Пример 1. Предположим, что имеется некое турагентство

Предположим, что имеется некое турагентство. Создадим удобную базу данных, для того чтобы в ней можно было учитывать количество клиентов, их фамилию и инициалы, дату их рождения, серию/№ паспорта, дату покупки туристической путёвки, место отдыха, прибыль, полученную от клиента.

Рис. 11 Фрагмент базы данных торгового предприятия

Необходимо подготовить отчет, в котором фамилии клиентов расположены в алфавитном порядке, клиенты упорядочены по датам, полученной прибыли, выполнив сортировку записей базы данных по полям:

«Ф.И.О.» - в алфавитном порядке.

«Дата посещения» -в возрастанию;

«Прибыль» - по убыванию;

Технология выполнения сортировки записей базы данных (списка Excel)

заключается в следующем.

1) Выделите любую ячейку списка (например, ВЗ).

2) Выберите команды: Данные → Сортировка.

3) В диалоговом окне Сортировка диапазона выберите из спис­ка Сортировать по имя поля, по которому необходимо отсортировать записи в первую очередь, в нашем случае таким полем будет «Ф.И.О.». Установите для данного поля порядок сортировки По возрастанию.

Рис. 12 Диалоговое окно Сортировка диапазонов

4) В поле Затем по выберите поле для вторичной сортировки («Дата посещения»), установите переключатель По убыванию.

5) Укажите третье поле («Прибыль») для сортировки в списке В послед­нюю очередь, по и выберите порядок сортировки По возрастанию.

6) Для закрытия диалогового окна щелкните по кнопке ОК.

В результате база данных будет отсортирована в соответствии с за­данными параметрами.

Для сортировки списка по одному полю можно воспользоваться пик­тограммами Сортировка по возрастанию или Сортировка по убы­ванию, расположенными на панели инструментов Стандартная.

Для сортировки списка по более чем трем столбцам, предварительно необходимо отсортировать записи по наименее важным столбцам, а затем повторить сортировку по самым важным ключам в порядке их значимости.

Чтобы применить пользовательский порядок сортировки, в диалоговом окне Сортировка диапазона следует воспользоваться кнопкой Пара­метры. Этот режим позволяет установить порядок сортировки по пер­вичному ключу, т.е. обычный, или один из нестандартных порядков сортировки, определяемых пользователем. Например, можно выбрать упорядочение данных по дням недели и по месяцам (рис. 13).

Рис. 13 Окно Параметры сортировки

Если установить переключатель Учитывать регистр, можно задать учет кодировки строчных и прописных букв. Например, слова, начинающиеся с прописной буквы, будут располагаться раньше слов, начинающихся со строчной буквы.

Кроме того, можно определить направления сортировки по строкам или столбцам.

Установив переключатель в положение Строки диапазона, можно будет отсортировать строки по значениям одного или нескольких столб­цов.

Если же установить переключатель Столбцы диапазона, будут отсорти­рованы столбцы по значениям одной или нескольких строк.