Складання претензійних листів

Претензії та додатки до них складають у трьох примірниках: перший – постачальникові, другий – заявникові, а третій додається до позовної заяви у разі подання справи до арбітражного суду.

Реквізити претензійного листа:

адресат;

дата;

номер листа;

заголовок (сума претензії цифрами);

текст;

відмітка про наявність додатку;

підпис (директора та головного бухгалтера);

печатка.

У деяких випадках перед тим як надіслати претензійного листа складають лист-скаргу, в якому має бути висловлене невдоволення існуючою ситуацією та сподівання на виправлення її найближчим часом. У такому листі треба докладно пояснити, що сталося, до яких негативних наслідків призвели порушення умов договору. Свої вимоги слід викласти ввічливо та тактовно, обов’язково згадавши попередню плідну співпрацю, зазначивши, що раніше при виконанні угод не виникало жодних ускладнень. Якщо лист матиме відкрито негативний характер, то це може призвести до повного розриву ділових стосунків.

Якщо виявлено нестачу товару, до претензійного листа додають комерційний акт нестачі товару, транспортні документи, розрахунок суми нестачі тощо. Саме ці документи мають доказову силу для обох сторін.

До претензій щодо якості товару слід додавати акти державної експертизи про недоброякісність товару, розрахунок суми уцінення та штрафу із зазначенням кількості та якості забракованого товару, транспортні накладні, комерційні акти й інші документи, які обґрунтовують вимогу.

У тексті претензійного листа містяться відомості про прибуття товару із зазначенням станції відправлення та станції призначення, зазначаються також дата прибуття товару, номер договору, згідно з яким здійснюється замовлення, назва одержаного вантажу та номер і дата рахунку платіжної відомості, стан товару, що прибув (кількість та якість, перелік недоотриманих цінностей у кількісному та грошовому вираженні). Далі зазначають підставу для подання претензії (де, коли, за яких обставин виявлено нестачу, ким та як оформлено). Насамкінець, викладають вимоги сторони, яка зазнала втрат, щодо задоволення її претензій та порядок і терміни виконання вимог (якщо терміни не визначені спеціальними нормативними актами).

33.Позовна заява – це заява до суду з проханням в примусовому порядку стягти з відповідача претензійну суму або майно.

Якщо претензія не може бути урегульована сторонами на документів – у добровільних засадах, то справа передається до суду. У цих випадках головним документом є позовна заява з проханням про стягнення з відповідача примусовим порядком претензійних сум або певного майна.

Для вивчення позову потрібні документи, що його обґрунтовують, договори, акти, транспортні документи, рознарядки, розрахунки, листи-відповіді, телеграми тощо. Копії позовних документів позивач має відправити відповідачу, а поштова квитанція як доказ відсилання цих документів поштою додається до позовної заяви. До арбітражу або народного суду позивач подає документи, що підтверджують факт вживання ним заходів з урегулювання розбіжностей на добровільних засадах.

Повна назва містить такі реквізити: назва і адреса організації, що вчиняє позов, її відомча приналежність (штамп); дата позовної заяви; назва суду або арбітражу, на ім’я якого подається заява; повна назва і адреса позивача (у точну відповідності назві, зазначеній у банківських документах); повна назва і адреса відповідача і співвідповідача (якщо він є); сума позову; назва документа; текст позовної заяви, у якій викладено суть суперечки, вжиті позивачем заходи для розв’язання розбіжностей на добровільних засадах та їх результати, вимоги позивача, зазначення документів, що підтверджують позов; перелік додатків із зазначенням кількості аркушів; прізвища свідків (у разі потреби); підписи службових осіб: керівника організації і головного (старшого) бухгалтера або юрисконсульта.