Обработка информации в списках: сортировка строк и столбцов, создание пользовательского порядка сортировки, использование автофильтра для поиска записей.

Списком называется таблица с данными, разделенная на столб­цы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базy данных. Со списком можно выполнять следующие процедуры:

• Использовать список ячеек в качестве базы данных.

• Сортировать записи по одному или нескольким полям.

• Найти важные записи с помощью фильтров.

• Создавать сводные таблицы.

Создание списка в Excel происходит следующим образом:

1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге.

2. Создать заголовки для каждого поля в списке, затем выров­нять и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в со­ответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных и да­ты), изменение выражения и т.д.

4. Ввести новые записи (т.е. данные) под заголовками. При этом нужно соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаи­мосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым, но не более 65 536 записей.

5. Сохранить книгу.

Для облегчения обработки данных в списке, имеется команда Данные – Форма, предназначенная для добавления, удаления и поиска записей.

При вводе данных в список желательно контролировать тип вводимой информации и свести к минимуму ошибку при вводе. Средство проверки ввода – команда Данные – Проверка – вкл. Параметры. В области Условия проверки выбрать формат значений выделенных ячеек и в дополнительных текстовых полях ввести дополнительные ограничения. При этом можно задать Сообщение для ввода и Сообщение при ошибке.

Сортировка строк и столбцов.

После того, как записи будут организованы в список, можно вос­пользоваться командами меню Данные для перестановки и анализа данных. Команда Сортировка позволяет переставлять записи в дру­гом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем порядке.

Порядок:

1.Выделить ячейку в списке, кот. надо сортировать.

2. Данные/Сортировка.

3.Вокне диалога Сортировка диапазона указать или установить а)заголовок столбца, по кот. производится сортировка, б)тип сортировки.

4. ОК

5.При сортировке по нескольким столбцам надо указать: а) поле для первичной сортировки, б)поле вторичной сортировки, в) выбрать столбец для сортировки в последнюю очередь.

Отмена сортировки осуществляется сразу же после ее проведения командами Правка/Отменить/Сортировка.