Электронная почта

За очень короткое время электронная почта превратилась из перспективы бизнеса в проблему бизнеса. О проблемах, связанных с электронной почтой, написано больше, чем о проблемах, связанных с любым другим инструментом ведения бизнеса. Большинство публикаций касалось злоупотреблений и неправильного пользования ею. При работе на РМНП нам часто приходится тратить лишнее время из-за дурных привычек наших коллег, связанных с пользованием электронной почтой. Ее правильное использование описано в третьей главе. Для клиентов, использующих РМНП, должны оказаться весьма полезными следующие дополнительные рекомендации.

• Сообщения. Отвечайте на сообщения в течение суток или договоритесь с участниками рабочего процесса о расписании сеансов связи.

• Папки категории. Создавайте их по необходимости и обеспечьте регулярное обслуживание.

• Область действия. При работе с электронной почтой эффективнее использовать только один экран (без его прокрутки), например окно для входящих писем.

• Сообщения из офиса. Используйте их для передачи информации, на основе которой участники рабочего процесса могут принимать деловые решения.

• Устаревшие сообщения. Удаляйте их из вашего почтового ящика для входящих сообщений, из ящика отправленной почты и из всех папок.

• Правильное выделение абзацев и соблюдение грамматических правил. Это необходимо, чтобы абоненты легко понимали ваши сообщения.

• Присоединенные файлы. Они должны использоваться только как добавление, а не как основное сообщение.

• Одна тема на одно сообщение. Это ограничение ускоряет ответное сообщение и повышает качество ответа.

• Дл я сведения. Посылка таких информационных материалов всегда должна быть обоснованной.

• Списки рассылки. Ведите свои текущие списки и используйте их по назначению.

• Выражение благодарности и подтверждение согласия. Воздержитесь от пересылки таких сообщений. Отвечайте только в случае невыполнения ваших запросов или несогласия.

• Carpe diem [4]. Используйте каждый день, а еще лучше момент, и делайте это сейчас же!

Я рассматриваю этот перечень как подлежащий дальнейшей доработке и уверен, что в него многое можно добавить. Если вы обратитесь к Web-сайту Института технологии бизнеса (www. ibt-pep. com), то в разделе, посвященном РМНП, найдете область для ваших дополнений и замечаний. Я очень внимательно отнесусь к вашим советам по повышению эффективности электронной почты и буду заносить их в наш Web-сайт, чтобы другие могли использовать ваш опыт.