Общие сведения. Среди множества пакетов прикладных программ офисного назначения наиболее популярным является пакет Microsoft Office

Глава 4. ПРОГРАММЫ ОФИСНОГО НАЗНАЧЕНИЯ

Общие сведения

Среди множества пакетов прикладных программ офисного назначения наиболее популярным является пакет Microsoft Office. Во-первых, это свя­зано с его функциональными возможностями и, во-вторых, с тем, что компа­ния Microsoft – разработчик семейства операционных систем Windows (до­вольно распространенных) и MS Office логично вписывается в их интерфейс (кроме того, совместное выполнение ряда программ, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять между ними ресурсы и работу, т.е. увеличи­вать общую производительность). MS Office включает несколько приложе­ний, образующих единую среду для обработки самой различной информа­ции, которая может встретиться в работе офиса. В его состав входят:

· текстовый процессор Microsoft Word;

· табличный процессор Microsoft Excel;

· пакет подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint;

· система управления базами данных Microsoft Access;

· организатор и планировщик работы Microsoft Outlook;

· программные инструменты для ведения малого бизнеса и др.

Перечисленные приложения тесно интегрированы. Это означает, что все программы, входящие в состав MS Office, имеют широкие возможности об­мена данными. Например, если необходимо подготовить финансовый отчет по результатам некоторого периода, содержащий иллюстрации, то данные можно импортировать из Access, обработать в Excel, построить на их основе графики и диаграммы, а затем поместить их в текст документа, который соз­дан в Word. Короче говоря, приложения MS Office допускают обмен любыми данными между собой. При перенесении отдельных объектов из одного при­ложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование технологии OLE (механизма связывания оригинального объ­екта и его копии). В этом случае при изменении исходных данных, напри­мер, в таблице Excel меняется построенная на их основе диаграмма, а вместе с ней и та копия диаграммы, которая содержится в документе Word. Это дает возможность эффективной работы с составными документами, в которых ис­пользуются различные источники.

Пакет MS Office содержит набор инструментов, которые являются об­щими для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правопи­сания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания ори­гинальных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, библиотека картинок и другое (на­пример, панели инструментов и даже меню, которые являются стандарт­ными элементами любого приложения MS Office). Кроме того, в MS Office встроен универсальный язык разработки - Microsoft Visual Basic. Используя его, квалифицированный пользователь может создать собственное приложе­ние, отвечающее каким-либо конкретным требованиям. Одна и та же про­грамма написанная на языке Visual Basic может использовать объекты и до­кументы из любого приложения MS Office.

MS Office тесно интегрирован с операционной системой. Работая в сете­вых операционных системах, приложения MS Office поддерживают совмест­ную групповую работу нескольких человек над общими документами (суще­ствует возможность использования материалов, расположенных не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети). Электронной таблицей Excel, или базой данных Access могут одновременно пользоваться несколько человек, а Word позволяет создать до­кумент, над разными частями которого могут одновременно работать разные люди. Пакет подготовки и демонстрации презентаций PowerPoint допускает в реальном масштабе времени совместно использовать презентацию и обмени­ваться сведениями с людьми, находящимися в разных местах.

В MS Office входит приложение Microsoft Outlook, являющее собой ин­струмент для организации и планирования персональной деятельности (по замыслу разработчиков, это приложение должно занять центральное ме­сто в пакете и стать повседневным инструментом любого пользователя). Перечень его функций и способностей достаточно велик и включает: комму­никационный центр, электронную почту, факс, календарь и др. Но, главное, он связывает все приложения, выступая как средство организации работы с ними. С помощью Outlook можно назначить встречу, добавив в ее описание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов (которые планируется обсудить) в формате Word или отчет о результатах в формате Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте и т.д.

Все приложения MS Office поддерживают работу с электронной почтой. При работе над документом, требующим корректуры нескольких людей, можно послать этот документ по почте в режиме последовательной рас­сылки. Как только один участник работы закончит вносить поправки, доку­мент отправляется к следующему. После того, как документ обойдет всех указанных в рассылке людей, он возвращается к тому, кто его посылал. При этом все пометки и исправления будут отражены отдельным цветом для каж­дого участника совместной работы. Исправления можно просмотреть и ре­шить, какие из них нужно принять, а какие отменить.