Раздел 2. Текстовые процессоры

Лекция 4 (2 часа).

Текстовые процессоры. Режимы отображения документов. Технология ввода текста. Редактирование и форматирование текста.

Текстовые процессоры.

Прикладные программы, предназначенные для обработки информации, представленной в текстовом виде, образуют класс программ, называемый текстовыми процессорами или текстовыми редакторами. Мы будем изучать работу в текстовом редакторе MS Word.

Окно текстового редактора содержит строку меню, может содержать несколько панелей инструментов, окно собственно текстового файла и строку состояния. Текстовый файл обычно называют документом. Отображение панелей инструментов в окне редактора осуществляется через меню «Вид\Панели инструментов».

Создание документа в текстовом редакторе состоит из двух этапов.

Первый этап – набор текста с обозначениями концов абзаца и расстановкой знаков препинания и табуляции.

Второй этап – форматирование текста, т.е. придание ему вида, соответствующего замыслу создания.

Режимы отображения документа.

В редакторе имеется четыре режима отображения документа в окне: обычный режим, режим электронного документа, режим разметки, режим структуры.

Обычный режим можно использовать для ввода текста, но он менее удобен, чем режим разметки, в котором документ отображается в виде отдельных страниц, и пользователь имеет полное представление о том, как будет выглядеть документ в напечатанном виде.

В режиме электронного документа слева от страницы появляется область, в которой отображаются все заголовки разделов, щелчок по которым приводит к перемещению в начало этого раздела. Этот режим удобен для быстрого поиска и перемещения по сложному документу.

При работе с большими документами в ряде случаев желательно скрыть текст и рассматривать только заголовки различных уровней. В этом случае следует переключиться в режим структуры.

Переключение между режимами можно осуществлять либо с помощью соответствующих кнопок в строке состояния, либо через меню Вид.

Технология ввода текста.

Для редактора весь текст состоит из абзацев, причём конец абзаца отмечается нажатием на клавишу «Enter». В таблице текст в каждой ячейке считается абзацем, даже если его ввод и не заканчивался нажатием на клавишу «Enter».

На клавиши «Enter», «Tab» и пробел никогда не нажимают подряд больше одного раза!

Слова, заключённые в скобки или кавычки, не отделяются от них пробелами. Запятая, точка, двоеточие, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки ставятся сразу после слова.

Некоторые символы при наборе текста не видны на экране, такие символы называются непечатаемые. Непечатаемые символы не печатаются при распечатке документа на принтере и не видны на экране, если не установлены флажки для их показа.

К непечатаемым символам относятся символ конца абзаца ¶, символ табуляции →, пробел, символ конца ячейки таблицы ¤ и символы привязки графических объектов к элементам страницы.

На панели инструментов «Стандартная» есть кнопка ¶, которая устанавливает флажок показа всех непечатаемых символов.

При необходимости удаления непечатаемого символа его сначала надо отобразить на экране, затем выделить и удалить.

Гиперссылка – ссылка на другой документ или на определённое место в другом или этом же документе. Гиперссылкой может быть любое слово или несколько слов, а также графический элемент документа. Щелчок по гиперссылке приведёт к открытию документа, на который указывает гиперссылка.

Чтобы создать гиперссылку, надо выделить фрагмент, который будет являться гиперссылкой и в меню «Вставка\Гиперссылка…» в строке «Связать с файлом» указать путь к документу, на который ссылается данная гиперссылка. Чтобы удалить гиперссылку надо щелкнуть по ней правой кнопкой и выбрать в меню команду «Гиперссылка\Изменить гиперссылку…». В появившемся окне слева внизу будет кнопка «Удалить ссылку».

Чтобы вставить в текст таблицу надо воспользоваться командой меню «Таблица\Добавить таблицу». В появившемся диалоговом окне надо указать количество строк и столбцов таблицы.

Чтобы вставить в текст рисунок надо выполнить команду «Вставка\Рисунок» и указать путь к файлу, содержащему рисунок.

Редактирование и форматирование текста.

Самой распространённой операцией при редактировании является выделение фрагмента текста. Универсальный способ выделения заключается в следующем. Если выделяемый фрагмент целиком виден на экране, то надо подвести указатель мыши к началу выделяемого фрагмента, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская её, подвести указатель мыши к концу выделяемого фрагмента. Если выделяемый фрагмент целиком не умещается на экране, то надо подвести указатель мыши к началу выделяемого фрагмента, щёлкнуть левой кнопкой, перейти к концу выделяемого фрагмента, нажать клавишу Shift и, не отпуская её, щелкнуть в конце выделяемого фрагмента.

Левое поле листа представляет собой так называемую область выделения, с помощью которой можно немного ускорить процесс выделения. Ниже в таблице перечислены способы выделения при помощи полосы выделения.

Параметры абзаца устанавливаются через меню «Формат\Абзац» или с помощью кнопок панели инструментов «Форматирование» для того абзаца, в котором находится курсор. Если в операции форматирования должны участвовать несколько абзацев их предварительно надо выделить.

Параметры шрифта устанавливаются только для выделенного фрагмента через меню «Формат\Шрифт» или с помощью кнопок панели инструментов «Форматирование».

Контрольные вопросы.

1. Какие программы относятся к классу текстовых процессоров?

2. В каком виде представляется информация, обрабатываемая текстовыми процессорами?

3. Перечислите основные элементы окна редактора Word?

4. Из каких этапов состоит создание текстового документа?

5. Охарактеризуйте режимы отображения документа в редакторе Word?

6. Каковы основные правила при наборе текста?

7. Что считается абзацем и каковы его параметры?

8. Как можно увидеть непечатаемые символы документа?

9. Как создаётся и удаляется гипертекстовая ссылка?

10. Как можно добавить в текст таблицу, рисунок?

11. Какие существуют способы выделения фрагмента документа?

12. Как скопировать или переместить фрагмент документа?

13. Что такое область выделения в документе и как ей пользоваться?

14. Как изменить параметры шрифта?

Лекция 5 (2 часа).

Ввод и редактирование формул. Создание, форматирование и редактирование таблиц.

Ввод и редактирование формул.

Ввод и редактирование формул осуществляется с помощью редактора формул, который можно вызвать через меню «Вставка/Объект/Microsoft Equation» или нажав кнопку «Редактор формул» в панели инструментов. Формула набирается в редакторе вся целиком.

После вызова редактора формул в документе появляется серая рамка, где будет набираться формула, и специальная панель

Специальная панель содержит групповые кнопки для ввода математических символов, шаблонов дробей, интегралов и т.д. Щелчок по какой-либо кнопке приводит к открытию набора возможных символов, а щелчок по выбранному символу приводит к его появлению в документе.

Ввод символов формулы осуществляется с клавиатуры, а если символ на клавиатуре отсутствует, то его ввод осуществляется из специальной панели.

Ввод математических символов, таких как символы отношений (), многоточия, надстрочные знаки (производная, вектор), различные стрелки, логические символы (И, ИЛИ), и букв греческого алфавита осуществляется щелчком по соответствующей кнопке специальной панели и выбора требуемого символа из открывшегося меню.

Если формула содержит дроби, радикалы, знаки суммирования, произведения, интегралы, матрицы, скобки, верхние или нижние индексы, то сначала в формулу вставляется соответствующий шаблон, а затем происходит наполнение шаблона конкретным содержанием. Шаблон вводится щелчком по соответствующей кнопке и выбором из открывшегося меню подходящего шаблона. Перемещение курсора из одной части шаблона в другую осуществляется нажатием на кнопку «Таб».

Если формула содержит парные скобки, то они и вставляются в формулу парой, для этого есть соответствующий шаблон.

Иногда при наборе формулы возникает необходимость сделать пробел, который, как известно, получается при нажатии на клавишу пробела. Чтобы клавиша пробела сработала, надо переключить редактор в тестовый режим. Это делается через меню «Стиль\текст». После того, как нужное количество пробелов вставлено, надо вернуться в математический режим через меню «Стиль\математический».

Чтобы вернуться в основной документ после окончания набора формулы необходимо сделать щелчок мышью за пределами рамки для ввода формулы.

Если в тексте имеется уже набранная формула и ее надо изменить, то для вызова редактора формул надо сделать на этой формуле двойной щелчок.

Если формула выглядит, например, так

то после ввода фигурной скобки надо вставить шаблон матрицы размерности 2х2 или 2х3.

Создание, форматирование и редактирование таблиц.

Чтобы вставить таблицу в документ надо выполнить команду «Таблица\Вставить\Таблица». В диалоговом окне надо указать количество строк и столбцов таблицы, оставив остальные параметры по умолчанию.

После того, как таблица появится в документе, возможно потребуется изменить ширину отдельных столбцов и изменить структуру таблицы. Ширина столбцов изменяется перетаскиванием мышкой вертикальной границы между столбцами, а структура таблицы изменяется объединением соседних ячеек в одну ячейку или разбиением одной ячейки на несколько других. Чтобы объединить ячейки их надо сначала выделить, а затем выполнить команду «Таблица\Объединить» ячейки. Чтобы разбить ячейку надо выполнить команду «Таблица\Разбить» ячейку, указав на сколько столбцов и строк произвести разбиение.

Чтобы удалить строку или столбец из таблицы, надо их выделить и выполнить команду «Таблица\Удалить».

Чтобы вставить новую строку или столбец в таблицу, надо выделить строку или столбец после которых необходимо вставить и выполнить команду «Таблица\Вставить».

Текст в ячейках таблицы форматируется обычным способом. Текст в каждой ячейке считается абзацем, поэтому, если ячейка содержит один абзац, нажимать на клавишу Enter в конце абзаца нет необходимости. Чтобы изменить направление текста внутри ячейки надо выполнить команду «Формат\Направление текста».

Чтобы выделить одну ячейку, надо щелкнуть мышкой по её левой границе. Строки ячейки выделяются аналогично строкам текста с помощью полосы выделения. Чтобы выделить столбец, надо подвести указатель мыши над столбцом, и когда он примет вид вертикальной стрелки, направленной вниз, щелкнуть мышкой.

Если таблица располагается на нескольких листах, то можно сделать так, чтобы заголовок таблицы повторялся на каждом листе. Для этого надо выполнить команду «Таблица\Заголовки».

Если необходимо изменить стиль границ таблицы, то надо выполнить команду «Формат\Границы» и заливка, предварительно выделив ячейки, у которых надо изменить стиль границы.

Чтобы отсортировать таблицу по одному или нескольким столбцам, надо их выделить и выполнить команду «Таблица\Сортировка».

Ячейка таблицы может содержать формулу, по которой будет произведено вычисление над данными таблицы. Для ввода формулы надо поместить курсор в ячейку, в которой должна быть формула, и выполнить команду «Таблица\Формула». Появится диалоговое окно, в котором в верхней части будет предложена некоторая формула. Если она устраивает, то можно щёлкать по кнопке ОК, в противном случае её надо отредактировать. Например, формула SUM(ABOVE) производит суммирование значений, находящихся в данном столбце в ячейках выше той, в которой находится формула (на это указывает аргумент ABOVE). Соответственно, аргумент LEFT указывает на ячейки, находящиеся слева, а аргумент RIGHT – на ячейки, находящиеся справа от ячейки, где находится формула. Список встроенных функций открывается в поле «Вставить функцию».

Контрольные вопросы.

1. С помощью какого инструмента осуществляется набор математических формул?

2. Как вызвать редактор формул через меню?

3. Поясните принцип работы со специальной панелью редактора формул?

4. Как вводятся дроби, радикалы, знаки суммирования, произведения, интегралы, матрицы, скобки, верхние или нижние индексы?

5. Чем отличаются текстовый и математический стили редактора формул?

6. Каким образом осуществляется редактирование уже существующей в документе формулы?

7. Как вставить в документ таблицу?

8. Каким образом можно выделить одну ячейку, столбец или строку?

9. Как можно изменить ширину столбцов и высоту ячеек таблицы?

10. Каким образом можно объединить ячейки или разбить ячейку на несколько ячеек?

11. Как добавить или удалить ячейки таблицы?

12. Как обеспечить повторение заголовка таблицы на каждом листе, если таблица не умещается на одном листе?

13. Как осуществить вычисления в таблице?

Лекция 6 (2 часа).

Создание и работа со списками. Средства ускорения ввода текста. Средства автоматизации разработки документов. Шаблоны. Создание макросов.

Создание и работа со списками.

Под списком понимают последовательность строк, в которых содержаться данные одного типа. Списки облегчают чтение и понимание текста.

Различают маркированные списки и нумерованные. Каждый пункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер. В маркированных списках перечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом.

В нумерованном списке перед каждым абзацем стоит цифра. Если добавить или удалить пункт в такой список, то нумерация всех последующих пунктов изменится автоматически.

Создание маркированного или нумерованного списка выполняют следующим образом:

· курсор устанавливают на то место, откуда будет начинаться список;

· выполняют команду «Формат\Список»;

· в диалоговом окне выбирают закладку «Маркированный» или «Нумерованный», выбирают тип маркера или формат номера и щелкают по кнопке ОК.

· Вводят список.

· Когда будет введёна последняя строка списка, необходимо щелкнуть по кнопке «Маркеры» или «Нумерация» в панели инструментов «Форматирование», чтобы закончить работу со списком.

Если в тексте уже имеется последовательность абзацев, которую надо оформить списком, то их надо выделить и щелкнуть по кнопке «Маркеры» или «Нумерация» в панели инструментов «Форматирование».

Word позволяет создавать многоуровневые списки, содержащие до девяти уровней маркированных и нумерованных списков. Создать многоуровневый список можно следующим способом.

Выделить абзацы, которые должны составлять многоуровневый список. Выполнить команду «Формат\Список», перейти на закладку «Многоуровневый», выбрать нужный формат списка и щелкнуть по кнопке ОК. Выделять абзацы, отступ которых будет изменён, и щелкать по кнопке «Уменьшить отступ» или «Увеличить отступ» в панели инструментов «Форматирование».