Основная учетная документация при централизованном учете.

Централизованный учет документов в архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов.

Основными учетными документами являются:

1) книга учета поступлений документов– для учета каждого поступления документов в архив, их количества и состояния;

2) список фондов– для пофондового и количественного учета принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций и присвоения им номеров по мере поступления;

3) лист фонда– для отражения изменений в названии, составе и объеме архивного фонда в целом и по каждой описи в отдельности, учета количества описей и их нумерации, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

4) опись дел постоянного хранения– для поединичного и суммарного учета дел по каждому фонду, краткого раскрытия их состава и содержания, закрепления их систематизации;

5) опись дел личного происхождения;

6) реестр описей– для регистрации описей дел, учета их количества;

7) список фондов содержащих уникальные документы;

8) листы учета и описания уникальных документов для специального государственного учета уникальных документов;

9) список фондов, содержащих особо ценные дела– для учета фондов, содержащих особо ценные документы;

10) опись особо ценных дел– для поединичного и суммарного учета особо ценных дел;

11) реестр описей особо ценных дел– для учета количества описей особо ценных дел;

12) книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования: на рулонной пленке и на микрофишах– для учета каждого поступления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования;

13) описи микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке и на микрофишах– для поединичного и суммарного учета единиц хранения копий уникальных и особо ценных документов;

14) инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в

приложении к ним материальные ценности – для их поединичного и суммарного учета;

15) инвентарная книга учета музейных предметов– для поединичного и суммарного учета музейных предметов в архиве;

16) перечень музейных предметов – для их поединичного и суммарного учета в фонде;

17) паспорт архивохранилища – для суммарного учета

фондов, дел и их состояния в хранилище на 1 января каждого года;

18) лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле, особенностей их физического состояния, а также других элементов оформления документов дела;

19) паспорт архива – для отражения состояния архива на 1 января каждого года;

20) карточка фонда – для централизованного учета документов НАФ и создания фондовых каталогов в соответствующих органах государственного управления в сфере архивного дела и документации;

21) сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года – для представления в фондовые каталоги соответствующих органов государственного управления в сфере архивного дела и документации.

Из вышеперечисленных учетных документов при централизованном учете ключевую роль играет следующая учетная документация:

1) книга учета поступления документов;

2) список фондов;

3) лист фонда;

4) опись дел фонда (первый экземпляр);

5) карточка фонда;

6) сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.

7) паспорт архива на 01.01.;

8) дело фонда.

Книга учета поступлений документов предназначена для записи всех поступлений материалов архива. Ведется она по годам, но порядковая нумерация валовая. В книге указывается, когда, от кого и на основании какого документа поступили в архив материалы, отмечаются их наименование, хронологические рамки и объем, а также номер фонда, им присвоенный, или номера фондов, хранящихся в архиве, к которым они присоединены.

Список фондов – это перечень наименований архивных фондов, расположенных в порядке их номеров. Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд записывается только один раз, при первом поступлении. Каждому вновь принятому фонду присваивается очередной номер по списку фондов. Номер, присвоенный фонду, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра дел данного фонда.

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда. В нем содержатся суммарные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях. Лист фонда состоит из трех основных разделов.

1. «Общая характеристика фонда». Здесь даются все названия фонда и крайние даты каждого наименования, дата первого поступления, местонахождение фонда (наименование государственного архива), номер фонда, дата направления карточки фонда в соответствующий архивный орган, прежний номер фонда.

2. «Учет неописанных материалов». В нем приводятся количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также текущее количество дел на каждую дату записи.

3. «Учет описанных материалов». Раздел содержит характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), сведения о выбытии описанных документов, а также о количестве дел в наличии по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.

Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папках с клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, в котором указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папках.

Архивная опись дает сведения о поединичном и суммарном учете дел фонда.

Учетные номера описям присваиваются по листу фонда. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов описи («ЛС» – личный состав, «УД» – управленческая документация, «НТД» – научно-техническая документация, «НД» – научная документация, «ПатД» – патентная документация).

Сведения об общем количестве дел в описи закрепляются в итоговой записи к описи, которая пересоставляется при каждом изменении количества дел описи.

Карточка фонда заполняется на каждый впервые поступивший фонд и высылается всеми республиканскими архивами в республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и документации, а областными и городскими архивами – в структурные подразделения по архивам и документации обл(гор)акиматов. Она составляется на основании листа фонда. В карточке указываются даты первого поступления фонда и получения карточки в фондовом каталоге, название архива, где хранится фонд, его категория и номер, наименование фонда со всеми его переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. с перечислением количества описанных, микрофильмированных и неописанных единиц хранения. На оборотной стороне карточки приводится название описи и дается аннотация документов. Если номер фонда менялся, то в карточке указывается прежний номер. Карточка подписывается составителем. На базе карточек фондов соответствующим органом архивного дела и делопроизводства и архивными отделами облисполкомов сформированы фондовые каталоги, в которые ежегодно вносятся все изменения, происшедшие с фондами.

Информацию об этих изменения сообщают в государственные архивы.

Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов на 01.01. заполняется архивами и высылается ежегодно так же, как и карточки фондов (О содержании книги учета поступления документов, списка фондов, листа фонда, а также порядке их оформления на стадиях поступления, хранения и выбытия документов фонда см. подробнее лекцию 4 данной темы.Более подробно об архивной описи см. лекцию 4 данной темы и лекцию 3 темы «Система научно-справочного аппарата») в соответствующие органы государственного управления в сфере архивного дела и документации. В них включаются все фонды, в составе которых произошли следующие изменения: прием и передача из фондов; выделение дел, не подлежащих дальнейшему хранению, на уничтожение; объединение фондов; уточнение категории, объемов и состава документов фондов; изменение названия фондообразователя, его подчиненности, местонахождения; изготовление микрофильмов страхового фонда.

В форме № 59 сведения приводятся по каждому фонду в порядке возрастания их номеров. Сведения о вновь принятых фондах в нее не включаются, на них составляются только карточки фондов.

В итоговой записи формы указываются данные: количество фондов в архиве на начало истекшего года, по скольким фондам произошли изменения, сколько фондов и дел принято, передано, выделено к уничтожению, какое число фондов и дел значится на 1 января текущего года. Сведения подписываются директором архива (приложение 2.59).

Паспорт архива – учетный документ периодической отчетности, отражающей состояние архива за прошедший год. Он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, второй высылается в соответствующий орган государственного управления в сфере архивного дела и документации.

Паспорт включает следующие разделы:

1. «Помещения». В нем даются сведения о количестве помещений (зданий) архива, объеме и площадях архивохранилищ, протяженности стеллажных полок и степени загруженности архивохранилищ, а также краткая характеристика помещений и год постройки здания.

2. «Объем и виды документов». Посвящен количественной характеристике фондов и документов на бумажной основе, кино-, фото- и фонодокументов, НТД, машиночитаемых документов.

3. «Объем и виды документов ведомственных архивов». Отражается информация о количестве учреждений-источников комплектования архива и объема хранимых документов и дел в них.

4. «Количество микрофотокопий». Даются данные о страховом фонде архива и наличии в нем микрофотокопий из зарубежных архивов.

5. «Количество и состояние научно-справочного аппарата». Приводятся сведения о наличии описей дел, каталогизации документов, подготовке обзоров документов.

6. «Использование документов». Включается информация об исполнении запросов, выдаче дел из архивохранилищ, количестве подготовленных статей, подборок и баз данных.

7. «Количество печатных материалов в научно-справочной библиотеке».

Анализируется количественный состав библиотечного фонда (книги, журналы, газеты). Паспорт подписывает директор архива.

В деле фондов, которое заводится на каждый фонд, хранится документация,

раскрывающая его историю и состояние. В него помещаются историческая справка о фондообразователе, акты о приеме документов, акты о выделении материалов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, обзоры фонда и др. Эти документы дают сведения о том, когда было создано учреждение, какие функции оно выполняло, как менялось его название и подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как проводилась их обработка, экспертиза ценности, использование.

Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания их номеров. Все документы, включенные в дело, нумеруются и подшиваются. На документы дела фонда составляется внутренняя опись.

Документы, фиксирующие изменения в объеме и составе фонда, включаются в дело фонда только после соответствующих записей в списке фондов, листе фонда и описях.

2. Вспомогательные учетные формы в централизованном учете. В централизованном учете, кроме обязательных, могут вестись вспомогательные учетные формы. Среди них – карточный указатель к листам фондов; карточки и книги учета движения фондов, описей, дел; лицевой счет архива; книга учета документов, переданных в другие архивы; книга учета фондов и дел, выделенных к уничтожению; книга учета дел по личному составу.

Необходимость в том или ином составе вспомогательной учетной документации определяется самим архивом в зависимости от состава документов, материальных возможностей и потребностей в оперативном поиске информации в учетной документации. Например, карточный указатель к листам фондов создается для ориентировки в фондовом составе архива. Листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции. Оправдавший себя с точки зрения учета принцип систематизации листов фондов по номерам фондов не позволяет вести поиск по их названиям. Эту задачу выполняет карточный указатель к листам фондов. Карточки для него составляются на каждый фонд. Если наименование фондообразователя менялось, то карточки пишутся отдельно на все переименования. В них содержатся сведения о номере, названии и объеме фонда, крайних датах существования учреждения-фондообразователя и его документов. Систематизируются карточки в указателе чаще всего по производственно-отраслевому принципу. Для того чтобы взаимно связать группы карточек, стоящие под различными рубриками и подрубриками, или отослать от одной рубрики к другой, кроме основных составляются отсылочные карточки, например: «Комитеты статистические» (см. также «Управления статистические»); «Отделения банков» (см. «Банки»). Карточный указатель к листам фондов позволяет быстро навести справку о

наличии того или иного фонда, установить его номер. Он может быть также использован при присвоении номеров фондов. Проверка наличия фонда позволяет избежать присвоения двух различных номеров документам одного и того же фонда, поступившим в разное время.

Отдельно, в качестве документа, имеющего характер учетного, следует отметить план (схему) размещения фондов. Данный документ определяет порядок расположения фондов в архиве. Она предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием, при необходимости, их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, копии разделов плана (схемы) – в подразделениях, хранящих документы.

3. Государственный и областные фондовые каталоги. Учет архивных документов ведется не только в государственных архивах, но и в органах управления архивным делом (отделах (управлениях) по архивам и документации облгоракиматов, Департаменте по архивам и документации Министерства культуры и спорта). В областных отделах имеются областные

фондовые каталоги, где сконцентрирована информация о фондах каждой отдельной области. В Департаменте организован Государственный фондовый каталог (ГФК). Он содержит сведения о составе, содержании и местонахождении документов государственной части НАФ. ГФК отнесен к республиканским государственным информационным ресурсам и зарегистрирован в Государственном регистре информационных ресурсов Республики Казахстан, 22 октября 2001 г. под № 0200100017.

Он содержит все фонды, хранящиеся в государственных архивах, а также музеях (республиканских, областных и районных), в Национальной библиотеке (отдел рукописей, редких изданий), хранилищах системы Академии Наук Казахстан, и отраслевых фондах (национальный фонд стандартов, фонд данных о состоянии природной среды Главного управления по гидрометеорологии, Государственный картографо-геодезический фонд, Государственный геологический фонд).

Все архивохранилища документов НАФ ежегодно представляют в соответствующие органы госуправления в сфере архивного дела и документации сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01. наступившего года и карточки фондов на вновь поступившие за год фонды. Все эти изменения вносятся в карточки фондов ГФК.

Для оперативного поиска информации в ГФК имеется указатель, построенный по производственно-отраслевому принципу. На каждое название фонда составлена отдельная карточка. Карточки фондов в ГФК отсистематизированы по вышеперечисленным хранилищам, внутри этих разделов – в порядке возрастания номеров фондов. Карточки фондов на особо ценные документы в разделах выделены в отдельные группы. Во избежание неточностей в учетных сведениях на каждый архив в республиканском органе государственного управления в сфере архивного дела и документации заведен лицевой счет, представляющий перечисление по порядку номеров фондов. Лицевой счет дает возможность правильно присвоить номер фонда впервые поступающему в госархив фонду.

В последние годы ГФК переводится на автоматизированный поиск информации с помощью компьютера. Создается автоматизированная система документирования и ретроинформации (АСДР) – база данных «Фондовый каталог». Согласно Закону РК об архивах, ГФК является банком обобщенной информации о составе, содержании и местонахождении документов не только государственной, но и негосударственной части НАФ, а также о документах НАФ, хранящихся в архивах государственных органов, иных государственных организаций. Закон также обязал органы архивного дела и

документации и государственные архивные учреждения обеспечить возможность использования информации ГФК в общественно-политической, экономической и социально-культурной жизни Республики Казахстан. С октября 2012 г. предоставлена возможность доступа к каталогу через всемирную сеть и Интернет- портал архивной службы «Архивы Казахстана». Интернет-ресурс «Фондовый каталог государственных архивов Республики Казахстан» содержит часть информации ГФК о составе, содержании и местонахождении более чем 50 тыс. фондов, находящихся на постоянном хранении в государственных архивах Республики Казахстан.

Поисковая система позволяет осуществлять многоаспектный поиск информации в базе данных и предоставляет возможность получить описания фондов, включающее их местонахождение, архивный шифр, названия, сведения о документах фонда (крайние даты и аннотации), объеме фонда в единицах хранения и другую информацию.

Таким образом, сложившаяся в Республике Казахстан, система учета документов НАФ, представляющая собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняющих справочников, позволяет определить объемы хранимых документов, обеспечивает их сохранность и возможность адресного поиска, раскрывает состав и содержание архивных материалов. Правильно налаженный учет является залогом успешного выполнения архивным учреждением и всей архивной отраслью страны в целом возложенных на них

функций.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Назовите основные учетные документы играющие ключевую роль в централизованном учете в архиве и учете, который ведется органами государственного управления в сфере архивного дела и документации.

2. Какие учетные документы могут входить в состав вспомогательной учетной документации при централизованном учете?

3. На основании какого учетного документа фонду присваивается номер?

4. Какие учетные документы оформляются на каждый вновь поступивший в архив фонд? Охарактеризуйте их назначение, содержание и порядок ведения.

5. Какие основные разделы имеет такой учетный документ как паспорт архива?

6. Какая основная учетная документация, участвующая в централизованном учете, переоформляется ежегодно?

7. Как и где концентрируются сведения о фондовом составе всего НАФ Республики Казахстан?

8. В чем отличие областных фондовых каталогов от ГФК?

9. Сведения о фондах каких учреждений отражаются в ГФК, кроме сведений о фондах государственных архивов?

10. Что представляет сабой ГФК, какова его структура и порядок пополнения данными?

11. Какую роль играет лицевой счет в организации учета документов республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и документации?

12. Охарактеризуйте все уровни учета документов НАФ.

8.3. Учет документов архивохранилища: основная и вспомогательная учетная документация

План лекции:

1. Основная учетная документация при учете документов архивохранилища

2. Вспомогательная учетная документация при учете документов архивохранилища

1. Основная учетная документация при учете документов архивохранилища. Наряду с централизованным учетом в архивах организован учет в архивохранилищах. Он необходим для обеспечения сохранности документов и контроля за движением фондов, описей и дел в процессе работы архива. В архивохранилищах также ведется основная и вспомогательная учетная документация. Основная учетная документация при учете документов архивохранилища включает:

1) описи дел (второй экземпляр);

2) паспорт архивохранилища;

3) книги выдачи дел

  сотрудникам архива,

  в читальный зал,

  во временное пользование учреждениям,

  в лабораторию микрофильмирования, реставрации и переплета документов;

4) книга выдачи описей.

В ведении заведующего архивохранилищем находятся вторые экземпляры описей каждого фонда, за состоянием которых он следит, производит выдачу и подкладку, вносит изменения, происходящие в процессе движения дел, и в соответствии с ними готовит новые итоговые записи к описям.

Паспорт архивохранилища заводится на каждое хранилище и состоит из четырех разделов. В первом указывается местонахождение архивохранилища и дается характеристика его помещения, системы охраны, средств пожаротушения, указываются сведения о наличии приборов для измерения температурно-влажностного режима, данные о количестве закартонированных дел. Во втором разделе – общее количество фондов и их объем, в том числе количество фондов и дел по категориям, наличие особо ценных и микрофильмированных фондов и дел. В паспорт включается характеристика физического состояния дел, фиксируется число дел, нуждающихся в реставрации, ремонте, переплете, указываются сведения о создании страхового фонда и фонда пользования, количество фондов и дел, подвергнутых проверке наличия, экспертизе ценности, выбывших и прибывших в хранилище. Третий раздел посвящен анализу состояния научно-справочного аппарата. В последнем разделе указывается должность и дата приказа о назначении ответственного за хранилище. Паспорт заполняет

и подписывает заведующий архивохранилищем. Он составляется ежегодно на 01.01. текущего года и сдается для обобщения сведений в централизованном учете.

Книги выдачи дел (описей) обеспечивают учет и контроль за их движением в

архиве. В них отражается информация о времени выдачи дел и описей, пользователе, которому они выданы, делаются пометки о получении и возвращениии дел и описей.

2. Вспомогательная учетная документация при учете документов архивохранилища. В состав вспомогательной учетной документации при данном видеучета могут входить: книги учета фондов архивохранилища; книги учета движенияфондов, описей и дел; карточки пофондового и постеллажного топографическихуказателей; карточки на необнаруженные дела/документы и др.

Книга учета фондов архивохранилища может заводиться в каждом хранилище. В ней в порядке возрастания номеров перечисляются все фонды, хранящиеся в данном хранилище, с указанием их названия, категории, количества дел и описей, даты поступления фонда. Графу «Количество описей и дел» рекомендуется заполнять карандашом, так как эти цифры могут изменяться, особенно у фондов действующих учреждений. Книга учета фондов архивохранилища выполняет функцию контроля за составом и количеством фондов архивохранилища.

Книга учета движения фондов, описей и дел может вестись в каждом архивохранилище. Первая запись в ней отражает сводные данные книги учета фондов архивохранилища. Далее при каждом движении дел (прием, выделение к уничтожению, передача дел и др.) в книгу вносятся изменения и подводится новый итог количества описей и дел по конкретному фонду и количества фондов, описей и дел в целом по хранилищу.

Пофондовые и постеллажные топографические указатели составляются для

закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах. Карточка пофондового топографического указателя заполняется отдельно на каждый фонд. Все карточки располагаются в порядке номеров фондов.

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и группируются по порядку их номеров в пределах отдельного помещения. Топографические указатели составляются в карточной, листовой или электронной форме. При этом один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем учет документов архива (у лица, ответственного за учет), второй – в соответствующем подразделении, хранящем документы. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

Карточки учета необнаруженных дел/документов ведется для учета пропавших дел и контроля за их поиском.

Правильное и точное заполнение всех учетных форм в архивохранилищах, оперативное внесение всех изменений в них гарантирует точность централизованного учета и выступает одним из важнейших элементов обеспечения сохранности дел.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Каково назначение учета документов архивохранилища?

2. Назовите основные и впомогательные учетные документы при учете в

архивохранилище.

3. Какую роль играет опись при организации учета в архивохранилище?

4. Что входит в состав паспорта архивохранилища, какую функцию в учете он выполняет и когда составляется?

5. Какая учетная документация при учете в архивохранилище позволяет контролировать состав фондов архивохранилища, фиксирует движение дел и описей, а также их выдачу?

6. Какую функцию в учете выполняют карточки пофондового и постеллажного топографических указателей? Каково их содержание?