Виды рабочих документов для работы службы с клиентами и СМК

Виды раб.материалов, кот.подают PR специалисты: Контролируемые/неконтролируемые К. – целевая ауд.получает материал в том виде, в кот. его и подготовили Деловые письма, рекл.материал, внутренний материал Н. – материал, кот.в процессе передачи изменился. Мы не можем это контролировать. Все что появляется в редакциях и не оплачивается Контролируемые организацией PR-материалы для внешней аудитории Клиентам – адресатам. Письмо - деловое (курьером, почта, эл.почта) Осн.критерии - формат (на бланке А4, контактная инфо) - обращение (имя получателя) Уважаемый господин Петров – В россии. При регулярном общении Увадаемый Иван Иванович. Никогда – Дорогой Иван Иванович - содержание (вводный абзац: причины, цель, потом раскрытие сущности письма, в конце предложения) - подпись (собсвенная справа от имени, либо над ним) Должен быть свой список адресов.

Виды дел.писем: Информирующее (напр.о планируемом мероприятии) Информационное (новостное), новостной релиз (релулярное информирование цел.аулитории о ноновведениях, изменениях, результатах исследования и т.п. от 1го отличается по цели) Рекомендательное (видетельство личной оцнки успехов одного человека другим) Сопроводительное (когда пересылают файлы, доки – письмо с пояснением вложений) Письмо-заявление (также может адресован и СМИ, объясняет позицию организации по отношению к какому либо событию, факту, лицу) Письмо-просьба (запрос эксперного мнения у специалисти или ученого по вопросам) Информационный релиз – не носит личного характера, не имеет адресного обращения, направлен в разного рода организации, и в СМИ (но тогда неконтролируемый).

Типы: Пресс-релиз (ньюс-релих) Бизнес релиз (скорее для партнеров, или клиентов одного с фирмой профиля) В СМИ обычно не направляется Специальный релиз для потребителей с информацией о товаре, услуге. Распространчется по почте, либо в месиах продаж и оказания услуг Финансовый релиз (в первую очередь для держателей акций этой фирмы) Приглашения – на участие в мероприятии. По почте, курьером. Проспект, буклет – печатная продукция организации для распространения инфо о своей деятельности. Виды: т Проспект – визитная карточка организации. Проспект-заказ используется производителями и рассылается потребителям для облегчения закупПроспект-инструкция прилагается при покупке к технически сложному изделию, указания по правилам пользования Проспект-календарь раздается с новогодними поздравлениями. Цель – напомнить о себе. Брошюра - печатое издание в виде книжки 8-10стр. Непериодическое издание, распространяется как самостоятельный продукт или в дополнение.

Задача ее – выявить интерес, ответить на какие-то вопросы- информирование, убеждение, просвещение. Листовка – вид письменного материала для передачи информации.

Заявка и предложение Неконтролируемый PR-материалы для СМИ Письмо в редакцию – если необходимо проинформировать о чем либо, вступить в общение с издательством. Медиа-/ньюс-/пресс- релиз/ Медиа-/ньюс- более широкое понятие и давнее. Бэкграундер – вид письменного материала, цель – сообщим инфо о истории возникновения, развития компании, дать доп.сведения по какому-либо поводу или ситуации которые связаны с деятельностью организации сейчас. Биографическая справка – имеется в архивах организации. Составляется на люцо занимающее штатную должность. (резюме, доп.материалы). Для пресс-кита и пресс-конференции. Факт-лист – только факты. Основания инфо об организации. (не более 1 стр).

3 Типа: 1ый – сведения об истории и развитии орг, имена, даты, лица 2ой – факты орг-ии в наст.время, миссия, цели 3ий – конкретная инфа о проекте, событии и т.п. Статья – форма публицистики Имиджевая – для создания и поддежражия имиджа Авторская (байлайнер) Обзорная – для проф.изданий. Указать место на рынке, достоинства продукции Занимательная – инрересное, с неожиданной точки зрении Заявление для СМИ – объявление орг-ии о своем отношении к факту или собитию. Медиа\ньюс\пресс-кит – папка и инфо материалом для СМИ.

Основные этапы мелиаплана и взаимосвязь между ними.

Медиаплан - это план размещения ваших рекламных обращений. В этом документе содержатся ответы на следующие вопросы: где размещать, какую аудиторию охватить, как часто размещать, когда размещать, сколько на это потратить. Медиаплан формируется в результате анализа значительного числа факторов, характеризующих то или иное медиасредство.

Медиаплан должен быть:

достоверным (составленным на основе проверенных и тщательно отобранных экономических и статистических данных);

самодостаточным (подготовленным и использованным по назначению и в нужное время); ü

Медиаплан содержит пять основных компонентов.

1. Сбор базовых, фундаментальных данных.

2. Определение целей.

3. Определение целевых рынков.

4. Работа с различными СМИ, определение их соотношения.

5. Общие заключения по работе.

Этапы:

1. Исследование - скрупулезное и тщательное изучение основных данных о продуктах или услугах, которые предстоит продвигать на рынке. На данном этапе определяется объект изучения, устанавливается круг источников необходимой информации, осуществляется сбор, хранение, проверка, корректировка, систематизация и обработка данных, проводится анализ данных для выяснения тенденций формирования спроса и предложения в данный момент.

2. План маркетинговых и рекламных задач. Какие цели должны быть достигнуты перед СМИ. На данном этапе закладывается фундамент последующей работы со СМИ.

3. Целевые сегменты рынка и соответствующие им СМИ. То есть выбирается приоритетное направление медиаполитики. Определяется численность, социальный, демографический и образовательный показатели, степень активности и некоторые другие особенности аудитории. Данный этап составления медиаплана призван определить параметры и формы воздействия на целевую аудиторию. Полученные в ходе проведенных исследований данные будут использоваться практически на каждом последующем этапе PR-кампании.

4. СМИ (количество), которые будут использоваться в первую очередь для их реализации, готовится список лиц, которые могут содействовать или противодействовать ходу рекламной акции.

5. Разработка фирменного стиля и слоганов.

6. Время. Устанавливаются жесткие временные рамки и описываются выбранные типы рекламы, сроки размещения, стоимость (пакетная или разовая покупка, спонсорство и т.п.), а так же эффективность проводимой рекламной кампании.