Учет и документация операций по кассе

Операции с наличными денежными средствами, совершаемые бюджетными учреждениями при осуществлении расчетов по оплате труда со штатным персоналом, подотчетными лицами, прочими физическими и юридическими лицами за оказание услуг, выполнение работ, относятся к кассовым операциям. Движение и наличие денежных средств, находящихся в кассе учреждения учитывается на счете 201.34 «Касса».

Основой бюджетного учета кассовых операций являются первичные учетные документы - приходный и расходный ордера, квитанции, кассовая книга и др. Задача бухгалтерии - оформить их грамотно, тем самым обеспечив прозрачность учетной системы организации и, как следствие, - сохранность и целевое использование наличных денежных средств.

Требования к оформлению первичных учетных документов установлены Законом о бухгалтерском учете, Порядком ведения кассовых операций. В числе обязательных процедур - заполнение документов чернилами, шариковой ручкой четко, ясно, без помарок, погашение путем наложения штампов " Получено" или " Оплачено" с указанием даты и подписью кассира. Документы могут быть выписаны на пишущей машине или с применением средств вычислительной техники. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Кассовые документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером учреждения. Право подписи может быть передано другим должностным лицам, их список предварительно согласовывают с главным бухгалтером и руководителем организации.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

При операции с денежными документами (почтовыми марками, марками государственной пошлины, вексельными марками, оплаченными авиабилетами и др.) на приходных и расходных кассовых ордерах оформляется запись " Фондовый", после чего они регистрируются в журнале регистрации. Учет таких операций ведется на отдельных листах кассовой книги.

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов должна производиться бухгалтерией до передачи их в кассу.

Исключения составляют расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости на оплату труда и другие приравненные к ним платежи, которые регистрируются после выдачи денег.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме " Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению. По каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу кассир обязан проверить: наличие и подлинность на документах разрешительной подписи главного бухгалтера, руководителя или уполномоченных на это лиц; правильность оформления документов; наличие приложений, перечисленных в документах.

Если хоть одно из этих требований не соблюдено, кассир не принимает документы к исполнению. После совершения кассовой операции (приема и выдачи денег) кассир подписывает приходные и расходные кассовые ордера, документы, их заменяющие. Приложения к документам он погашает штампом или надписью " Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Далее кассир обязан сделать запись в кассовой книге.

Ежедневно в конце рабочего дня подсчитываются итоги операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число. Затем кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций, кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, количество листов в ней обязательно заверяется подписями руководителя главного бухгалтера учреждения. При организации бюджетной и иной приносящей доход деятельности учреждения ведут одну кассовую книгу.

В целях применения унифицированных форм документов бюджетные учреждения руководствуются Инструкцией № 148н.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Для получения наличных денежных средств бюджетному учреждению необходимо представить в орган Федерального казначейства (ОФК): ежеквартальную кассовую заявку (с целью информирования ОФК об общем объеме потребности в наличности получателей бюджетных средств), заявку на получение наличных денежных средств (в 2 экземплярах), денежный чек.

Заявка на получение наличных денежных средств оформляется отдельно по каждому виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные. Это средства: бюджета; от приносящей доход деятельности; дополнительного бюджетного финансирования; поступающие во временное распоряжение получателей бюджетных средств.

При этом в заявке указываются: серия, номер и дата денежного чека;

номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств);

должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек;

данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек;

показатели бюджетной классификации РФ, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку;

суммы.

Согласно п. 2.7 Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденных приказом Минфина России от 03.09.2008 № 89н, в заявке с номером лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении показатели бюджетной классификации РФ не указываются.

При наличии электронного документооборота между получателем средств и ОФК заявка может быть представлена в электронном виде с применением цифровой подписи либо на бумажном носителе с одновременным представлением информации в электронном виде без цифровой подписи.

Если заявка представляется в ОФК на бумажном носителе, то в порядке исключения она может быть передана бюджетным учреждением по факсимильной связи накануне дня получения денег. А в день их получения - на бумажном носителе.

Одновременно с заявкой представляется денежный чек. На лицевой стороне чека записывается наименование ОФК, счет и ставится его гербовая печать. На оборотной стороне указываются паспортные данные (данные иного документа, удостоверяющего личность) уполномоченного лица бюджетной организации, на которого выписан чек; наименование бюджетной организации; назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций.

Чековые книжки выдаются ОФК бесплатно на основании представленного бюджетным учреждением Заявления (код формы по КФД 0531712).

Возврат чековых книжек в ОФК возможен в следующих случаях:

при закрытии лицевых счетов, открытых учреждению в ОФК;

в случае изменения наименования получателя средств;

при закрытии или изменении номера счета, открытого ОФК в банке.

Для возврата чековой книжки необходимо написать заявление в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков.