Вимоги до змісту й оформлення документів

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.
Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити. Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

· назва документа (форми);

· дата і місце складання;

· назва підприємства, від імені якого складено документ;

· зміст та обсяг господарської операції;

· одиниця виміру господарської операції;

· посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

· особистий підпис;

· ідентифікаційний код підприємства чи особи;

· номер документа;

· підстава для здійснення операції;

· дані про документ, що засвідчує особу;

· інші додаткові реквізити.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

· первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції;

· документи складають на відповідних бланках типових форм;

· у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

· записи в первинних документах роблять у темному кольорі для довшого зберігання;

· вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

· у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом;

· кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

· керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій;

· забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам;

· первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України.

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.