Практическое занятие 5

Тема: Создание комплексного документа. Создание документа на основе шаблона

Цель: оформить докладную записку, доклад в текстовом редакторе MSWord

Средства обучения: ПК, инструкционная карта

Порядок выполнения работы:

Для создания нескольких одинаковых текстовых документов всегда можно воспользоваться буфером обмена. Создав документ один раз, можно скопировать его содержимое в другие документы и внести в них необходимые изменения. Но этот путь не самый эффективный, особенно в тех случаях, когда документы имеют некоторую общую часть и незначительно отличаются. Примером таких документов могут быть отсылаемые заказчикам письма о предстоящем событии (в этом случае такие документы будут отличаться лишь именем получателя, возможно незначительно - текстом письма). Еще одним примером могут быть стандартные формы для оформления заказа, в которые необходимо «вписывать» нужные данные.

Для решения таких задач в текстовом редакторе Microsoft Word можно воспользоваться шаблонами. Шаблон - это документ, сформировав который один раз, затем можно использовать для создания других документов. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии только вносить нужные правки в документ.

Любой документ текстового редактора MS Word создается на основе шаблона. Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя - normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе есть несколько других для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов. Воспользоваться этими стандартными шаблонами можно, выбрав «Файл -> Создать». В результате в окне редактора появился область задач «Создание документа».

Рис.1 - Область задач «Создание документа» в окне текстового редактора MS Word

Для создания нового документа на основе шаблона можно использовать стандартные шаблоны, которые были включены в пакет Microsoft Office при его установке:

либо шаблоны, размещенные на сайте программы (для этого предназначена ссылка «Шаблоны на узле Office Online»).

В результате выбора первого пункта откроется окно для выбора шаблона. Обратите внимание, что шаблоны размещены на вкладках в соответствии с их предназначением. Выберите нужный шаблон, например «Изысканное письмо» (Доступные шаблоны/Образцы шаблонов). В результате будет создан новый документ на основе выбранного шаблона, в документе будут размещен текст шаблона, который теперь можно изменить в соответствии с необходимостью.

Если вы создали документ, который можно использовать для создания других документов, внося лишь незначительные изменения, превратите его в шаблон. Для этого его достаточно сохранить в формате шаблона, выбрав «Файл» ® «Сохранить как», и в поле «Тип файла» выбрать значение «Шаблон Word».

Рис. 2 - Сохранение файла как шаблона

После того, как шаблон сохранен, его можно использовать для создания документов. Выбрав «Файл» ® «Создать» и воспользовавшись ссылкой «Из существующего документа»

Рис 3. - Создание документа, базирующегося на собственном шаблоне

И еще один секрет - на основе готового шаблона, то ли стандартного, то ли ранее созданного пользователем, можно создать новый шаблон. Сделать это удобно опять же в том случае, когда необходимо создавать много одинаковых документов, пусть с незначительными отличиями от уже существующего шаблона. Создать новый шаблон на основе готового шаблона можно так же, как и на его основе новый файл - выберите для этого «Файл ® Создать», воспользуйтесь ссылкой «Из существующего документа».В окне «Создать» выделите нужный шаблон и отметьте переключатель «Шаблон», который размещен над кнопками «Ок» и «Отмена». В результате будет создан новый шаблон, в котором будут размещены элементы предыдущего шаблона, при этом в новый шаблон можно внести все необходимые изменения и сохранить его под новым именем.

Рис. 4- Создание документа, на основе шаблона.

Порядок выполнения работы:

Задание 5. 1. Создайте документMS Word, сохраните в своей папке под именем ПР5 Фамилия. Оформите докладную записку в MS Word по образцу приведенному ниже:

Примечание: Оформите реквизиты документа в таблице, границы таблицы сделайте невидимыми.

Задание 5.2. Создайте из шаблона Исполнительный бюллетень (Файл/Создать/Образцы шаблонов/), сохраните в своей папке под именем ПР5 БюллетеньФамилия.

Используя материалы сети Интернет, оформите бюллетень по темам (Варианты 1-8):

1. Стили оформления интерьера предприятия

2. Традиции чаепития в России

3. Традиции чаепития в Англии

4. Традиции чаепития в Франции

5. Традиции чаепития в Японии

6. «Сырная тарелка»

7. «Транширование»

8. «Фондю»