєво сприяють відправникові інформації. Численні дослідження показали, що той, до кого аудиторія ставиться з найбільшою довірою, здатен продукувати значно більший ефект щодо зміни громадської думки, аніж той, кого аудиторія сприймає з меншим ступенем довіри.

Перелічені ситуаційні чинники впливають на два інших, а саме -на вибір засобу передачі повідомлення та на створення повідомлення.

Вибір засобу передачі повідомлення. Немає правильного чи неправильного шляху для надсилання повідомлення, оскільки він за­лежить від мети спілкування, аудиторії, того, хто надсилає повідомлення, і від ситуації, проте наукові дослідження та практичний досвід дозволяють акцентувати увагу на таких чинниках:

А. Чинники аудиторії:

· усне спілкування, що передбачає зворотний зв’язок і є засобом, якому надається перевага на нижчих щаблях спілкування в ор­ганізації;

· досить заклопотаний міністр чи інший керівник часто віддає пере­вагу усному спілкуванню;

· молоді люди, особливо, коли вони звикли до перегляду відео-програм, віддають перевагу коротким зоровим повідомленням.

Б. Чинники змісту:

· письмова фінансова, технічна інформація сприймається ефектив­ніше;

· письмові комунікації, з іншого боку, можуть бути більш ризикова­ними, коли залучаються політичні, правові, адміністративні та інші чинники;

· письмові повідомлення виглядають більш " офіційно", отже, стає важче змінити їх зміст чи відректися від них тощо.

Практика свідчить, що немає жодного способу, щоб довідатися, який засіб комунікацій спрацює найкраще стосовно певної аудиторії чи для досягнення конкретної мети, але використання одразу кількох засобів дозволяє підвищувати ефективність комунікацій.

Створення повідомлення. Ключовими елементами, які бе­руться до уваги при створенні повідомлення, є форма подачі, зміст, розмір, стиль, побудова, тон та рівень деталізації:

· деякі слова викликають певну реакцію аудиторії і можуть провоку­вати непередбачену реакцію;

· зміст повідомлення зумовлюється метою спілкування і знаннями про аудиторію та її потребами (необхідно переконатися, що той, хто надсилатиме повідомлення, має досить часу для збору не­обхідної інформації);

· необхідно прослідкувати за тим, щоб зміст та розмір повідомлення зодовільняв аудиторію;

· якщо зміст повідомлення є важким для сприйняття, то стиль викладу повинен бути якомога простішим;

· залежно від ситуації (аудиторії) необхідно вибирати індуктивний

· чи дедуктивний метод (якщо заклопотаний начальник не любить читати більше двох-трьох сторінок, побудуйте свою доповідь так, щоб суть доповіді і рекомендації були на початку);

· необхідно стежити за тим, щоб забезпечити повідомленню тон, відповідний до конкретної аудиторії;

· фактор часу є досить важливою характеристикою, яку слід бра­ти до уваги (хоча фактор часу не входить безпосередньо до повідомлення, але саме час може бути ключовим елементом успіху, коли повідомлення надсилається чи отримується).

Для досягнення мети комунікації, як вказувалося вище, пере­дусім необхідно завоювати увагу аудидорії. Якщо Ви здобули увагу адресата, можна зосередитися на з’ясуванні рівня розуміння і моти­вації аудиторії до сприйняття Ваших аргументів:

· завоювання уваги залежить від багатьох чинників: голос, зовнішній вигляд, стиль, а також те, як Ви представили себе, як розпочали дискусію, що нового сказали у доповіді;

· розуміння аудиторією суті повідомлення залежить від структури, яскравості, експресивності повідомлення, наскільки воно спів­звучне з прийнятою в цій аудиторії мовою, як будуються підсу­мовуючі речення тощо;

· сприйняття того, про що йдеться, спонукатиметься, якщо:

(а) спростовується існуюча точка зору;

(б) аудиторія винагороджується за те, що вона обирає нову точку зору;

(в) викриваються нераціональні аспекти існуючої точки зору.

Викладена інформація про планування процесу комунікацій може бути застосована до будь-якої ситуації, незалежно від того, чи обговорюється бюджет, чи пропонується нова програма, чи готується промова перед широкою аудиторією тощо.