Основные учетные единицы

План лекции:

1. Определение понятия и цели государственного учета документов НАФ

2. Организация системы учета. Основные учетные единицы

3. Принципы организации системы учета документов

4. Виды учета

5. Порядок организации учета документов архива

1. Определение понятия и цели государственного учета документов НАФ. В соответствии с Законом Республики Казахстан документы НАФ независимо от места их хранения и вида носителя информации подлежат государственному учету.

Учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан – это определение их количества и отражение его в учетных документах. Учет документов закрепляет организацию архивных документов по определенным классификационным комплексам, является средством обеспечения сохранности документов и контроля за их наличием, дает возможность адресного поиска необходимой ретроспективной информации.

Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников.

Отдельно ведется учет особо ценных документов, музейных предметов, документов, имеющих в оформлении или приложении к ним материальные ценности, страховые копии и копии фонда пользования. Специальному государственному учету подлежат уникальные документы.

2. Организация системы учета. Основные учетные единицы. Документы НАФ объединяются в ряд комплексов путем их классификации, которая начинается в процессе делопроизводства в учреждении и завершается в государственном архиве. Выделяются следующие комплексы: единица хранения (дело), архивный фонд (или его разновидности), материалы отдельного архива в целом и, наконец, Национальный архивный фонд. Учет строится таким образом, что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетных документов. Учетные данные последовательно концентрируются по каждому комплексу.

Основными единицами учета документов в архиве являются:

1) единица хранения (дело);

2) архивный фонд (объединенный архивный фонд);

3) архивная коллекция.

Первичное звено – дело – принимается за исходную величину, единицу количественного подсчета в системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, по архивохранилищу (архивохранилищам), а затем по архиву в целом. В конечном итоге все сведения концентрируются республиканским органом государственного управления всфере архивного дела и документаии и, таким образом, формируется сводная информация о Национальном архивном фонде. Такая система учета дает возможность установить состав и объем материалов по любому комплексу, точно определяя его местонахождение, вплоть до места отдельного дела в архивном фонде.

3. Принципы организации системы учета документов. Учет документов в

государственных архивах строится на принципах:

1) централизации;

2) преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в архивах организаций, государственных архивах);

3) динамичности;

4) единого методического руководства.

Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета. Установлены единые требования к учетным данным, без чего были бы невозможны их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения.

Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации

системы учетной документации, единообразия ее заполнения на всех стадиях архивизации документа и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов, особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений, меняется. Эти изменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов, внося соответствующие изменения в учетные документы и периодически представлять сведения о составе и объеме фондов в соответствующие органы управления в сфере архивного дела и документации).

4. Виды учета. В государственных архивах существует два вида учета:

1) учет документов архивохранилища – учет в отдельном хранилище отдела

обеспечения сохранности документов и фондов архива; ведется заведующим

архивохранилищем;

2) централизованный учет документов – учет документов архива, в результате которого формируется база сведений о составе и состоянии фондов всего архива в целом; ведется специальным подразделением или специально выделенным сотрудником. На основе данных сведений, ежегодно подаваемых архивом в республиканский либо областной орган государственного управления в сфере архивного дела и документации, формируется Государственный фондовый каталог НАФ. Обе системы учета взаимосвязаны и дополняют друг друга.

5. Порядок организации учета документов архива. Каждый вид учета осуществляется посредством оформления и ведения определенного набора учетной документации. Учетные документы подразделяются на основные и вспомогательные. Ведение первых обязательно для каждого госархива, необходимость вторых определяется самим архивом. Состав и формы основных учетных документов государственного архива определяются «Правилами работы государственных архивов Республики Казахстан» (2005 г.), а также составом и содержанием документов архива.

В настоящее время в работу государственных архивов Республики Казахстан,

внедряется автоматизированная информационная система, которая предполагает электронную форму ведения учета документов. Однако традиционные методы организации данного вида работ пока не утратили своего значения и во многих архивах остаются доминирующими. При автоматизированном учете документов в архиве формы основных учетных документов определяются требованиями соответствующего программного модуля.

С целью правильной организации учета архив составляет схему учета, в которой в графической форме отражаются основные этапы работы по учету приема или выбытия документов, закрепляющие изменения в составе и объеме фондов. Схема может быть индивидуальной для каждого архива (в зависимости от состава и разновидностей носителя документов), но обязательно ориентированной на унификацию учета документов в архивах страны в целом.

Все записи в учетные документы вносятся работниками, ответственными за учет. Копирование учетных документов с целью передачи копий в другие структурные подразделения архива запрещается. Учетные документы (кроме описей) пользователям не выдаются. Основная и вспомогательная учетная документация архива размещается в изолированном помещении, хранится в сейфах и находится в ведении работника, ответственного за учет. По окончании работы помещения и сейфы, в которых находится учетная документация, опечатываются.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Что такое «учет документов НАФ Республики Казахстан» и какие функции он выполняет?

2. Назовите основные единицы учета архивных документов.

3. На каких принципах строится система учета документов НАФ Казахстан, и в чем заключается их сущность?

4. Назовите два основные вида учета.

5. Охарактеризуйте основные требования к порядку организации учета документов архива.