Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем РМНП

Ясно, что работа в офисе, использующем РМНП, это не то же самое, что работа во времена пресловутого Дилберта. Мы быстро осознаем все, что происходит вокруг нас. Множество взаимосвязанных внешних обстоятельств понуждает нас менять наши правила поведения. В числе значимых проблем я хотел бы отметить следующие.

1. Питание. Звуки и запахи отвлекают и мешают работать. Для обеда или закуски существуют кафе или другие общественные места. Кроме того, нет ничего плохого в том, что мы делаем перерыв в работе и обедаем.

2. Люди, которые ведут себя шумно. Если в офисе, в котором используются РМНП, вы спросите через всю комнату: «Как тебе понравилась вчерашняя игра?» — вас услышит каждый. Приватные беседы лучше проводить в обозначенных табличкой «Свободно» комнатах для переговоров, обычно расположенных вокруг помещений, в которых находятся рабочие места. Если окружающие мешают работать, вы и другие участники рабочего процесса Сделайте это сейчас же должны объяснить это крикунам. Они неплохие люди. Просто они не ведают, что творят.

3. Перерывы. Обычно РМНП находятся в помещениях, доступ к которым всегда открыт. Нужно понимать, что праздно вертеться около человека, сидящего за клавиатурой и готовящего предложения для клиента, значит мешать ему. Большинство перерывов в работе можно отложить до подходящего времени, предусмотренного принятым распорядком дня. Коллективная работа требует умения полностью использовать РМНП.

4. Телефоны с громкой связью. Телефон с громкой связью по вполне понятным причинам создает проблемы в открытом пространстве офиса, использующего РМНП. Такой телефон лучше устанавливать в закрытых помещениях для переговоров и использовать, если есть необходимость освободить руки или обеспечить участие в беседе нескольких человек.

5. Соблюдение новых правил. Использование РМНП часто требует изменить методы работы. Перечень согласованных правил работы, связанных с совместным использованием РМНП, должен быть помещен на видных местах в разных помещениях офиса.

Мы считаем, что для окончательного установления рабочего режима в офисе, перешедшем к использованию РМНП, нужно около шести месяцев.

6. Пребывание в рабочих помещениях гостиничного типа. Если ваш офис, использующий РМНП, располагается в гостинице, очень важно ваше пребывание на своем, выделенном вам месте в рабочее время. В этом случае вы будете на хорошем счету у сервисных служб, которые, обычно используя электронные средства, резервируют для вас помещение, направляют к вам посетителей и телефонные звонки. Если вас нет на месте, вас не застанут посетители и до вас вовремя не дойдет информация. Разумеется, если вы займете не свое место, это создаст сильные помехи тому, для кого оно предназначено. Как и в любой системе заказов, чем раньше вы сделаете свой заказ, тем больше у вас шансов получить помещение, которое вам подходит.

7. Возврат радиотелефонов и прочего оборудования в центральный офис. Источники питания радиотелефонов имеют ограниченный срок службы. Если вы покидаете офис, вам приходится время от времени возвращать ваши радиотелефоны для подзарядки. В некоторых случаях возвращение радиотелефонов в центральный офис нужно для восстановления скорости воспроизведения звукозаписи.

Разумеется, все устройства коллективного пользования в конце концов должны быть возвращены в центральный офис, чтобы их при необходимости могли получить другие сотрудники.

8. Специальные принадлежности, необходимые для рабочих пунктов, расположенных в гостинице. На РМНП, расположенных в гостинице, можно хранить ограниченное количество бумаги, ручек, скрепок и прочих принадлежностей. Если нужных вам принадлежностей нет на ваших рабочих местах, я предлагаю использовать подобранные по размеру раздвижные подвесные папки в ящиках для хранения бумаг и туда же поместить необходимые канцелярские принадлежности, чтобы облегчить себе доступ к ним, когда вы оказываетесь в офисе.

9. Таблички с надписью «Не беспокоить». Мне часто говорили, что в рабочих пунктах, в которых расположены РМНП, иногда вывешиваются таблички с надписью «Не беспокоить», но на них никто не обращает внимания.

Вряд ли на такие таблички когда-нибудь будут обращать внимание. Дело в том, что надпись «Не беспокоить» не содержит достаточной информации. Из нее не ясно, можно ли прервать ваши занятия или нет.

Представьте себе, что ваша сотрудница должна ответить на вопрос клиента, встреча с которым назначена на 14 часов, и вы единственный, кто может дать ответ на этот вопрос. Сейчас 9 часов 30 минут, а вы вывесили табличку с надписью «Прошу не беспокоить до 10 часов». Вероятнее всего, ваша коллега решит, что она может подождать и задать вам вопрос после 10 часов. С другой стороны, если вы вывесили табличку с надписью «Прошу не беспокоить до 15 часов», вероятнее всего, она примет решение помешать вам и задать вопрос раньше.

Таблички с надписью, содержащей просьбу не беспокоить с указанием времени, в течение которого вы хотели бы, чтобы вам не мешали, предоставляют людям больше информации для принятия правильного решения и сократят, хотя и не исключат, нежелательные перерывы в вашей работе.