Методичні прийоми контролю розрахунків із працівниками з оплати праці та соціального страхування

Незалежно від діючих на підприємстві форм і систем оплати праці, у першу чергу, необхідно перевірити облік особового складу, що ведеться в відділі кадрів підприємства.

У зв’язку з цим перевіряють рух особового складу, що оформляється первинними документами: наказом або розпорядженням по підприємству про прийом на роботу, переведенням, звільненням, наданням відпустки.

Під час контролю перевіряються особові картки, які ведуться на кожного працівника, де зазначають необхідні анкетні дані і фіксуються всі зміни, що відбуваються в його роботі. Поряд з цим перевіряють правильність присвоєння кожному працівникові табельного номера, причому кожному виробничому підрозділу відводиться своя серія номерів.

Потім перевіряють правильність ведення оперативного обліку використання робочого часу, який може вестись або в цілому по підприємству, або по кожному виробничому підрозділу в спеціальному табелі обліку використання робочого часу. На підставі цього табеля в розрізі кожного місяця і кожного працівника перевіряють підрахунки і правильність відображення загального календарного фонду робочого часу, кількість неявок на роботу з різних причин, фактично відпрацьований час та розрахунки із заробітної плати.

Методика контролю нарахування заробітної плати залежить від діючих форм і систем оплати праці.

Розрахунок оплати праці робітників відрядників і визначення об’єму виконання робіт перевіряють на підставі первинних документів обліку виробітку. Для перевірки операцій, пов’язаних з виробітком продукції, заробітною платою, використовуються затверджені у встановленому порядку форми облікової документації, що залежать від характеру виробництва, системи організації й оплати праці та інших особливостей підприємства.

У комплексних бригадах правильність нарахування заробітної плати перевіряють шляхом множення комплексної відрядної розцінки на об’єм робіт, виконаних бригадою.

На державних підприємствах, де розподіл заробітної плати між членами бригади здійснюється за фактичними ставками фактично відпрацьованого часу, необхідно перевірити коефіцієнт трудової участі кожного працівника та визначити реальний вклад кожного члена бригади в результаті колективної праці залежно від її індивідуальної продуктивності та якості.

При ревізії розрахунків заробітної плати спеціалістів при повному робочому місяці перевіряють правильність присвоєння посадових розрядів згідно з наказом по підприємству відповідно до зайнятої посади. Перевірка розрахунку заробітної плати при неповному робочому місяці здійснюється шляхом ділення посадового окладу на кількість робочих днів цього місяця і множенням денної заробітної плати на кількість відпрацьованих робочих днів (за табелем) (див. додаток А).

Перевірка нарахування заробітної плати працівникам за тарифами здійснюється шляхом множення годинної тарифної ставки на кількість годин зміни.

Крім оплати праці за виготовлену продукцію, виконані роботи, надані послуги, відпрацьований час, перевіряють нарахування інших видів виплат за нормами, передбаченими діючим законодавством, а саме:

– за роботу в святкові і вихідні дні, де оплата здійснюється у подвійному розмірі;

– за роботу в нічний час, що оплачується у підвищеному розмірі, встановленому тарифною угодою і колективним договором, але не нижче 20 %;

– за часи простоїв не з вини працівника, що оплачується згідно з розрахунками не нижче 2/3 тарифної ставки (окладу).

На підприємстві перевіряють також правильність деяких видів виплат, розрахунок яких проводиться виходячи з середньої заробітної плати працівника. Види нарахувань, що включаються до середньої заробітної плати, порядок її обчислення регулюються діючою в даний час Постановою КМУ “Порядок обчислення середньої заробітної плати” від 8.02.95 р. № 100 з доповненнями.

Оплата виконання працівниками державних та громадських обов’язків та деякі інші види виплат визначаються згідно з розрахунком середнього заробітку за попередні два календарні місяці роботи.

Методичні прийоми контролю:

1. Розрахунково – аналітичні:

- економічний аналіз;

- аналітичні і статистичні розрахунки;

- економічно – математичні методи.

2. Документальні:

- експертизи різних видів;

- камеральні перевірки норм і розцінок;

Дослідження документів:

- за формою і змістом;

- зустрічна перевірка;

- взаємний контроль операцій і документів;

- аналітична і логічна перевірка.

Контроль розрахунків з персоналом щодо оплати праці залежить від чисельності працівників і порядку оформлення операцій за нарахуванням заробітної плати і форми розрахунків. Так, наприклад, нарахування заробітної плати залежно від чисельності працівників може оформлюватись або розрахунково-платіжною відомістю, або окремо розрахунково-платіжною і платіжною відомостями.

При ревізії перевіряють також правильність нарахування і оплати днів відпустки. Ці розрахунки відпускних працівникам перевіряють на підставі застосування методів аналітичної перевірки.

Відповідно до діючого законодавства перевіряють різні утримання із заробітної плати, а саме: утримання прибуткового податку та сум згідно з виконавчими листами, профспілковими внесками (за заявою працівників), підзвітних сум та сум компенсації матеріальних збитків тощо.

Для управління господарською діяльністю, зокрема операціями, пов’язаними з оплатою праці на підприємствах, необхідний постійний, абсолютно обґрунтований, юридично підтверджуючий облік цих операцій на підставі достовірних даних первинної документації. Тому під час ревізії необхідно контролювати процес проходження і обробки документації щодо обліку операцій щодо оплаті праці. Цей процес контролю включає перевірку: табелів виходу на роботу, розрахунково-платіжних відомостей, бухгалтерських записів у журналі за рахунком 66 “Розрахунки з оплати праці” (див. додаток Б)

З метою підвищення оперативності контролю розрахунків щодо оплати праці доцільно суму, яка належить до сплати працівникам підприємства, включати в табель роботи або окрему відомість і на підставі цих даних відображати при обліку операції з оплати праці, не чекаючи складання в кінці місяця розрахунково-платіжної відомості.

Перевіряють також організацію бухгалтерського обліку операцій з оплати праці. При цьому необхідно звертати увагу на скорочення обсягу документації і поліпшення її якості, тому що документація є первинною стадією відображення цих операцій і основою бухгалтерських записів на цій ділянці обліку. Перевірка і обробка документів із нарахуванням заробітної плати є найбільш трудоємкою стадією контролю. Тому важливе значення має використання комп’ютерної техніки, пов’язаної з перевіркою операцій щодо оплати праці і розрахунків із персоналом.

Облік основної та додаткової заробітної плати ведеться у відповідному обліковому реєстрі за рахунком 66 «Розрахунки з оплати праці», де узагальнюються інформація цих розрахунків. За даними кредитового сальдо за цим рахунком перевіряють суму заборгованості підприємства працівникам із нарахованої, але не виданої заробітної плати. Перевірка оборотів за дебетом зазначеного рахунка дає можливість перевірити суми видані готівкою або через перерахування, а також суми, утримані за виконавчими листами та інші утримання із заробітної плати.

Нараховані суми основної та додаткової заробітної плати відносять на собівартість продукції, робіт, послуг відповідно до діючих Правил застосування Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств”.

Не видана в строк заробітна плата (через неявку одержувачів) перевіряється за дебетом рахунка 661 “Розрахунки за заробітною платою” і за кредитом рахунка 662 “Розрахунки з депонентами”.

Перевірка операцій, пов’язаних з нарахуванням резерву на відпустку, здійснюється за дебетом рахунка 814 “Оплата відпусток” і за кредитом рахунка 47 “Забезпечення майбутніх витрат і платежів”. Одночасно з цим перевіряються правильність відображення сум відпускних за кредитом рахунка 814 “Оплата відпусток” в дебет, відповідно, на рахунки: 23 “Виробництва”, 91 “Загальновиробничі витрати”, 92 “Адміністративні витрати” і інші.

Перевірка правильності відображення заробітної плати на відповідних рахунках виробничих затрат здійснюється на підставі зведеної відомості її розподілу за кодами виробничих затрат, що складається бухгалтерією на основі первинних документів по заробітної плати. У відомості перевіряють правильність призначення витрат за дебетом рахунків, на які відносять нараховану суму заробітної плати.

При журнально-ордерній формі обліку перевірка нарахування заробітної плати здійснюється в журналі 5 або 5-А, а виплата заробітної плати – в журналі 1 за рахунком 301 “Каса в національній валюті”, утримання з заробітної плати податків у бюджет, сум за виконавчими листами, а також своєчасно не видана заробітна плата – в журналі 5 або 5-А.

Малі підприємства, що використовують спрощену форму обліку заробітної плати ведуть у відомостях В-8, В-3, В-5. При такій формі обліку перевірка здійснюється за даними аналітичних реєстрів і, зокрема, відомості обліку заробітної плати. За кредитом рахунка 66 “Розрахунки з оплати праці” перевіряють нарахування заробітної плати працівникам підприємства з віднесенням на відповідні рахунки, а за дебетом – утримання із заробітної плати відповідно до діючого законодавства.

Малі підприємства, в яких працює більше 10 осіб, облік нарахування заробітної плати і утримань з неї ведуть на розрахункових відомостях типових форм. Перевірка операцій за рахунком 66 “Розрахунки з оплати праці” здійснюється за даними відомості і доданих до неї аналітичних розрахункових відомостей.

Аналітичний облік розрахунків з оплати праці може вестись також на картках, особових рахунках, нагромаджувальних відомостях (журналі) або в пам’яті персональних машин (ПЕОМ). Розрахунково-платіжні відомості зіставляють із відповідними картками, особовими рахунками, нагромаджувальними відомостями або з даними пам’яті в персональних електронно-обчислювальних машинах.

При перевірці з’ясовують, чи немає випадків нарахування заробітної плати особам, які взагалі не значились у відділі кадрів. Крім того, перевіряють, чи правильно зазначені показники відпрацьованого часу. Ці показники порівнюють з даними табельного обліку. Це дасть можливість виявити випадки включення у відомості для нарахування оплати праці осіб, які були раніше звільнені, або вигаданих осіб чи нарахування одночасно зарплати і оплати за лікарняними листами, або нарахування особам, які взагалі не працювали на підприємстві.

З’ясовують також, чи немає випадків, коли в різні розрахунково-платіжні відомості включають одних і тих же осіб і тому двічі виплачують заробітну плату.

Перевіряють, чи немає випадків подвійного нарахування заробітної плати за одну і ту ж випущену продукцію (тобто нарахування за приписки фактично не випущеної продукції). Для цього порівнюють фактичний випуск продукції з даними нарядів, за якими оплачена продукція, або порівнюють із показниками виробничих звітів, маршрутних листів, даними виробничих цехів і даними прибутково-видаткових накладних на здачу продукції на склад. З’ясовують також, чи немає випадків нарахування заробітної плати за продукцію, яка взагалі не вироблялася або нарахування заробітку за випуск продукції, яка вважається як незавершене виробництво.

Приписки в обліку невиробленої продукції можна встановити шляхом порівняння показників, що відображені в документах про випуск продукції з показниками цехових журналів, маршрутних відомостей. Факти неправильного нарахування заробітної плати можна виявити шляхом порівняння первинних документів щодо обліку виробництва продукції за окремі дні з даними табельного обліку і показниками обліку особового складу працівників підприємства у відділі кадрів.

Достовірність нарахування заробітної плати виявляється також порівнянням обсягу випуску за структурою, що відображена в документах із даними оперативного обліку (картками обліку виробітку, що ведуться в цехах). Все це дає можливість визначити, чи немає випадків включення для нарахування заробітної плати обсягів не випущеної продукції з метою незаконного одержання заробітної плати.

Однією із важливих ділянок ревізії є вибіркове зіставлення сум нарахованої заробітної плати, що зазначена в первинних документах, з даними підрахунків накопичувальної відомості згідно з табличними номерами працівників, а також звіряння даних цих відомостей із сумами, зазначеними в розрахунково-платіжній відомості. Дані розрахункових і нагромаджувальних відомостей порівнюють з даними кредитового обороту за рахунком 66 “Розрахунки по оплаті праці” за даними журналів 5 або 5-А. Якщо виявляються розходження між нагромаджувальними відомостями і розрахунково-платіжною відомістю, то це може бути наслідком включення в цю розрахунково-платіжну відомість вигаданих осіб або безпідставне нарахування доплати окремим особам.

При ревізії звертають увагу також на можливі випадки спотворення при обліку даних про фактично відпрацьований час, що призводить до незаконного нарахування заробітної плати. Для цього доцільно вибірково звірити чисельність працівників за розрахунково-платіжною відомістю з даними табеля відпрацьованого часу, особових карток у відділі кадрів та даними фактично випущеної продукції або виконаної роботи. Це дозволяє виявити факти включення у розрахунково-платіжні відомості нарахування заробітної плати особам, які не працюють на підприємстві. Особливо ретельно перевіряють нарахування заробітної плати за виконання окремих випадкових або разових робіт за трудовими угодами, за завищеними розцінками.

За допомогою контрольних підрахунків по вертикалі і горизонталі в розрахунково-платіжних відомостях перевіряють правильність цих підрахунків у цих відомостях. Виявляють також приписки в підсумках розрахунково-платіжних відомостей за одним і тим же видом оплати праці в графі “Всього нараховано” і у графі відомості “Сума до видачі” на одну і ту ж суму.