Основні ознаки культури ділового мовлення

Словосполучення “культура мови” (синонім - мовна культура) уживається в кількох значеннях. По-перше, це розділ мовознавства, який досліджує мовні норми і комунікативні властивості мови з метою її вдосконалення. По-друге, це володіння нормами усної та писемної літературної мови (правилами вимови, наголосу, слововживання, граматики, стилістики), а також уміння використовувати ви-ражальні засоби мови в різних умовах спілкування відповідно до його цілей і змісту.
Предметом культури мови як галузі лінгвістичного знання є сукупність і система комунікативних якостей мови, до яких належать правильність, точність, логічність, чистота, виразність, багатство, доречність. Розглянемо ці якості докладніше.
ПРАВИЛЬНІСТЬ мовлення - це дотримання літературних норм, які сприймаються мовцями як “ідеал” чи прийнятий зразок. Правильність вважається основною комунікативною якістю мови. І в усній, і в писемній мові обов’язковим є дотримання лексичних, граматичних та стилістичних норм. Для усного висловлювання актуальним є дотримання орфоепічних норм, для писемного - орфографічних і пунктуаційних.
ТОЧНІСТЬ - це відповідність мовленнєвих засобів мовленнєвій ситуації (змістові, меті, мовленнєвому рівню адресата і т. ін. мовленнєвого акту).
Можна назвати кілька умов, які забезпечують точність мовлення. Це 1) знання предмета мовлення; 2) знання мови, її системи, можливостей, володіння стилістичними ресурсами; 3) уміння узгодити знання предмета зі знанням мовної системи в конкретному акті комунікації.
Зазначимо також лінгвістичні засоби, що сприяють точності мовлення. По-перше, це правильне слововживання, вміння вибрати найбільш точний мовний варіант, зокрема потрібне слово із синонімічного ряду. По-друге, це чітке розмежування значень багатозначного слова. Точне слововживання передбачає також розмежування паронімії, тобто слів із близьким звучанням, але різним значенням, а також слів-омонімів, у тому числі міжмовних.
Вимоги до точності мовлення зростають за умови відсутності безпосереднього контакту з адресатом мовлення, а також при спілкуванні з великою аудиторією. Точність мовлення є важливою умовою результативності наукового й офіційно-ділового спілкування.
ЛОГІЧНІСТЬ як якість мовлення тісно пов’язана із точністю, яка є попередньою умовою логічності. Логічним називається мовлення, яке забезпечує змістові зв’язки між словами і реченнями в тексті. Якщо точність мовлення пов’язана з лексичним рівнем, то логічність мовлення виявляється на синтаксичному рівні.
Основними умовами логічності є: 1) несуперечливість поєднання слів; 2) правильний порядок слів; 3) правильний зв’язок окремих висловлювань у тексті; 4) позначення переходів від однієї думки до іншої та ін.
ЧИСТОТА мовлення - це вживання елементів, які відповідають літературній мові. У чистому мовленні не використовуються діалектизми, варваризми, просторічні слова, жаргонізми, будь-які вульгарні та лайливі слова. До елементів, що засмічують мовлення, належить також так звані слова-паразити (ну, значить, ось, так би мовити, власне кажучи, взагалі, розумієш). Порушує чистоту мовлення надмірне вживання запозичених слів. Яскравим прикладом засміченого мовлення є суржик.
ВИРАЗНІСТЬ мовлення - це такі особливості його структури, які підтримують увагу та інтерес слухачів або читачів. Інтонація, логічний наголос, милозвучність створюють виразність на фонетичному рівні. Лексичними засобами виразності є емоційно забарвлені слова і вирази, епітети, метафори, порівняння тощо. Емоційний вплив підсилюють фразеологізми, прислів’я, приказки, крилаті вислови. Виразності сприяють і синтаксичні засоби, наприклад, повтори, антитеза (протиставлення) та ін.
Виразність мови забезпечують: 1) самостійність мислення мовця; 2) небайдужість, інтерес автора до написаного і сказаного, а також до адресата висловлювання; 3) добре знання мови та її виражальних засобів; 4) знання особливостей функціональних стилів; 5) систематичне тренування мовних навичок, вироблення мовного чуття; 6) наявність у мові виражальних засобів.
БАГАТСТВО мовлення - це використання мовцями великої кількості мовних одиниць - слів, словосполучень, речень. Існує прямий зв’язок між поняттями багатства і різноманітності мовлення, адже чим різноманітніше мовлення, тим воно багатше. Джерелами багатства мови можуть бути будь-які мовні елементи. Насамперед прийнято говорити про лексичне багатство мовлення, яке виявляється у тому, що мовець здатний уникати повторення слів, користуватися синонімічними ресурсами.
Для ясного і чіткого вираження думок дуже важливо мати достатній запас слів. Сьогоднішня доросла освічена людина застосовує 6-9 тис. слів, словниковий запас справжніх майстрів слова, як правило, значно багатший. Відомо, наприклад, що В. Шекспір використовував близько 15 тис. слів, М. Сервантес - близько 17 тис. слів, М.Гоголь — близько 10 тис. слів, О. Пушкін, Т. Шевченко, І. Франко - понад 20 тис. слів. До речі, одинадцятитомний словник української мови (1971-1980) нараховує понад 130 тис. слів, “Великий тлумачний словник сучасної української мови”, виданий 2001 р., містить понад 170 тис. слів, що свідчить про надзвичайно високий потенціал української лексики.
На граматичному рівні багатство мовлення створюється використанням варіантів форм і конструкцій (батькові - батьку, на вечірньому - на вечірнім, п’яти – п’ятьох, квартира професора - професорова квартира, обрати суддею - обирати на суддю, починатися пресконференцією - починатися з пресконференції, згідно з рішенням - відповідно до рішення). Можна говорити також і про інтонаційне багатство мовлення - використання найрізноманітніших інтонацій (розповідної, питальної, окличної).
ДОРЕЧНІСТЬ мовлення - це добір мовних засобів відповідно до цілей і мети спілкування. Так, слова, що створюють специфіку офіційно-ділового стилю (канцеляризми), не повинні фігурувати в публіцистичній чи розмовній мові, звичайна сфера використання термінів - науково-технічний, спеціальний текст, усна мова спеціаліста, неприпустимим є вживання емоційно-експресивної лексики у документі чи підручнику тощо. Висловлюючи думку, необхідно дбати про обґрунтоване використання мовного матеріалу.

6. Бланк документа (офіційного) - це стандартний apкуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38-90):

• для службових листів;
• загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).
• Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:
• кутове - постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті;
• поздовжнє - постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини аркуша.

Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• флаговим - кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;
• центрованим - початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, незалежно від варіанту розташування постійних реквізитів - кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31.

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6-9 державною мовою, а нижче - іноземною. На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а праворуч - іноземною.

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться реквізити 1-3, 6- 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

7. ДСТУ 4163-2003 " Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності25.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо

оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:

01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).

03 - зображення нагород.

04 - код організації.

05 - код форми документа.

06 - назва організації вищого рівня.

07 - назва організації.

08 - назва структурного підрозділу організації.

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа.

11 - дата документа.

12 - реєстраційний індекс документа.

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.

14 - місце складення або видання документа.

15 - гриф обмеження доступу до документа. 16-адресат.

17 - гриф затвердження документа.

18 - резолюція.

19 - заголовок до тексту документа.

20 - відмітка про контроль.

21 - текст документа.

22 - відмітка про наявність додатка.

23 - підпис.

24 - гриф погодження документа.

25 - візи документа.

26 - відбиток печатки.

27 - відмітка про засвідчення копії.

28 - прізвище виконавця і номер його телефону.

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі.

31 - відмітка про надійдення документа до організації від адресата.

32 - запис про державну реєстрацію.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: розписка виконавця про одержання документа; хід виконання.

8. Оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х х 210 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то номери сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ на початку першого рядка кожної частини документа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він вказує на перехід від однієї думки до іншої.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься);

2) фраза (міститься основна інформація абзацу);

3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова.

Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д...

І. II. III. IV. V...

1.2.3.4.5...

1)2)3)4)5)...

а)б)в)г)д)...

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються.

При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

— розділи — 1.; 2.; 3.;

— номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.З.;

— номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.

 9. Вимоги до тексту документів

Текст — головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання та ін.);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, — складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

10. Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Заява може бути:

— простою (викладається тільки прохання);

— мотивованою (вказується мотивація прохання);

— складною (заява містить додатки).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з вико­ристанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у назві посади й прізвищі:

Директорові… Морозову Т. /.;

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вка­зується, від кого подається заява: посада, зван­ня, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім — прізвище).

ПРИКЛАДИ

1.Мотивована заява

(шапка зправа)

Деканові економічного факультету НАУ

Морозову О. М.

студента II курсу економічного

факультету групи 22 МЕ

Петренка Сергія Івановича

(по центру, з малої букви, з крапкою в кінці) заява.

(з нового рядка) Прошу надати мені відпустку з 03.04.2009 р. до 09.04.2009 р. у зв’язку з участю в обласних змаганнях із важкої атлетики.

01.04.2005 р. (підпис)

2.Складна заява

(шапка зправа)

Ректору Львівської гуманітарної

академії проф. Морозову С.С.

студента Київського національного

університету ім. Т. Г. Шевченка

Глинця Олега Ігоровича

(по центру, з малої букви, з крапкою в кінці) заява.

(з нового рядка) У зв’язку з переїздом моїх батьків до м.Львова на пос­тійне проживання прошу зарахувати мене студентом III кур­су економічного факультету ЛГА із спеціальності «Міжна­родна економіка».

Додаток: 1) витяг із залікової книжки на 2 арк. в 1 пр.;

2) свідоцтво про народження на 1 арк. в 1 пр.;

3) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.

20.07.2005 р. (підпис) О. І. Глинець

Зміст і розміщення реквізитів зовнішніх заяв і заяв, які пишуться в спеціалізованому діловодстві, відрізняються від вищенаведених. Так, зокрема, у зовнішніх особис­тих заявах необхідно вказувати, як правило, домашню адресу чи дані документа (паспорта, посвідчення тощо). У зовнішніх службових заявах необхідно вказувати, зок­рема, посаду, підрозділ і повну назву установи заявника. В усіх зовнішніх заявах слід використовувати тільки за­гальновживані абревіатури й скорочення.

У спеціалізованому діловодстві реквізити заяв пере­дбачають подання у відповідній формі специфічної ін­формації. У заяві-зобов’язанні необхідно, наприклад, зазначити термін і спосіб повернення позики, дані про заробітну плату. У позовній заяві необхідно детально викласти конкретні факти з указанням прізвищ, посад, подій тощо, додати оригінали чи копії документів з ін­ших установ (квитанції, довідки, висновки експертизи тощо).

11. Характери́ стика — документ, який містить відомості про ділові якості працівника й відгуки про його службу, суспільну діяльність. Власник може вимагати службову характеристику тільки у випадках, передбачених законодавством.

Реквізити

Назва виду документа.

Заголовок (прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; при потребі — місце проживання).

Текст, який містить такі відомості:

— трудова діяльність працівника;

— ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни;

— моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

— висновки;

— призначення характеристики (при потребі).

Дата складання.

Підпис керівника установи (при потребі — інших відповідальних осіб).

Печатка.

Оформлення

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Основні реквізити характеристики: 1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

2. Рік народження, освіта.

3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

4. Дата складання.

5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Резюмé (фр. ré sumé), CV (лат. curriculum vitæ вимовляють курí кулюм вí те, що перекладається як «життєвий шлях») — це вид документа, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Основна вимога до такого документа — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Найчастіше використовується під час прийому на роботу. Мета резюме — зацікавити роботодавця своєю кандидатурою. Подається він із супровідним листом, де висловлюється бажання отримати те чи інше місце та пояснюється, чому саме ви підходите на цю вакансію.

Немає єдиних правил написання цього документу. Для кожного конкретного випадку складається окреме резюме.

Реквізити резюме

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме, але одним з найпоширеніших є зразок, коли подається:

Назва документа.

Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме.

Контакти.

Мета складання резюме.

Досвід роботи.

Освіта.

Знання мов.

Дата, підпис.

12. Покликання - уривок, витяг з якого-небудь тексту, який цитують у викладі матеріалу, з точною назвою джерела й вказівкою на відповідну сторінку. Бібліографічні покликання - це сукупність бібліографічних відомостей про цитовану працю.

Під час написання наукової роботи дослідник зобов'язаний оформлювати покликання на кожну цитату, наслідувану думку" приклад того чи іншого автора, у якого їх запозичено, ті ідеї чи висновки, на підставі яких розробляють проблеми чи розв'язують завдання, поставлені у статті, монографії тощо. Це дає змогу відшукати потрібний документ і перевірити точність зазначених відомостей, з'ясувати інформацію, обставини, контекст.

Відсутність покликань - підстава говорити про плагіат, а їх наявність визначає етику дослідника. Науковий етикет вимагає точно відтворювати цитований текст, бо найменше скорочення наведеного витягу може спотворити зміст, викладений автором.

Загальні вимоги до цитування такі:

а) текст цитати беруть у лапки, наводять у граматичній формі, в якій його подано у джерелі, зі збереженням особливостей авторського написання;

б) цитування повинно бути повним, без довільного скорочення авторського тексту, без спотворення думки автора. Пропуск слів, речень, абзаців за цитування позначають трьома крапками (...) або крапками в кутових дужках <...>, якщо перед випущеним текстом або за ним стояв розділовий знак, то його опускають;

в) кожну цитату обов'язково супроводжують покликанням на джерело;

г) за непрямого цитування слід максимально точно викладати думку автора, робити відповідні поклилання на джерела.

Покликання в тексті на літературне джерело зазвичай оформлюють у квадратних дужках, де першою цифрою позначають номер літературного джерела у списку використаних джерел, а другою - сторінку, з якої запозичено цитату, наприклад, [15, 257], у монографіях, статтях можливе й таке оформлювання покликань: прізвище автора, рік видання, сторінка: [Караванський 2004, 245]. Під час огляду літератури з досліджуваної проблеми може застосовуватися покликання на все джерело, декілька джерел. Наприклад: [12]; на думку /. Вихованця [42; 44; 46]; " У працях [1-5]"; [Городенська2009)

Покликання бажано робити на останні видання публікацій, на більш ранні видання - лише в тих випадках, коли праці, у яких міститься необхідний матеріал, не перевидавалися. Покликання на ілюстрації, таблиці або формули, використані в дослідженні, вказують відповідно до їх порядкового номера. Наприклад: " рис. 1.1", " див. табл. 1.1.", " у формулі 1.1" тощо.

Взірець оформлення покликань:

" Це своєрідний текстовий калейдоскоп строкатої реальності з її соціальними недугами йекзистенційнйми потребами, соціокультурними типажами, знайомими ситуаціями, комедійністю, абсурдністю й жорстокістю буття, у якому живе українська людина" [5, 13].

Еліптичні речення П. Дудик вважає різновидом неповних, специфіка яких полягає в тому, що " уявлення про відсутній елемент встановлюється не з об'єктивної ситуації <...> і не з сусідніх речень, а безпосередньо випливає з лексико-граматичних оcобливостей цих речень, підказується їх значенням і формою" [2, 216].

О. Пєшковський, на думку якого еліптичні речення - недостатні граматичні сполучення, що представлені в схемі повного речення, але позбавлені тих чи інших форм [5, 126-127], визначив низку чинників, якими обумовлена реченнєва неповнота.

У сучасній науковій традиції існує кілька підходів до вивчення дискурсу як одного з найважливіших понять лінгвістики [Бацевич 2004, Селіванова 2002]._

Список використаних джерел - важливий елемент бібліографічного апарату наукового дослідження, його вміщують наприкінці роботи, але готують до початку її написання. До нього заносять цитовані, аналізовані джерела, архівні матеріали, дотичні до теми.

Розрізняють такі способи розташування літератури у списку:

^ Абетковий: список використанихджерел має самостійну нумерацію за прізвищами авторів; перших слів назв, якщо авторів не зазначено; авторів з однаковими прізвищами розміщують за абеткою їх ініціалів, а роботи одного автора - за назвою роботи; окремо подають абетковий ряд кирилицею (українською, російською мовами) і ряд мовами з латинським написанням літер (англійською, французькою, німецькою тощо).

^ За типами документів: матеріал у списку розташовують за типом видання (книжки, статті, офіційні документи, стандарти тощо), а в межах розділу - за абеткою.

* Хронологічний список зазвичай використовують у працях історичного спрямування, де важливо продемонструвати періоди і звернути увагу на те, коли опубліковано те чи інше джерело.

^ У порядку цитування: такий спосіб застосовують зазвичай у статтях (доповідях), де список використаних джерел невеликий.

Бібліографування - це вид аналітико-синтетичного опрацювання, який полягає в укладанні опису документа. Такі описи можуть бути різними - бібліографічними, архівними, інтернетними тощо. Бібліографічні описи описують опубліковані паперові видання, архівні -описи архівних документів, інтернетні - описи веб-сторінок І терцет.

13. Відмітка про наявність документа в електронній формі.

Містить повне ім’я файлу і.його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Ставлять у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.

14. Зовнішнє погодження документа може бути оформлене протоколом погодження або обговорення проекту документа, але найчастіше - грифом погодження.

Гриф погодження оформляється відповідно до вимог державного стандарту та має два варіанти: погодження з конкретною посадовою особою та погодження з колегіальним органом. Наприклад:

У першому випадку після слова ПОГОДЖЕНО вказується назва посади, включаючи назву суб'єкта, ставиться особистий підпис, дається його розшифрування та вказується дата. В другому випадку після слова ПОГОДЖЕНО вказується документ, його номер та дата.

Слово ПОГОДЖЕНО пишеться великими літерами без лапок. Місце грифа погодження - нижче реквізиту ''підпис'' на лицьовому боці документа. За необхідністю погодження з кількома суб'єктами може складатися окремий лист погодження.

15. Підпис – обов'язковий реквізит будь–якого документа, як службового так і особистого. Документ набуває юридичної сили при наявності підпису посадової особи.

Склад реквізиту “Підпис”:

– назва посади особи, яка підписала документ;

– особистий підпис;

- розшифрування підпису (ініціали та прізвище).

16. Візи – це внутрішнє узгодження проекту документа посадовою особою для перевірки доцільності або своєчасного складання документа спеціалістом установи. Розташовують нижче реквізиту “Підпис”. На вихідних документах візи ставлять на примірнику документа, який лишається в установі або фірмі.

17. Відбиток печатки – підпис відповідальної особи повинен бути завірений печаткою на документах, які засвідчують права фірми, фіксують факт витрат грошових коштів або матеріальних цінностей. Відбиток печатки проставляють так, щоб він захоплював частину назви посади й підпису посадової особи.

18. Заява — документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Офіційне повідомлення в усній формі, в якому викладається певне прохання, теж називається заявою. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті.

Заяви бувають:

зовнішні:

особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса установи, підприємства з усіма належними реквізитами.

внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити: У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

адресат(назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява);

Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява).

адресант(назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву. Якщо заява адресується до тієї організації, де працює адресант, домашню адресу не зазначається. (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

назва виду документа;

Нижче реквізиту адресат посередині рядка слово " Заява" пишеться з великої літери й крапка не ставиться.

текст; З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.

підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності. Цей реквізит застосовується у написанні складної заяви.

Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

дата;

підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

19. Характери́ стика — документ, який містить відомості про ділові якості працівника й відгуки про його службу, суспільну діяльність. Власник може вимагати службову характеристику тільки у випадках, передбачених законодавством.

Реквізити

Назва виду документа.

Заголовок (прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; при потребі — місце проживання).

Текст, який містить такі відомості:

— трудова діяльність працівника;

— ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни;

— моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

— висновки;

— призначення характеристики (при потребі).

Дата складання.

Підпис керівника установи (при потребі — інших відповідальних осіб).

Печатка.

Оформлення

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Основні реквізити характеристики: 1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

2. Рік народження, освіта.

3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

4. Дата складання.

5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

20. Резюмé (фр. ré sumé), CV (лат. curriculum vitæ вимовляють курí кулюм вí те, що перекладається як «життєвий шлях») — це вид документа, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Основна вимога до такого документа — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Найчастіше використовується під час прийому на роботу. Мета резюме — зацікавити роботодавця своєю кандидатурою. Подається він із супровідним листом, де висловлюється бажання отримати те чи інше місце та пояснюється, чому саме ви підходите на цю вакансію.

Немає єдиних правил написання цього документу. Для кожного конкретного випадку складається окреме резюме.

Реквізити резюме

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме, але одним з найпоширеніших є зразок, коли подається:

Назва документа.

Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме.

Контакти.

Мета складання резюме.

Досвід роботи.

Освіта.

Знання мов.

Дата, підпис.

21. В канцелярському діловодстві (в радянській традиції) автобіографією називається життєпис певної особи, складаний ним самим у вигляді документу, який становить складову особової справи. Автобіографія може використовуватись для укладання психологічної характеристики працівника, вивчення його життєвого шляху та особистісних якостей: стиль викладення, акценти на тих чи інших сторонах життя, допомагає судити про психологічні особливості людини. Головною перевагою автобіографії є основні факти трудової та громадської діяльності, які дозволяють уявити та оцінити життєвий шлях людини. Через це автобіографію нерідко використовують у процесі відбору кадрів.

Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов'язково зазначаються:

Назва документа.

Прізвище, ім'я, по батькові.

Дата народження.

Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких доводилось вчитися).

Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

Відомості про громадську роботу (всі її види).

Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

Дата написання й підпис автора.

Заголовок («Автобіографія») пишуть посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення починають з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора — праворуч.

22. Особо́ вий листо́ к з о́ бліку ка́ дрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі у певному конкурсі.

В ньому обов'язково зазначаються:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я, по батькові.

3. Дата й місце народження.

4. Відомості про освіту.

5. Відомості про наукові ступені, вчені звання.

6. Якими мовами володіє.

7. Трудова діяльність.

8. Державні нагороди.

9. Зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.

10. Відомості про родину.

11. Паспортні дані.

12. Домашня адреса.

13. Особистий підпис.

14. Дата заповнення документа.

Той, хто заповнює особовий листок, обов'язково наклеює фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа).

Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження.

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень.

Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів

Рядок 1 — зазначається прізвище, ім'я, по батькові (у називному відмінку);

Рядок 2 — заповнюється: «чол.» чи «жін.»;

Рядок 3 — вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження;

Рядок 4 — вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (в родовому відмінку) відповідно до записів у свідоцтві про народження;

Рядок 5 — вказується освіта:

вища — для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет;

незакінчена вища (неповна вища, базова вища) — для осіб, які закінчили три повні курси вищого начального закладу;

середня спеціальна — для осіб, які закінчили технікуми, та прирівняні до них навчальні заклади;

середня — для осіб, які отримали атестат зрілості;

незакінчена середня — для осіб, які закінчили 9 класів загальноосвітньої школи.

Найменування навчального закладу та місце його знаходження, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису у документі про освіту.

Рядок 6 — вказується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею.

Рядок 7 — вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук), із розшифруванням галузі науки, та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «немає»;

Рядок 8 — перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року їх видання та реєстрації. Якщо таких нема, робиться запис: «не маю»;

Рядок 9 — заносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці): місяць і рік (арабськими цифрами), посада (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку).

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), така, яку він мав у зазначений час: м. Вишневе Київської області.

Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: командир роти військової частини № 2118.

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повне найменування населеного пункту(в називному відмінку), району, області (у родовому відмінку).

Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини.

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот).

Рядок 10 — країни вказуються відповідно до назви, яку вони мали під час перебування в них працівника. У графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо:.

Рядок 11 — записується дата нагородження, назва державної нагороди.

Рядок 12 — запис повинен відповідати запису у військовому квитку.

Рядок 13 — вказується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), розлучена (-ий), а також прізвища, імена, по батькові, дата народження членів сім'ї, які проживають разом з працівником.

Рядок 14 — вказується поштовий індекс, найменування населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), вулиці, номер будинку, квартири, домашнього телефону. Потім записується серія та номер паспорта, найменування органу, який його видав, дата видачі.

Особовий листок підписується працівником і зазначається дата його заповнення.

23. Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською мовою ручкою кульковою або пером чорним, синім чи фіолетовим чорнилом.

Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, присвоєння рангів державних службовців тощо, нагороди, заохочення, звільнення (графа 2) виконується арабськими цифрами (число, місяць - двозначними).

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тиждневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки, про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення власник трудової книжки повинен ознайомитися під розписку в особовій картці.

Занесення відомостей про працівника

Відомості про працівника записуються на 1-й і 33-й сторінках (титульних аркушах) українською мовою.

Прізвище, ім'я, по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження указуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Занесення відомостей про роботу

Записи, які характеризують трудову діяльність працівника, вносяться до розділу «Відомості про роботу» в такому порядку:

а) у графі 3, як заголовок, пишеться повне найменування підприємства, установи, організації;

б) у графі 1, під заголовком, пишеться порядковий номер запису;

в) у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;

г) у графі 3 записується найменування структурного підрозділу, а також роботи, професії або посади відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Єдиній державній класифікації професій всіх категорій працівників на підставі міжнародних стандартів»;

ґ) у графі 4 зазначається номер і дата наказу (розпорядження).

До занесення відомостей про прийняття на роботу в разі необхідності у графі 3 окремим рядком (до найменування підприємства, установи, організації) з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів записуються такі відомості:

- про час служби у Збройних Силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

- про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) і про час перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі (коли трудова книжка видається під час прийняття на роботу після закінчення навчального закладу);

- про час навчання в професійних навчально-виховних та інших закладах, в навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

- про роботу як членів колгоспу — в тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

- про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, в тому числі за пристарілим, який досягнув 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

- про період одержання допомоги через безробіття (запис про одержання допомоги з безробіття заноситься до трудової книжки органом державної служби зайнятості населення);

- інші періоди, передбачені статтею 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення».

До розділу «Відомості про роботу» вносяться також записи:

- про переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації;

- про присвоєння нового кваліфікаційного розряду, рангу (для державних службовців), перейменування посади, встановлення другої та інших професій;

- про прийняття присяги державного службовця;

- про призначення бригадиром і звільнення від керівництва бригадою;

- про звільнення.

Записи про тимчасові переведення або переміщення на іншу роботу у разі простою, виробничої потреби, інших випадках, передбачених законодавством, до трудової книжки не заносяться.

У випадку, коли тимчасове переведення здійснюється на роботу, яка дає право на пільгове пенсійне забезпечення, за проханням працівника це фіксується у трудовій книжці.

У розділі «Відомості про роботу» робляться ще й такі записи:

- про відновлення в установленому порядку безперервного стажу роботи (для визначення допомоги з державного соціального страхування);

- про підсумування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу (в трудових книжках працівників, які зайняті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумування періодів сезонної роботи та збереження трудового стажу при поверненні в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви);

- про роботу осіб, які відбули виправні роботи без позбавлення волі (записи вносяться до трудової книжки після закінчення фактичного строку відбування покарання за довідками органів МВС України).

Занесення відомостей про нагородження

У розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України (відзнаками Президента України) в такому порядку:

у графі 3 -— записується повне найменування підприємства, установи, організації;

у графі 1 — зазначається порядковий номер запису;

у графі 2 — записується дата нагородження;

у графі 3 — записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою;

у графі 4 — зазначається підстава внесення запису з посиланням на дату і назву документа.

Занесення відомостей про заохочення

У розділ " Відомості про заохочення" вносяться такі відомості:

- про заохочення за успіхи у праці (відповідно до затверджених трудовим колективом правил внутрішнього трудового розпорядку та статуту про дисципліну);

- про інші заохочення, передбачені чинним законодавством;

- про відкриття, на які видано дипломи; винаходи та раціоналізаторські пропозиції.

Порядок внесення записів про заохочення той же, що й про нагороди.

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою оплати праці, та виплати, які мають постійний характер.

24. Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази щодо особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: " Щодо особового складу". Реквізити наказу такі;

1) назва підприємства або установи, що видає наказ;

2) назва виду документа;

3) назва місця видання наказу;

4) номер;

5) дата підписання;

6) короткий зміст наказу;

7) текст наказу;

8) підстава для складання;

9) підпис керівника підприємства (установи).

Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку слід із прізвища, ім'я та по батькові працівника. Далі зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

У наказі щодо групи питань їх викладають у такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу постійну роботу (на одному й тому самому підприємстві, в установі, організації); звільнення з роботи; надання відпусток; заохочення; стягнення.

Прізвища працівників у кожній групі питань треба подавати в алфавітному порядку.

Є певні вимоги й щодо викладу тексту наказу.

1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають: а) на яку посаду приймається працівник; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (постійна, тимчасова, за сумісництвом); г) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем); д) умови оплати праці.

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують: а)вид і мотивування переведення (у зв'язку з виробничою потребою, за станом здоров'я, вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу, для заміни відсутнього працівника); б) посаду (спеціальність, кваліфікацію); в) дату і термін переведення (постійно або тимчасово); г) умови оплати праці, пільги й компенсації, передбачені чинним законодавством.

3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальну кількість робочих днів; в) дату виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

4. У наказах про звільнення працівників вказують: а) дату звільнення; б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу всіх згаданих у ньому осіб, які розписуються в оригіналі.

Зразок наказу:

НАКАЗ

18.06.2007№209 Щодо особового складу

ПРИЗНАЧИТИ:

1. ГРИГОРЕНКО Наталію Юхимівну на посаду асистента кафедри органічної хімії з 01 липня 2007р., встановити посадовий оклад 420 гривень.

Підстава: заява Н. Ю. Григоренко з візами завідувача кафедри органічної хімії та декана природничо-географічного факультету.

НАДАТИ:

2. ОЛЕФІРЕНКУ Ігореві Миколайовичу, доценту кафедри психології, чергову відпустку з 01.07.2007 по 24.07.2007 на 24 календарні дні, за період роботи...

Підстава: графік відпусток і заява І. М. Олефіренка. ЗВІЛЬНИТИ:

3. КОВАЛЬЧУК Олену Василівну, лаборанта кафедри історії України, із посади з 01 липня 2007р. у зв 'язку з виходом на пенсію.

Підстава: заява О. В. Ковальчук. Ректор (підпис) Ф. М. Васильєв.

25. До довідково-інформаційних належать такі документи: службові листи, звіт, службові записки (доповідна та пояснювальна), адреса, телеграма, телефоно- і радіограма, анотація, рецензія, відгук, прес-реліз, стаття, тези, план, протокол, довідка, факс, висновок.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Класифікація листів

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

o листи-прохання;

o листи-звернення;

o листи-пропозиції;

o листи-запити;

o листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

o листи-попередження;

o листи-нагадування;

o листи-підтвердження;

o листи-відмови;

o супровідні листи;

o гарантійні листи;

o листи-повідомлення;

o листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити листа та їх оформлювання

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного герба України).

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07, 08.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту довідкові відомості про організацію (09).

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059

у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному. Наприклад:

Видавництво " Освіта" Коваленку С. М.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому.

Наприклад:

Директорові TOB " Медіа Про" Токарчуку К. П.

В адресі можна вказувати лише назву посади без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад: Генеральному директору Спільного українсько-російського підприємства " Каскад" Директорові Науково-методичного центру професійно-технічної освіти

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:

Начальникові Департаменту розвитку дошкільної

загальної середньої та позашкільної освіти

проф. Романенку В.П.

До реквізиту " адресат" може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Київський міжрегіональний інститут

удосконалення вчителів імені Б. Грінченка

Відділ кадрів

Васильченку Ф. К.

вул. П. Тичини, 17, м. Київ, 04132

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з " Кому", а потім указують " Куди".

10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить короткий виклад його основного змісту. Він має бути стислим, точно передавати зміст листа і відповідати на питання " про що? ", наприклад: Про постачання автомобілів.

Якщо в листі порушено кілька взаємопов'язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.

Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в установі - адресанті до направлення його до справи після виконання в установі. - адресаті.

Запам'ятайте!

Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лівого берега без відступу; максимальна довжина рядка -28 друкованих знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

12. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформлюють так: Додаток: на 2 арк. у 1 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк. у 1 прш. Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають

їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

13. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

Наприклад:

Директор школи (підпис) П. Г. Остапенко

Голова оргкомітету (підпис) Г. Р. Рижук

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:

Голова Акціонерного банку " Мрія" (підпис) С. Фесенко.

26. Основні (реквізити) листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб (для державних підприємств). Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації;

2. Логотип або емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації;

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині;

4. Код організації, установи чи підприємства;

5. код документа за ОКУД (якщо є);

6. найменування організації. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом. (Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку);

7. поштова та телеграфна адреса; 8. номер телефону; 9. номер факсу, телетайпа;

8. номер рахунку в банку; Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил.

9. дата; Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

10. індекс документа;

11. посилання на індекс та дату вхідного документа;

12. адресат; Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві.

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи.

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

13. заголовок до тексту; Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім'я та по батькові)!

Шановний пане/пані...!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім'я та по батькові)!

Високошановний пане...!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний директоре!

Високоповажний пане прокуроре!

Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися так:

Ваша Високодостойносте Пане Президенте!

Вельмишановний Пане Президенте!

Високоповажний Пане Президенте!

Пане Президенте!

Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:

Всечесніший Отче Павле!

Всесвітліший Отче!

Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

Блаженніший і дорогий Митрополите!

Високопреосвященний Владико Митрополите!

Ваша Святосте (до Патріарха)!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна