Что исправить в положении о командировках

Командировочные удостоверения отменили — как теперь оформлять служебные поездки

Лина Ставицкая
эксперт журнала «Главбух»

1 Переделайте положение о командировках Надо убрать упоминание командировочного удостоверения и служебного задания. И добавить другую оговорку. Образец 2 Утвердите бланк решения работодателя Его можно оформить в виде приказа. Образец 3 Определяйте срок поездки по билетам Билеты работник должен приложить к авансовому отчету. А если потерял? 4 Сделайте шаблон служебной записки Она иногда тоже обязательна, чтобы подтвердить срок командировки. Образец 5 Заполняйте журнал учета по-старому Что писать вместо номера и даты удостоверения. Еще один образец

документаотменены с 8 января: командировочное удостоверение и служебное задание

С 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам. А иногда потребуются еще служебная записка, путевые листы, квитанции, счета и чеки на бензин (п. 3, 7, 19, 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).

Мы подготовили образцы всех документов, которые теперь требуются для верного оформления командировки и подтверждения расходов. В комплект входят: положение о командировках, приказ, служебная записка, журнал учета командированных сотрудников и авансовый отчет. С переоформлением всех бумаг стоит поторопиться, чтобы избежать доначислений по налогам и взносам.

Что исправить в положении о командировках

Первым делом надо переделать утвержденное в компании положение о командировках с учетом поправок, внесенных в постановление № 749. Новое положение надо датировать 8 января, то есть поставить в нем дату, с которой действуют новые правила документального оформления командировок. Готовые формулировки для обновленного положения о командировках можно взять из нашего образца.

•

Актуализировать названия первички. Из положения надо исключить упоминание таких документов, как командировочное удостоверение и служебное задание. Отныне они не предусмотрены законодательством. А значит, составлять их бессмысленно.

Если компания будет и после 8 января оформлять эти документы, ей за это ничего не будет. Но использовать их можно лишь для внутренних целей. Срок поездки теперь подтверждают только проездные документы. Если эти документы отсутствуют, то наличие командировочного удостоверения ситуацию уже не спасет. И налоговики наверняка снимут налоговые расходы, доначислят НДФЛ и взносы.

Конечно, можно сослаться на то, что налоговые расходы подтверждает не только первичка, составленная в соответствии с законодательством РФ, но и косвенные доказательства (ст. 252 НК РФ). В качестве одного из них может выступать как раз командировочное удостоверение. Но убедит ли такой аргумент специалистов УФНС и судей, сейчас сказать сложно.

Если в положении о командировках упоминается распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку, то можно заменить слово «распоряжение» на слово «решение». Именно такая формулировка теперь есть в постановлении № 749. Впрочем, в Трудовом кодексе РФ по-прежнему речь идет о распоряжении (ст. 166 ТК РФ). А по сути речь идет о приказе на командировку. Поэтому чиновники разрешают называть этот распорядительный документ как угодно — распоряжение, решение, приказ (см. комментарий чиновника ниже). Форму приказа о направлении в командировку стоит оформить в виде приложения к положению.

	Иван ШКЛОВЕЦ,	заместитель руководителя Роструда
Разъясняет Роструд Решение о командировке можно оформить в виде приказа В новой редакции постановления № 749 используется формулировка «по решению работодателя», а в Трудовом кодексе РФ осталось распоряжение (ст. 166 ТК РФ). Но противоречия здесь нет. По смыслу и то и другое — это приказ о направлении в командировку. Это самая удобная и привычная форма. Конечно, компания вправе самостоятельно разработать и использовать другой бланк, который можно так и назвать — распоряжение. Такую форму документа должен утвердить руководитель.

Разработать правила документооборота для поездок на личном транспорте. В положении о командировках стоит отдельно прописать порядок возмещения расходов на случай поездки работника на личной машине или мотоцикле. По новым правилам вместо командировочного удостоверения работник в такой ситуации должен приложить к авансовому отчету служебную записку. Именно по ней определяется срок, в течение которого сотрудник находился в командировке. Вместе с запиской сотрудники сдают в бухгалтерию путевые листы, чеки на топливо и т. д. (п. 7 постановления № 749).

Форму служебной записки, как и приказ, можно оформить в виде приложения к положению о командировках. Можно разработать ее самостоятельно или взять наш образец (см. далее в этой статье).