Этапы процесса изучения и анализа существующей системы управления.

Основные этапы процесса изучения и анализа существующей системы управления представлены на рис.

Первый этап — изучение структуры, целей и ограничений в существующей системе управления (описание подразделений, структурная схема организации, таблица функций исполнителей, характеристика задач организации, структурная схема каждого под­разделения, описание функций подразделения, описание инфор­мационных потоков внутри и между подразделениями, обобщен­ная структурно-информационно-временная схема. На этапе изуче­ния существующей системы управления должны быть выявлены такие общие характеристики организации, как правовое положе­ние, основные взаимосвязи ее с другими организациями, ограничения на функционирование, деление ее на подразделения (от­делы).

Структурная схема организации представляет собой модель орга­низации в виде графа, вершинами которого являются отдельные подразделения или руководители. Ориентированные ребра графа отражают административные и функциональные связи в органи­зации. При построении структурной схемы сначала строится граф административных связей, который в случае иерархической сис­темы управления имеет вид направленного сверху вниз дерева.

Затем на схему наносят функциональные связи.

Таблица функций организации представляет собой прямоуголь­ную матрицу, по строкам которой записаны функции, реализу­емые организацией, а по столбцам ее подразделения и подчинен­ные организации. В клетках матрицы, которые находятся на пере­сечении строки, соответствующей определенной функции, и столб­цов, соответствующих участвующим в выполнении этой функции подразделениям, можно указывать количество сотрудников, реа­лизующих соответствующие функции или трудозатраты. Учитывая большую трудоемкость заполнения документов, следует критичес­ки оценивать степень детализации сведений, вносимых в бланки документации. После получения информации о всей системе в це­лом и отображения ее в формах последовательно изучают функци­ональные подразделения для более детального исследования реа­лизации каждой из функций.

Цель исследования — выявление существующего положения в системе, а также определение требований и условий функциони­рования каждого подразделения в АСУП. Результаты, полученные при исследовании подразделений, должны быть представлены в бланках описаний функций и информационных потоков подраз­делений. К этим бланкам прилагаются структурные схемы под­разделений, таблицы реализации функций подразделениями и обобщенная структурно-информационно-временная схема, кото­рая служит для наглядного представления этапов решения основ­ных задач, их последовательности, движения информации во вре­мени и по структурным подразделениям.

На схеме по горизонтали откладывается масштаб времени в днях, неделях, месяцах — в зависимости от общей продолжительности решения рассматриваемых задач. По вертикали схема разбивается на ряд горизонтальных полос, каждая из которых соответствует организации или структурному подразделению. На полученную сетку наносят этапы решения задач и движение информации, ис­пользуя условные обозначения, внутри которых можно описывать шифры документов, массивов и т.п., что облегчает пользование схемой. В прямоугольнике, означающем операцию или алгоритм, дают краткое наименование алгоритма или решаемой задачи. Дви­жение информации обозначают на схеме прямыми линиями, соединяющими соответствующие обозначения. На схему дополни­тельно наносят необходимые количественные характеристики по усмотрению разработчика. Например, у линий, обозначающих пе­редачу документов, записывают количественную характеристику этого потока в виде дроби, в числителе которой проставляют сред­ний объем передаваемых данных, выраженный в алфавитно-циф­ровых знаках или в количестве документов, а в знаменателе -среднюю частоту передачи.

Второй этап— изучение и анализ информационных пото­ков и алгоритмов переработки данных в существующей системе управления: характеристика документов, описание документов, ха­рактеристики массивов, характеристики процедур (задач), описа­ние процедур (задач), схема детального анализа процедур.

Для выполнения анализа частично обработанные сведения, полученные на этом этапе, должны быть представлены в бланках: «Документы», «Массивы», «Процедуры».

При анализе существующих систем управления следует обращать внимание на процессы принятия решений и на документооборот. Ориентация на процессы принятия решений позволяет правильно выбрать потоки информации, необходимые для подсистем различ­ного уровня. Следует выявить функциональное назначение каждого документа, информацию, необходимую для его подготовки, алго­ритмы подготовки и его последовательное использование. При этом должны быть раскрыты содержание, способы получения и пред­ставления не только документа в целом, но и показателей (элемен­тов) каждого из них с соответствующими пределами изменения.

Проектируемые информационные потоки могут существенно отличаться от существующих. При' этом процесс формирования, передачи и переработки информации разбивается на ряд элемен­тарных операций, под которыми понимается неделимая логически завершенная часть всего комплекса операций данного процесса. Эле­ментарная операция характеризуется средствами и способами ее вы­полнения и отражается на схеме отдельным прямоугольником. Пос­ледовательность операций во времени и в пространстве указывается стрелками, соединяющими элементарные операции. Операции, про­исходящие нерегулярно, соединяют пунктирными стрелками.

Каждый прямоугольник, отражающий операцию, разбивают на пять частей. В них указывают: должность лица, выполняющего дан­ную операцию или отвечающего за ее исполнение; технические средства, используемые при ее выполнении; наименования опе­раций, достаточно полно и однозначно определяющие ее смысло­вое содержание; среднее время начала операции и максимальное отклонение от него; среднюю и максимальную продолжительность выполнения операции.

С помощью таких схем легко получить самые различные коли­чественные характеристики процесса выполнения комплекса oneрации и выявить противоречивость сведении, получаемых из раз­ных источников. На схеме наглядно видны дублирующие пути и петли в движении информации, могут быть получены итоговые количественные характеристики.

Автоматизация процессов изучения и анализа существующей системы управления предприятием обусловливает необходимость применения формальных моделей процессов обработки данных. В настоящее время наиболее широко используются матричные и графовые модели.

В конечном счете состав и структура ИС обусловливается:

- параметрами производственного процесса;

- организационной структурой управления предприятием;

- оснащенностью средствами ВТ.

Многоуровневые АСУП позволяют осуществить:

- согласование целей и задач, стоящих перед системой в целом и ее отдельными элементами;

- организацию взаимосвязи между задачами разных уровней;

- формирование рациональной структуры самой системы уп­равления;

- выбор и проектирование технологического процесса обработки информации с учетом интеграции основных функций управления.