Обробка тексту

💸 Как сделать бизнес проще, а карман толще?

Тот, кто работает в сфере услуг, знает — без ведения записи клиентов никуда. Мало того, что нужно видеть свое раписание, но и напоминать клиентам о визитах тоже. Проблема в том, что средняя цена по рынку за такой сервис — 800 руб/мес или почти 15 000 руб за год. И это минимальный функционал. Нашли самый бюджетный и оптимальный вариант: сервис VisitTime.
⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!

Обробка тексту

Документи, як правило створюються в два етапи:

· редагування тексту (введення і виправлення);

Розмітка сторінки. Якщо відомо, який вигляд буде мати оформлений документ, то перед початком роботи потрібно задати розмір паперу, орієнтацію сторінок, поля та інші параметри. Це спростить обробку документа і прискорить його форматування. Параметри сторінки можуть бути змінені на будь-якому етапі підготовки документа. Крім того, набір параметрів може відноситись як для всього документа, так і для його частини.

Параметри сторінки встановлюються в діалоговому вікні команди Файл/Параметры страницы.

На вкладці Размер бумаги встановлюється розмір листа і його орієнтація, на вкладці Поля - розміри полів.

Введення тексту. Позиція введення тексту позначається курсором введення. При введенні чергового символу курсор зміщується вправо, показуючи на нову позицію вводу.

Wordавтоматично верстає стрічки в процесі набору тексту, тобто автоматично переносить на початок нової стрічки слова, що виступають за праве поле. Не слід натискати клавішу Enter у кінці кожної стрічки, її використовують тільки для створення нового абзацу.

Редагування тексту. Ніхто не застрахований від помилок. Може бути пропущена кома, неправильно написане слово або невдало сформульоване речення; крім цього, у процесі підготовки документа може виникнути необхідність вставити, видалити або перемістити в інше місце фрагмент тексту або малюнок.

У процесі набору тексту опечатки можна виправляти, використовуючи клавіші Backspaseабо Delete, але на практиці їх частіше всього виявляють у процесі редагування або при читанні надрукованого документа.

Переміщення по документу. Переміщення по документу здійснюється за допомогою миші або клавіатури.

При використанні миші для переміщення курсора в потрібну позицію потрібно встановити в цю позицію вказівку і натиснути ліву кнопку миші. У межах документа переміщення виконується не тільки від абзацу до абзацу, а й по сторінках. Для цього можна скористатись вертикальною полосою прокрутки (при перетягуванні бігунка полоси прокрутки є можливість слідкувати за сторінками).

При використанні клавіатури для переміщення по документу можна використовувати стрілки переміщення курсора, а також комбінації клавіш:

Після розміщення курсора вводу в тому фрагменті тексту, що потребує виправлення, можна приступати до редагування. За замовчуванням у Wordвстановлено режим ВСТАВКИ: по мірі вставки нових символів текст справа від курсора зміщається вправо. Для заміни старого тексту новим (вводити символи поверх існуючих) слід встановити режим ЗАМІНИ, виконавши подвійне клацання на індикаторі ЗАМ у службовій стрічці. Для поновлення режиму вставки потрібно двічі клацнути на цьому ж індикаторі.

Виділення тексту. При роботі з текстовим редактором слід дотримуватись правила: перед переміщенням, форматуванням, видаленням текст або графічне зображення потрібно виділити. Фрагмент називається виділеним, якщо він представлений інверсно.

Виділити частину документа можна за допомогою миші, переміщуючи вказівку при натиснутій лівій кнопці маніпулятора абоклавіатури, використовуючи клавіші управління курсором або комбінації клавіш переміщення з клавішею Shift. Виділення здійснюється як у прямому, так і в зворотному напрямку.

Фрагмент лишається виділеним, поки користувач не почне вводити новий текст або не виділить інший фрагмент. Маркування також знімається при виконанні клацання за межами виділеного фрагмента.

Декількома клацаннями миші можна виділяти слова або абзаци: для виділення слова потрібно двічі клацнути на ньому мишею, потрійне клацання виділяє поточний абзац.

Для виділення великих фрагментів тексту зручніше використовувати полосу виділення, розміщену з лівої частини вікна редактора: вказівка миші в цій зоні приймає вигляд стрілки, направленої вправо вверх. Клацання виділяє стрічку, подвійне клацання - абзац, потрійне - весь текст. Весь текст також можна виділити при натисканні в полосі виділення при натиснутій клавіші Ctrl, команда Правка/Выделить все, або комбінації клавіш: Ctrl+A, Ctrl+5 (на цифровому блоці).

Виділений фрагмент можна видалити, перемістити, скопіювати, без цих операцій неможливо обробляти великі за об'ємом документи.

Якщо в процесі редагування або форматування виникла помилка, то операцію можна відмінити. У Word реєструються всі операції редагування і форматування (останні 100), відмінені зміни також можуть бути відновленими. Ці операції виконують кнопки Отменить і Вернуть.

Перевірка орфографії. Перед форматуванням документа слід перевірити набраний текст. Редактор Word має у своєму розпорядженні потужні засоби перевірки документів, що дозволяють знайти і виправити опечатки, орфографічні помилки; крім того, Word дозволяє користуватись іншими програмами, що виконують ці функції.

Длязапуску перевірки правопису Wordслід скористатись командою Сервис/Правописание - ця команда відкриває діалогове вікно, за допомогою якого виконується ця операція:

Існує два способи форматування тексту у Word: пряме форматування виділених фрагментів тексту і стильове форматування. Ці способи не виключають, а доповнюють один одного.

Пряме форматування символів. Символами прийнято вважати літери, цифри, спеціальні символи, знаки пунктуації і пробіли. При виводі на екран тексту нового документа використовується шрифт, встановлений у Word. Для зміни зовнішнього вигляду символів потрібно їх виділити, а потім провести потрібне форматування. Якщо активізувати команду, не виділивши текст, то нові параметри будуть призначатися з позиції курсора.

Для зміни параметрів шрифтупризначені кнопки панелі інструментів; більш широкі можливості надає команда Формат/Шрифт: тут можна задавати вигляд, розмір шрифту, його накреслення, ефекти, а також міжсимвольний інтервал і анімацію.

Пряме форматування абзаців. Зовнішній вигляд документа багато в чому залежить від форматування окремих абзаців. Абзац у Word - будь-яка частина документа, після якої стоїть маркер абзацу.

Під форматуванням абзаців розуміють виконання таких операцій:

Параметри форматування абзацу встановлюються на вкладках діалогового вікна Абзац, а також за допомогою панелі інструментів форматування, координатної лінійки і комбінації клавіш.

Ділові папери часто містять переліки (списки), вони є марковані і нумеровані. У маркованих списках пункти мають рівну значимість, у нумерованих - різні за значимістю. Створювати марковані і нумеровані списки можна за допомогою кнопок панелі інструментів, а також команди Формат\Список. Вона дає можливість визначати формат номера та маркера, створювати багаторівневі списки.

Нумерація сторінок. Номери сторінок, як правило, виконуються за допомогою команди Вставка/Номера страниц. Діалогове вікно команди визначає положення номера на сторінці, а також спосіб його вирівнювання (зліва, справа, від центру, всередині, ззовні).

Рис. 32. Вікно встановлення нумерації сторінок

Перенос слів. Перенос слів здійснюється за допомогою команди Сервис\ Язык\Расстановка переносов. Ця команда дає можливість розставити переноси в словах, розділах, або в цілому по документу. При вирівнюванні тексту по ширині це дає можливість уникнути " рідких" стрічок і досягти більш привабливого вигляду документа. Перенос може здійснюватись автоматично і примусово. Для кожного переносу потрібно дати підтвердження або відмовитись від нього.

Настільні видавничі системи (DeskTopPublishingабо DTP) - це комплекс програм, призначений для редагування і верстки книг, журналів, газет, рекламних оголошень тощо. Верстку невеликих документів можна здійснювати за допомогою текстових редакторів середнього і вищого класу, які надають більшість можливостей DTP-систем. До таких редакторів належить і Word.

Багатоколонна верстка. У Wordіснує можливість верстки тексту в декілька колонок у межах полоси набору. У газетах і багатьох журналах полоса набору розбивається на декілька колонок, текст послідовно вводиться в них з переходом до наступної колонки після заповнення поточної.

Для розбиття тексту на колонки можна скористатись командою Формат\Колонки або кнопкою Колонки панелі інструментів. Текст на колонки можна розбити як перед набором, так і безпосередньо в процесі форматування. Слід мати на увазі, що команда Формат\Колонки має більш широкі можливості: крім розбиття тексту на колонки, можна задавати їх розмір, відстань між колонками, встановлювати роздільник (лінія між колонками).

Графічні об'єкти в документі. Ілюстрації підвищують наглядність багатьох текстових документів. У текст можна вставляти малюнки бібліотеки графіки MicrosoftClipArt, aтакож малюнки, створені в інших програмах. При вставці малюнка в документ Wordнадає можливість користувачу вказати місце розміщення малюнка, розміщення тексту по відношенню до малюнка, задати розмір малюнка тощо.

Для вставки графічних об'єктів у документ призначені команди підменюРисунок меню Вставка. За допомогою команд цього підменю можна додавати в документ малюнки колекції ClipArt (команда Картинки), а також з файлів будь-яких форматів, що можуть експортуватись у Word, також існує можливість вставки відсканованих зображень (команда Coсканера). Розмір і форма малюнка змінюються за допомогою спеціальних маркерів, які з'являються після виділення об'єкта.

Рис. 33. Вікно вибору типу графічних об’єктів, що додаються до документу

Переміщення кутового маркера приводить до пропорційної зміни малюнка, при якому зберігається вихідне співвідношення висоти і ширини Розтягнути об'єкт по горизонталі або вертикалі (без збереження пропорцій) можна за допомогою маркерів сторін.

У процесі оформлення документа важливо правильно вибрати відстань між текстом і малюнком, особливо коли одна сторінка містить декілька малюнків. Для цього слід відкрити вкладку Обтекание діалогового вікна Формат рисунка...

Рис. 34. Вікно вставки стандартного малюнку текстового редактору

WordArt. WordArt - програма Office, що дає можливість управляти шрифтами TrueType. За допомогою цього засобу можна створити фігурний текст (наприклад, заголовок) або простий логотип.

Для створення об'єкта WordArt потрібно скористатись командою Вставка/Рисунок/Объект WordArt або кнопкою панелі малювання:

Рис. 35. Вікно вибору типу фігурного тексту

При цьому відкривається вікно, де потрібно вибрати стиль надпису; наступний етап - введення тексту надпису:

Створений надпис є графічним об'єктом, отже переміщення, зміна розмірів проводяться в такому ж порядку, як і для малюнків ClipArtіншої графіки.

Wordнадає можливість користувачам застосовувати удосконалені, а також зовсім нові засоби створення і обробки таблиць. Для створення нової таблиці призначена команда Таблица/Добавить/Таблица, а також кнопка Добавить таблицу стандартної панелі інструментів.

Після використання команди меню з'являється діалогове вікно, де потрібно задати кількість стовбців і стрічок таблиці, а при використанні кнопки панелі інструментів з'являється прототип таблиці, де визначається число стрічок і стовпців. Всі клітинки таблиці порожні і мають однаковий розмір, у подальшому користувач має можливість змінити структуру таблиці і розмір її елементів відповідно до об'єму інформації, що буде в ній міститись.

У Wordпередбачено два альтернативних способи редагування і форматування таблиць: за допомогою миші і за допомогою команд меню Таблица.

Вибір того чи іншого способу залежить від користувача. У більшості випадків використання миші прискорює роботу, при цьому внесення змінза допомогою миші більш наглядне. Якщо необхідно доповнити таблицю новими даними або видалити лишні, об'єднати декілька клітинок, вставити або видалити стрічки або стовпці, доцільно застосовувати команди контекстного меню таблиці.

Вставка стрічок і рядків здійснюється за допомогою підменю Добавить меню Таблица або контекстного меню таблиці; при цьому потрібно виділити стрічки (стовпці) таблиці і викликати контекстне меню.

Зміна ширини стовпця. Ширину стовпця легко змінити за допомогою миші. Для цього слід розмістити вказівку миші на обмежувальній лінії (вигляд вказівки миші при цьому зміниться) і при натиснутій лівій кнопці перетягнути в потрібному напрямку.

Зміна висоти стрічки. Висота стрічки залежить від об'єму і параметрів форматування введеної інформації, а також від відстані між абзацами в клітинці. У деяких випадках необхідно задати висоту стрічки, що відрізняється від встановленої за замовчуванням. Для цього слід виконати дії, аналогічні зміні ширини стовпця.

Розділення і об'єднання клітинок. Таблиця часто має заголовок (шапку), який має бути загальним для декількох стовпців. Найпростішим способом у даному випадку є об'єднання декількох клітинок для отримання клітинки більшої величини. Для об'єднання клітинок потрібно їх виділити і скористатись командою Таблица/Объединить ячейки (аналогічна команда міститься і в контекстному меню таблиці). Для розділення клітинки таблиці на декілька призначена команда Таблица/Разбить ячейки.

Видалення клітинок, стрічок, стовпців. Для видалення клітинок, стрічок, стовпців необхідно виділити відповідну ділянку і скористатись командами підменю Удалить меню Таблица (або командами контекстного меню). Виділені ділянки не можна видалити за допомогою клавіш Delete або Backspace. Ці клавіші використовують для видалення тільки вмісту клітинок.

Розбивка таблиць. Таблицю можна розділити на частини. Це може бути необхідно, якщо між частинами таблиці повинен міститись текст або малюнок або таблиця розміщується на декількох сторінках. Для розбивки таблиці потрібно встановити курсор у першій стрічці другої частини таблиці і натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter або скористатись командою Таблица\Разбить таблицу.

Форматування таблиць. Форматування таблиці, як і будь-якого абзацу, здійснюється за допомогою команд меню Формат або за допомогою панелі інструментів форматування. Також Word має засібавтоматичного форматування таблиць - команду Автоформат меню Таблица.

Власні варіанти форматування можна створити за допомогою команди Границы и заливка меню Формат. Автоматичне форматування таблиці здійснюється за допомогою команди Автоформат меню Таблица. При виборі команди відкривається діалогове вікно, де потрібно вибрати потрібний формат - у результаті Wordавтоматично виконає форматування таблиці відповідно до вибраного зразка.

Документи Wordв основному призначені для друкування. Для виведення документа на друк використовується кнопка Печать стандартної панелі інструментів. При використанні цієї кнопки документ виводиться на друк на принтер, що встановлений за замовчуванням.

Для задания додаткових параметрів друкування слід скористатись командою Файл/Печать... У цьому вікні можна задати такі основні параметри друкування:

· принтер, на якому буде друкуватись документ;

· діапазон сторінок, які будуть виводитись на друк;

При друкуванні черновика документа в полі масштаб можна задати кількість сторінок, що буде розміщено на одному листу.

1. Які ви знаєте режими роботи з документом MicrosoftWord.

5. Як здійснюється вибір фрагмента тексту Microsoft Word?

8. Як здійснюється вставка спеціальних символів, що відсутні на клавіатурі, у документ MicrosoftWord.

9. Які є способи форматування документів MicrosoftWord?

12. Як встановити нумерацію сторінок у документі MicrosoftWord?

13. Які ви знаєте прийоми редагування таблиць MicrosoftWord?

14. Які ви знаєте прийоми роботи з графічними об'єктами MicrosoftWord?

17. Як виконати друкування документів MicrosoftWord?

MicrosoftExcel - найпопулярніша програма електронних таблиць, що призначена для експрес-моделювання облікових, економічних, статистичних, наукових та інших табличних розрахунків.

MicrosoftExcel обчислює суми по стовпчиках і стрічках таблиць, вираховує відсотки, середньоарифметичні величини, банківські проценти, дисперсію та кореляцію; у ній можна використовувати велику кількість фінансових, математичних логічних функцій. Оформлення таблиць може бути найрізноманітнішим: можливості форматування тексту як у хорошому текстовому редакторі, що дозволяє вибирати будь-який шрифт, кольорову гаму, рамки, лінійки Будує за даними таблиць графіки, діаграми; працює з графічними об'єктами У роботі будуть розглядатися найважливіші базові можливості MicrosoftExcel, що необхідні для автоматизації облікових, економічних і статистичних табличних розрахунків.

Вікно програми MicrosoftExcel має стандартну для програм Windows структуру; воно складається з меню, панелі інструментів і додаткових елементів екрана (імена стовпчиків, номери стрічок, стрічка формул, вікно імен блоків клітинок, стрічка стану, полоси прокрутки, ярлички листів):

Під панелями інструментів Стандартная і Форматирование розташована стрічка формул.

Робоче поле являє пусту таблицю, яка складається з 256 стовпчиків і 65536 стрічок. Новому файлу Excelавтоматично присвоюється ім'я Книга 1 з розширенням.xls. Книга складається з листів, яких може бути до 255.

Внизу робочого поля ми бачимо стрічку закладочок або ярличків (Лист 1, Лист 2...). За допомогою ярличків, використовуючи мишу, можна гортати книгу. Ці операції можна виконувати за допомогою комбінацій клавіш Ctrl+PgUp, Ctrl+PgDown.

Крім того, Excel - програма багатовіконна, що дозволяє відкривати потрібну кількість книг для одночасної роботи. Перехід між вікнами Ctrl+Tab (вперед), Shift + Ctrl+Tab (назад) або через меню Окно.

Стрічки таблиці нумеруються цифрами, а стовпчики - буквами. Кожна клітина Excel має ім'я, яке складається з імені стовпчика і номера стрічки. Наприклад, перша клітина має ім'я А1. Якщо потрібно звернутися до клітини А1 на листі 2, то записують Лист 2! А1. Одна з множини клітин є активною, вона виділяється рамкою - табличним курсором.

Приклад. У клітинки Al, A2, A3, A4, A5 напишемо будь-які цифри, а в клітину А6 напишемо формулу = А1+А2+АЗ+А4+А5 і натиснемо Enter.

Excelпідрахує суму і запише в клітину А6, між іншим суму можна одержати, використавши стандартну функцію Excel.

Натиснемо

на панелі інструментів і відразу одержимо суму чисел.

- з клавіатури - стрілками курсора, утримуючи Shift.

Excelавтоматично проводить обчислення при зміні даних видаленні цифри і, якщо замість цифри ввести текст, Excelпросто не зверне на нього увагу.

Формула автоматично відображається в стрічці формул. Якщо ми використаємо кнопку на панелі Інструментів

то в клітині А6 буде формула =СУММА(А1: А5).

Слід мати на увазі, що через ": " пишеться діапазон клітин. Зміст формул можна редагувати:

- безпосередньо в клітині, для чого потрібно двічі клацнути по клітині чи стрічці формул або натиснути F2.

Excelможе визначати суму по всьому стовпчику: тоді слід записати =СУММА (А: А); по рядку =СУММА (1: 1), але зверніть увагу, що формули - слід ставити в інший стовпчик і в інший рядок, щоб не було циклічних додавань.

Розглянемо приклад, коли потрібно додати стовпчики А, С, а В пропустити. Тоді формула матиме вигляд =СУММА (А1: А6; С1: С6). Як відомо: - задає інтервал, а; - перелік.

Виділення діапазонів здійснюється мишею при натиснутій клавіші Ctrl. У кінці натискаємо клавішу Enter або мишею клацаємо галочку в стрічці формул.

Якщо таким самим типом потрібно одержати суму по стрічках, то потрібно виділити блок А1: С5 і захопити пустий стовпчик D, де і розмістяться суми, обчислені по стрічках.

Рис. 42. Виділення діапазону та проведення розрахунків по стрічках

І аналогічно, якщо потрібно обчислити суму даних, які знаходяться в ділянці виділених клітин по стовпчиках і рядках, потрібно виділити пустий рядок, пусту стрічку і Excel обчислить суму по стовпчиках і рядках.

Рис. 43. Виділення діапазону та проведення розрахунків

Копіювання клітинок і формул. Імена клітинок. Придивіться до рамочки, якою виділяється активна клітинка. У її правому нижньому куті є маленький чорний квадратик, який служить для зміни функцій курсора.

Якщо на цей квадратик помістити курсор, він змінює свій вигляд на хрестик +.

Цей чорний хрестик служить для копіювання інформації, що є в клітинах, зокрема і формул; при цьому формули копіюються таким чином, що аргументи змінюють свої адреси в напрямку руху курсора. Якщо формула була =А1+В1, то при переміщенні вниз формула змінює свій вигляд на =А2+В2 і т.д. Аналогічно веде себе Excelі при копіюванні формул по стрічці. Наприклад, якщо в А6 є формула = СУММА (А1: А5), то, копіюючи формулу по рядку, одержимо =СУММА (В1: В5) і т.д. Це значно економить час при моделюванні таблиць, особливо зі складними формулами, які повторюються. Також можна скопіювати формулу з однієї клітини в іншу, якщо вони розташовані не поряд. Для цього потрібно зробити активною клітину з формулою. Поставте курсор на її горизонтальну або вертикальну границю (курсор перетвориться на об'ємну білу стрілку), натисніть Ctrl, тоді біля стрілки з'явиться +, який буде означати, що ми робимо копіювання, тепер можна скопіювати формулу в потрібне місце. Якщо не натискати Ctrl, то формула переміститься на нове місце. Таким самим чином можна переміщувати і копіювати стовпчики, стрічки, блоки.

Довгі числа і надписи. При роботі з довгими числами і надписами в Excel слід дотримуватися таких правил:

- у клітині може відображатись число тільки певної розрядності. Якщо число виходить за межі клітини, то в клітині відображаються знаки дієз (###);

- формула будь-якого розміру відображається в стрічці формул;

- довгі надписи можуть бути розташовані за межами клітини (справа), якщо клітини справа не зайняті.

Що ж робити, коли надписи і цифри, зокрема ті, що одержані в результаті обчислень, не вміщуються в клітині?

По-друге, можна переформатувати колонку, взявши за праву границю цієї колонки в її заголовку і перетягнути вправо, щоб текст чи цифри повністю розмістились у клітині.

На відміну від чисел текст також можна переформатувати, використовуючи команду Ячейки... з меню Формат. У діалоговому вікні Формат ячеек закладка Выравнивание поміщаються команди, що управляють вертикальним і горизонтальним розміщенням тексту в клітинці. Якщо активізувати параметр Переносить по словам, то Excelдовгу фразу буде розбивати на частини. Для цього потрібно розширити висоту стрічки. Таким чином, комбінуючи висоту стрічок і ширину колонок, можна домогтися належного розміщення довгих надписів.

Для автоматичного оптимального підбору висоти стрічок слід скористатися командою Формат/Строки/Автоподбор высоты. Excelтакож здатна помістити довгий текст в об'єднаних клітинках, для цього слід використати кнопку на панелі інструментів Объединить и поместить в центре.

Округлення і формати чисел. У колонках цифри повинні мати однакову кількість десяткових знаків. Для цього потрібно використовувати округлення чисел:

- зменшення розрядності числа на один розряд;

- збільшення розрядності числа на один розряд;

Дати в Excel є числом, тому можна додавати і віднімати дати, не використовуючи для цього спеціальних команд.

МММ - місяць представляється скороченим словом.

Правка. Пункт меню " Правка" призначений для редагування. Виконує традиційні операції (Отмена последней команды; Вырезать; Копировать; Вставить; Найти; Заменить) і специфічні команди.

що і функція копіювання мишею в Excel(формул, цифр);

команда Заполнить по листам дозволяє скопіювати виділені клітинки в інші листи робочої книги за тими самими адресами. При цьому слід виділити потрібні листи, клацання з Shift, якщо листи суміжні, і Ctrl, якщо листи не суміжні;

команда Очистить видаляє з клітини тільки вміст, тільки форматування, примітки або ж все це разом;

команди Удалить, Удалить лист, Переместить/Скопировать використовуються для вказаних дій і особливого пояснення не потребують;

команда Специальная вставка служить для вставки в таблицю значення з іншої таблиці і встановлення між ними динамічного зв'язку (DDE) так, щоб усі зміни в таблиці-джерелі відображалися в таблиці, що сприймає дані. Для цього потрібно в перше вікно завантажити файл-джерело, а в інше файл-приймач. Копіюємо потрібну клітинку (Правка/Копировать) або Ctrl+Insчи з контекстного меню. Тепер переходимо (Ctrl+Tabабо меню Окно) в таблицю-приймач і викликаємо команду Специальная вставка.

Різні види помилок. Різні види помилок розкривають причини, з яких нас не розуміє Excel:

# ДЕЛ/О! - Означає ділення на нуль. Найчастіше буває тоді, коли за дільник вибрана пуста клітина.

# ИМЯ? - Неправильно набрано ім'я клітини в формулі. Наприклад, замість латинських літер використані українські.

# ЗНАЧ! - Замість числа у формулі використано текст.

# ССЫЛКА! - Клітинка, на яку робилося посилання, була видалена командою Удалить меню Правка, коли відбувався зсув клітинок по стрічці і стовпчику.

# ЧИСЛО! - Спроба добути квадратний корінь з від'ємного числа, результат обчислень надто великий або малий, щоб його можна відобразити в Excel.

Сортування. Excelдозволяє сортувати інформацію в таблиці:

Як ключ Excelбере виділений стовпчик або стовпчик, у якому знаходиться курсор. Більші можливості дає команда Сортировка з меню Данные. Сортування за декількома ключами дозволяє сортувати стрічки в першому стовпчику за спаданням чи зростанням, а в межах однакових значень - всередині груп. Сортування за стовпчиками можливе за зростанням чи спаданням і так далі.

Друк. Перш ніж друкувати таблицю (якщо вона велика), слід розбити її на сторінки (Сервис/Параметры). На вкладці Вид встановити галочку біля параметра Авторазбиение на страницы, при цьому пунктирними лініями буде показано межі сторінок. Тепер потрібно встановити параметри сторінки – Файл/Параметры страницы:

Перед друком можна переглянути таблицю Файл/Предварительный просмотр. Безпосередньо тут за допомогою кнопки Поля можна пересувати границі полів і границі кожної колонки. Команда Печать з меню Файл або комбінація клавіш Ctrl+Pдозволяє виконати друк.

Excelволодіє широкими можливостями для побудови діаграм різних типів. Кожен тип діаграми має декілька видів.

Розглянемо основні елементи діаграм, а також основні поняття, які використовуються при її побудові. Діаграма завжди будується для якогось діапазону клітинок. Розглянемо приклад побудови діаграми для таблиці:

Як правило, на діаграмі відображається послідовність значень певного параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в Excelназивають рядом даних, а послідовність значень аргументів - категорією.

Побудова діаграми. Діаграма може будуватись на активному листі або на новому.Для побудови діаграми спочатку слід виділити діапазон клітин, що складають категорію і долю.

Далі потрібно скористатися майстром діаграм Майстер діаграм створює діаграму в загальному випадку за чотири кроки (для деяких типів діаграм кількість кроків може бути меншою). Натиснувши кнопку Мастер диаграмм на панелі Інструментів Стандартная на екраніз'явиться вікно діалогу

У вікні діалогу Мастер диаграмм - шаг 2 из 4 у полі Диапазон задається діапазон клітин, значення в яких використовуються для побудови діаграм. Якщо перед викликом майстра було виділено діапазон клітинок, то в полі Диапазон будуть відображені координати цього діапазону. Користувач може змінити значення цього поля або безпосередньо редагуванням, або виділенням іншого діапазону.

Для виділення іншого діапазону слід клацнути мишею по ярлику листа І виділити діапазон на цьому листі. Можна виділити несуміжний діапазон. Координати виділеного діапазону записуються в поле Диапазон.

У вікні діалогу Мастер диаграмм - шаг 3 из 4 виводиться зразок Діаграми. На основі аналізу виділеного діапазону майстер сам визначає, як розміщені ряди даних.

Якщо діапазон містить колонку текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних розміщені по рядках діапазону. Якщо діапазон містить рядок текстових значень, то майстер сприймає, що ряди даних Розміщені по колонках діапазону.

Якщо ж діапазон містить і колонку, і рядок текстових значень або зовсім не містить числових значень, то майстер визначає ряд даних за кількістю клітинок у рядку і колонкою виділеного діапазону (якщо рядок діапазону містить більше клітинок, ніж колонка, то ряди даних розміщуються по рядках, а якщо менше - то по колонках). На вкладці Заголовки записується заголовок діаграми, вкладка Легенда служить для встановлення (зняття) легенди - умовних позначень секторів діаграми, але краще легенду замінити підписами секторів - це можна зробити на вкладці Подписи данных.

Вікно діалогу Мастер диаграмм - шаг 4 из 4 вказуємо місце розміщення діаграми - на окремому листі чи на активному. Після натискання кнопки Готово цього вікна діаграма переноситься на вказаний лист.

На кожному кроці роботи майстра можна повернутися на крок назад (кнопка Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена).

Редагування діаграм. Excelмає засоби для редагування елементів побудованих діаграм. Для редагування діаграм елемент необхідно виділити. Для виділення елемента діаграми слід активізувати діаграму, клацнувши мишею по полю діаграми, а потім клацнути по елементу.Ім'я виділеного об'єкта з'являється в полі імені (ліва частина рядка формул). Виділені елементи можна редагувати (переміщувати, вилучати, форматувати). Для редагування виділеного елемента діаграми зручно користуватись контекстним меню, яке викликається натискуванням правої кнопки миші.

2. Як виділити несуміжний діапазон клітинок?

5. Які ви знаєте способи копіювання даних в Excel?

8. Як здійснити перенесення тексту по словах у клітинці таблиці?

10. Як перемістити таблицю з одного листа на інший?

11. Як вставити об'єкти інших програм у книгу Excel?

15. Які основні елементи містить діаграма Excel?

16. Яким чином можна відредагувати елементи діаграм Excel?

Для початківців операційна система Windows має графічний редактор Paint, за допомогою якого можна вивчити основні прийоми роботи з комп'ютерною графікою й основні прийоми роботи з об'єктами. Разом з тим, редактор Paint має не тільки навчальне значення. Він виступає і як базовий графічний засіб системи Windows. У тих випадках, коли в системі чи в її додатках варто виконати якусь операцію з графічним об'єктом (наприклад, чи перегляд редагування), відбувається автоматичне перезавантаження даного редактора.

Графічний редактор Paint запускають командою Пуск > Програми > Стандартні > Графічний редактор Paint. Після запуску на екрані відкривається робоче вікно програми Paint.

Загальний вигляд вікна типовий для ОС Windows: у верхній його частині розміщується стрічка заголовка, що складається з назви програми, назви документа; у лівій частині знаходиться кнопка віконного меню, що має вигляд емблеми редактора, у правій частині стрічки заголовка розміщені кнопки управління вікном. Під стрічкою заголовка розміщено меню програми, що складається з пунктів: Файл, Правка, Вид, Рисунок, Параметри.

Центральну частину вікна займає ділянка малювання. Зліва, біля межі вікна, знаходиться панель інструментів, що використовується для створення і редагування зображення. Під панеллю інструментів розміщується панель зразків, вигляд яких змінюється залежно від вибраного інструмента. Так, наприклад, при виборі інструмента " лінія" в наборі зразків буде представлено набір зразків ширини лінії.

Під ділянкою малювання розміщена палітра. Вона представлена 28 кнопками, що розміщуються в два ряди і мають різний колір, їх використовують для малювання. Змінюють колір за допомогою клацання кнопки з вибраним кольором. У лівому нижньому куті, між палітрою і набором інструментів розміщено індикатор кольорів.

В індикаторі квадрат розміщений попереду, зафарбовано основним кольором (кольором, яким малюють). Другий квадрат частково перекривається першим, він зафарбований фоновим кольором.

Вздовж нижньої межі вікна розміщена стрічка стану, в якій, крім звичайних повідомлень, відображаються координати вказівки миші. Інструменти використовують для створення і редагування малюнків. Щоб вибрати інструмент, необхідно клацнути відповідну кнопку в наборі інструментів. Кнопка активного інструмента зображається інверсним кольором. Розглянемо призначення кнопок панелі інструментів:

Выделение произвольной обпасти. Використовують для виділення контуром (пунктирною лінією) фрагмента малюнка довільної форми.

Выделение прямоугольного елемента рисунка. Використовують для виділення прямокутного фрагмента.

Ластик. Цим інструментом користуються для видалення непотрібних фрагментів малюнка. Він " стирає" об'єкти, намальовані основним кольором, зафарбовуючи шлях переміщення вказівки кольором фону.

Заливка. Зафарбовує замкнену ділянку в основний колір (ліва кнопка миші) і в колір фону (права кнопка). Якщо фігура, що зафарбовується, має розрив та фарба " розпливеться" по всій ділянці малювання.

Выбор цветов. Дає можливість копіювати певний колір об'єкта. Для цього потрібно вказати на ділянку, колір якої потрібно вибрати; вибраний колір демонструється на індикаторі поточних кольорів, що зручно, якщо малюнок складний.

Масштаб. Дозволяє працювати з малюнком, представленим у збільшеному масштабі. Величина збільшення вибирається в наборі зразків.

Карандаш. Дозволяє малювати від руки лінію, що повторює рух вказівки миші при натиснутій кнопці. Олівцем малюють лінії мінімальної ширини в один піксель довільної форми.

Кисть. При малюванні пензликом вибирають спочатку основний колір, а потім розмір цього інструмента. Ширина лінії залежить від форми і напрямку руху пензлика.

Распылитель. Перед початком роботи цим інструментом вибирають його розмір і колір на палітрі. Швидкість переміщення розпилювача впливає на щільність фарби.

Надпись. Дозволяє створювати малюнки з фрагментами тексту.

Линия. Цей інструмент дозволяє малювати лінії заданої ширини і кольору. Ширина лінії вибирається в наборі зразків, колір – на палітрі.

Кривая. Служить для малювання плавних кривих заданого кольору. Ширина лінії задається під набором інструментів.

Прямоугольник. Призначений для креслення прямокутників і квадратів із заданим типом заповнення.

Многоугольник. Використовують для малювання послідовності прямих ліній, що утворюють багатокутник із заданим типом заповнення.

Э липс. Дозволяє накреслити еліпс із заданим кольором і типом заповнення.

Скругленный прямоугольник. Дозволяє намалювати прямокутник із закругленими кутами

На відміну від зміни масштабу перегляду, ця зміна реального розміру малюнка. Наприклад, якщо передбачається, що малюнок буде відображатися на екрані, що має дозвіл 640 x 480 пікселів, нема рації робити його розмір 800 x 600 чи 1024 x 768 пікселов.

Для завдання розміру малюнка служить команда Малюнок > Атрибути. По цій команді відкривається діалогове вікно Атрибути, у якому можна вибрати розміри малюнка, установити одиниці виміру (пікселі застосовуються для підготовки екранних зображень, а чи дюйми сантиметри — для підготовки друкованих документів) і вибрати палітру (чорно-білу чи кольорову).