Оформлювання сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210 X 294 мм) та А5 (210 х 146 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги: лівий - 30 мм, правий - 10 мм, верхній та нижній - 20мм.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, слід друкувати через 1, 5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1, 5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів " Адресат", " Гриф затвердження", " Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1, 5-2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ 1, 5

Голова Державного комітету 1

лісового господарства України 2

Підпис Ініціал(и), прізвище 1, 5

Дата

8) 1. Документ складається із розділів, кожний з яких поділено на абзаци.

2. Кожний розділ має свої значення параметрів сторінки (поля, розташу­вання та вигляд колонтитулів, кількість колонок).

3. Кожний абзац характеризується своїм розміщенням (інтервали зверху та знизу, міжрядковий інтервал, шрифт, вигляд першого рядка, тип спис­ку тощо).

4. До кожного абзацу застосовано стиль, значення параметрів якого можна змінювати.

5. Кожний стиль може базуватися на іншому стилі. Більшість стилів ба­зується, як правило, на стилі Звичайний, зміна якого призведе до зміни зовнішнього вигляду всього документа.

6. Параметри абзацу асоціюються з маркером його кінця, видалення якого призведе до видалення стильового оформлення абзацу.

7. Параметри розділу асоціюються з маркером його кінця, видалення яко­го призведе до видалення стильового оформлення розділу.

До оформлення деяких видів документів існують певні вимоги, які слід враховувати під час підготовки документів за допомогою текстових проце­сорів. Наприклад, для робіт, які подають на конкурс МАН «Дослідник», ви­суваються такі вимоги до оформлення:

§ роботу друкують на аркушах білого паперу формату А4 (210x297 мм);

§ поля: ліве — 20 мм, праве — 10 мм, верхнє — 20 мм, нижнє — 20 мм;

§ міжрядковий інтервал — подвійний;

§ розмір шрифту — 12 пт;

§ заголовки структурних частин наукової роботи друкують великими літерами, вирівнювання по центру;

§ заголовки підрозділів друкують маленькими літерами (перша велика), вирівнювання по лівому краю, відступ першого рядка абзацу 1 см;

§ відстань між заголовком та текстом повинна дорівнювати 3—4 інтер­валам;

§ кожну структурну частину наукової роботи слід починати з нової сторінки.

9) Заява — документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Офіційне повідомлення в усній формі, в якому викладається певне прохання, теж називається заявою. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті.

Заяви бувають:

· зовнішні:

· особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

· службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса установи, підприємства з усіма належними реквізитами.

· внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити: У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

· адресат(назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява);

Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява).

· адресант(назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по-батькові, адреса того, хто подає заяву. Якщо заява адресується до тієї організації, де працює адресант, домашню адресу не зазначається. (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

· назва виду документа;

Нижче реквізиту адресат посередині рядка слово " Заява" пишеться з великої літери й крапка не ставиться.

· текст; З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.

· підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності. Цей реквізит застосовується у написанні складної заяви.

Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

· дата;

· підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

Ректору Українського католицького

університету

проф. Б.І. Гудзяку

Листяка Олександра Володимировича

Заява

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на денну форму навчання філософсько-

богословського факультету. У 2002 році закінчив 11 класів СШ № 39 м.Львова.

Додаток:

1) атестат про загальну освіту (копія або оригінал) на 2арк. в 1пр.;

2) автобіографія.на 1арк. в 1пр.;

3) медична довідка (форма 086 — У) на 1арк. в 1пр.;

4) довідка з місця роботи на 1арк. в 1пр.;

5) довідка з місця проживання на 2арк. в 1пр.;

6) чотири фотокартки.

10.07.03 р. Підпис

10) Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня).

Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Готує її керівник структурного підрозділу(у школі — класний керівник). Підписується керівником установи або ж керівником установи й керів­ником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що прирівнюється до гербової) печаткою.

Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.

Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку.

3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.

4. Рік народження (за необхідності — національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст.

6.Дата укладання характеристики.

7. Підпис керівника установи (другим може бути під­пис керівника структурного підрозділу, інших по­садових осіб).

8. Печатка установи.

Текст характеристики містить, як правило, такі дані:

- короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика;

- відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах працює або дані про навчання);

- оцінка ділових і моральних якостей особи, став­лення до колег, риси характеру, відомості про стяг­нення, заохочення, нагороди;

- висновки про особу, на яку складається характе­ристика;

- місце, куди подається характеристика.

Приклад характеристики

(по центру) Характеристика

(шапка з права) Іванова Віктора Петровича, учня
11 класу ЗОШ І-ІІІ ступенів № 2
м. Прилуки Чернігівської області,
1983 року народження, українця,
освіта середня.

Іванов Віктор Петрович з 1990 до 2001 року навчався в ЗОШ І — III ступенів м.Прилуки Чернігівської області. За час навчання в школі зарекомендував себе здібним дисциплінованим учнем. До навчання ставиться сумлінно, має глибокі й міцні знання з усіх предметів, усебічно роз­винений. Багато читає художньої літератури. Останні три роки очолював шкільний драматичний гурток. Брав активну участь у культурно-масових заходах.

На «відмінно» закінчив курси машинопису та користувача персональним компьютером.

Брав участь у районних олімпіадах з української мови та літератури, фізики, де посідав 1—2 місця. Захоплюється футболом. Виступав за збірну команду школи.

Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до власних вчинків, до поведінки това­ришів і відверто про це говорить. Доброзичливий, стрима­ний, урівноважений.

Характеристика видана для подання в приймальну ко­місію Харківського державного педагогічного університету ім. Г.С.Сковороди.

Директор школи (підпис) І.П.Аксьонов
(печатка)
Класний керівник (підпис) К. П. Гур’їна
(дата)

11) Автобіографія — це документ, у якому особа, що скла­дає його, подає опис свого життя та діяльності в хро­нологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2.Текст.

3. Дата.

4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала ав­тобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, за­охочення, захоплення.

6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Склад родини і стан сім’ї.

8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

Зразок автобіографії

Автобіографія

Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1973 року в м.Лозова Харківської області.

У 1980 році пішов у перший клас ЗОШ І — III ступенів № 3 м. Лозова. У 1990 році після закінчення школи всту­пив до Харківського державного університету на філологіч­ний факультет, відділення «Українська мова та література». У 1995 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Українська мова та література». Після закінчення університету присвоєно мені кваліфікацію вчи­теля української мови та літератури. З вересня 1997 року й до цього часу працюю вчителем у ЗОШ І—III ступенів № 199 м. Харкова. З вересня 2005 року заочно навчаю­ся в аспірантурі при кафедрі української мови філологіч­ного факультету Харківського національного університету ім. В.М. Каразіна.

Маю перший розряд із шахів, кандидат у майстри спорту з важкої атлетики. У 2001 році став переможцем конкурсу «Кращий учитель року Харківщини».

Батько, Шевченко Павло Вікторович, 1956 року народ­ження, працює інженером-механіком в АТП-20164 у місті Лозова Харківської області.

Мати, Шевченко Надія Олегівна, 1959 року народження, працює директором ЗОШ І — III ступенів №2 м. Лозова Харківської області.

Склад сім’ї:

Дружина, Шевченко Ольга Іванівна, 1975 року народ­ження, працює вчителем української мови та літератури в ЗОШ І-ІІІ ступенів № 106 м. Харкова; донька, Шевченко Олеся Василівна, 1999 року народження.

Зараз проживаю із сім’єю за адресою: 12986, м. Харків вул. П. Сагайдачного, 9, кв. 12. Тел. 11-23-45. Паспорт серія ММ, № 178254, виданий РУ МВС України в м. Харкові 9 березня 1999 року.

30 березня 2009 року (Підпис)

12) Контракт (договір) вважають укладеним тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів і відповідно оформили документацію.

Реквізити:

1) назва документа;

2) місце і дата укладання контракту, договору;

3) назви сторін, котрі укладають контракт чи договір, посади, прізвища, імена й по батькові осіб, котрі підписують контракт, із зазначенням їхніх повноважень;

4) загальні положення (визначається перелік певних обов'язків);

5) функції й обов'язки фахівця;

6) права й умови діяльності фахівця;

7) матеріальне й соціально-побутове забезпечення фахівця;

8) відповідальність сторін, вирішення суперечок;

9) зміна й розірвання контракту (договору);

10) термін дії та інші умови контракту (договору);

11) адреси сторін та інші відомості;

12) підписи обох сторін, печатка.

Зразок

Форму контракту розроблено згідно з наказом Мінпраці України від 15.04.2000 № 23

КОНТРАКТ

м. Київ " _" _199_р.

Науково-виробничий центр " Борщагівський хіміко-фармацевтичний завод", далі Роботодавець, в особі_

_, з одного боку, та громадянин

яким пред'явлено паспорт серії_№_, видани й _______

" _" _200_р., прописаний за адресою: __

__________.___: _ і

далі Працівник, з другого боку, уклали цей контракт про таке:

1. ЗАГАЛЬНІ ПИТАННЯ

2. ОБОВ'ЯЗКИ СТОРІН

3. РОБОЧИЙ ЧАС

4. ОПЛАТА ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНО-ПОБУТОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРАЦІВНИКА

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН. ВИРІШЕННЯ СПОРІВ

6. ЗМІНИ, ПРИПИНЕННЯ ТА РОЗІРВАННЯ КОНТРАКТУ

7. ТЕРМІН ДІЇ ТА ІНШІ УМОВИ КОНТРАКТУ 8 ПІДПИСИ ОБОХ СТОРІН

9. ПЕЧАТКА

Резюме

РЕЗЮМЕ

П. І. По б.: Борисенко Андрій Іванович Адреса: 252001, м. Київ, вул. Хрещатик, б. 7, кв. 11 Телефон: 2245201

Дата і місце народження: 11 березня 1973 p., Київ

Громадянство: Україна

Сімейний стан: одружений, маю сина

Освіта: 1990-1995 - Український державний університет харчових технологій за спеціальністю " Технологія хлібопекарних виробництв" з наданням фаху ІНЖЕНЕР-ТЕХНОЛОГ. 1980-1990 - середня школа № 88 (м. Київ). По закінченні школи отримав свідоцтво про присвоєння фаху ПРОГРАМІСТ.

Досвід роботи: з 1997 р. - головний технолог хлібокомбінату № 2. З 1995-1997 - змінний технолог хлібокомбінату № 2. ДОДАТКОВІ ВІДОМОСТІ: Маю досвід роботи з електронними таблицями, текстовим і графічним редакторами у середовищах DOS і WINDOWS, а також володію системами програмування на мовах PASCAL, С і CUBD таких як DBASE і FOXPRO та ін.

Володію англійською мовою (читаю І перекладаю зі словником). На вимогу можу додати необхідні рекомендації.

(підпис) А.І. Борисенко

Резюме нині - це поширений документ про прийом на роботу до комерційних підприємств. Особливістю резюме є виклад відомостей про освіту і трудову діяльність у зворотному хронологічному порядку. У графі " Додаткові відомості" можна вміщувати будь-яку інформацію: володіння іноземними мовами, наявність друкованих праць, професійні навики за іншим фахом та ін.

13) Наказ щодо особового складу – документ, який регламентує прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення тощо. У заголовку наказу відзначають “Щодо особового складу”.
Наказ має такі реквізити:
1) назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа;
2) повна назва установи, організації, підприємства – автора документа;
3) назва виду документа;
4) дата;
5) індекс;
6) місце укладання;
7) заголовок до тексту;
8) текст;
9) підпис керівника;
10) печатка.

Зразок

1. Призначити:

Павленка Анатолія Сергійовича, професора кафедри “Менеджмент і маркетинг”, з 02.09.02 проректором з навчально-виховної роботи.Підстава: заява професора Павленка Анатолія Сергійовича і результатиголосування Вченої ради інституту.2. Призначити: Тищенка Віктора Павловича, професора кафедри “Облік і аудит”, з 02.09.02проректором з наукової роботи.Підстава: заява професора Тищенка Віктора Павловича і результати голосування Вченої ради інституту.3. Надати: Професорові Веселовському Миколі Дмитровичу, завідувачеві кафедри “Облік і аудит”, додаткову відпустку з 02.09.02 по 13.09.02.Підстава: заява професора Веселовського Миколи Дмитровича і право на одержання відпустки у зв’язку з перебуванням на екзаменах. Ректор (підпис) П.Ю.Яковенко(печатка)

14.Службовий лист – спосіб обміну інформацією між організаціями, підприємствами, фірмами (Додатки 5, 6).

Лист – єдиний документ, на якому не ставлять назву його виду, як, наприклад, «АКТ», «НАКАЗ» тощо.

Службовий лист друкують на спеціальних бланках. Склад і розташування реквізитів бланка повинні відповідати ДСТУ.

Реквізити службового листа: державний герб або емблема, найменування міністерства, відомства, організації, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку, дата, індекс, посилання на дату та номер вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис, повідомлення про направлення копії в інші адреси та у справу, прізвище й телефон виконавця.

Текст листа повинен бути лаконічним, переконливим. Писати треба точно й просто, надаючи перевагу простим поширеним реченням. При цьому необхідно прагнути того, щоб кожне слово несло максимум інформації.

Листи бувають: супровідні, гарантійні, циркулярні, претензійні, інформаційно-рекламні тощо.

Супровідний – це лист, в якому адресату повідомляють факт відправлення йому документів, які додають до цього листа. Листи слід починати словами: направляємо, додаємо, надсилаємо, представляємо, повертаємо.

Гарантійний лист – це документ, у якому гарантується виконання зобов'язань, зазначених у листі.

Циркулярний – це лист, в якому одну й ту ж інформацію надсилають у декілька адрес організаціям нижчого підпорядкування.

Претензійний (рекламаційний) лист – це документ у якому пред'являють претензії до термінів, якості, кількості продукції і т.ін. Направляють винній стороні з метою врегулювання суперечок.

Інформаційно-рекламний - це лист, мета якого – зацікавити споживача. Приклад: «Якщо хочете, щоб про Ваше підприємство дізналися споріднені підприємства в США…, знайти партнерів, продати відходи виробництва за валюту, придбати передові технології…, Ви можете розмістити інформацію про Ваше підприємство в нашому збірнику. Вартість замовлення…

Зразок бланка-замовлення додається. Загальний розмір тексту не повинен перевищувати одну сторінку».

15.телефонограми

СЛУЖБОВА ТЕЛЕГРАМА - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, телеграфом.

Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках" коли інші види зв'язку не можуть забезпечити вчасного повідомлення інформації адресатові.

Залежно від призначення службові телеграми бувають внутрішні і зовнішні.

Внутрішні службові телеграми поділяються на вищі державні, державні, термінові, звичайні. У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім - з помітками " Звіт" і т. ін.

До категорії термінових належать телеграми, оплачувані за терміновим тарифом, службові з помітками: Термінова; Метео, а також Термінова телефонна розмова. Всі інші вважаються звичайними. Вимоги до оформлення