Изменение условий работы в офисе

Почему именно сейчас?

По крайней мере с 1970-х гг., а возможно, и много раньше, в мире бизнеса стали искать подходящую альтернативу тому, что в результате развилось в «ячейки Дилберта»[2]. Наши клиенты жаловались, что годами, даже когда в офисе находилось небольшое число сотрудников, им приходилось нести фиксированные накладные расходы независимо от практических результатов pat боты. Клиенты также выказывали озабоченность тем, что в условиях традиционного офиса у служащих часто вырабатывались закостеневшие привычки из-за того, что они постоянно общались и сотрудничали с одним и тем же ограниченным кругом коллег.

Сейчас в бизнесе все шире используются, совершенствуются и приспосабливаются альтернативные офисы. Почему это происходит именно теперь, в конце двадцатого века? Ответ один — технологии.

Развитие высоких технологий принесло нам портативные компьютеры, сотовые телефоны, пейджеры, радиотелефоны, электронную почту, голосовую почту, Интернет, интранет, сканеры и пр. Каждое из этих технических средств сыграло свою роль в преобразовании культуры офиса или «экологии рабочего места», как назвал это д-р Франклин Бекер из Корнеллского университета в своей и Фрица Стила основополагающей для этой темы книге «Workplace by Design: Mapping the High-Performance Workscape» («Модель рабочего места: топография высокопроизводительного рабочего пространства») (Jossey-Bass, 1995).

В 1970-х гг. компьютеры приходилось размещать в специальных помещениях солидных размеров, где поддерживалась определенная температура и влажность воздуха. Прошло всего двадцать лет, и современные портативные электронные средства позволяют нам сохранять и находить информацию (при условии ее правильного введения и эффективной организации работы) в любом месте, где бы мы ни находились, и в любой момент.

Сотовые телефоны (беспроводная технология) обеспечивают нас связью, где бы мы ни были и что бы ни делали. В этом естьсвои плюсы и минусы. Минус — это то, что даже во время обеда в ресторане вам могут досаждать телефонные звонки (см. рис. 8. 1). С другой стороны, возможность связаться с клиентом из своего автомобиля, из аэропорта или даже во время пробежки — это большой плюс. Ныне можно заниматься бизнесом, не заходя¹ в офис. Сотовый телефон в большей степени, чем любое другое приспособление, позволяет утверждать, что «офис там, где вы, а не там, где вывеска с названием фирмы».

Использование беспроводного телефона в офисном пространстве нового поколения обеспечивает постоянную связь между всеми служащими офиса в любое время. В отличие от традиционного стационарного телефона, установленного в определенном месте, радиотелефоном можно пользоваться, перемещаясь в офисном пространстве и не будучи привязанным к одному месту. И снова получается, что «офис там, где вы».

Подсоединение сотового или радиотелефона к голосовой почте значительно уменьшает необходимость фиксированных рабочих мест для служащих. Вспомните об Интернете и интранете вкупе с электронной почтой, и станет еще более очевидно, на сколько технический прогресс изменил облик офиса в 1990-х гг., сыграв решающую, историческую роль в переходе к РМНП. Благодаря современным техническим средствам, мы можем находиться там, где нам нужно или где мы хотим, и все же участвовать в работе. И опять «офис там, где вы».

Что представляет собой РМНП?

Хотя изменения происходят постоянно, скорость этих изменений, связанных с появлением новых типов оборудования, появляющихся за счет внедрения новых технологий, постоянно возрастает, и вдогонку нарождаются разные новые понятия. В Соединенных Штатах эти новые условия конторской работы чаще всего называют альтернативным офисом (АО). В Европе используется термин «гибкий офис».

Корпорации тоже придумывают разные названия, например, в Hewlett-Packard пользуются термином «рабочее место нового поколения» (РМНП), а в Ernst & Young используют термин «рабочее место будущего». Кроме того, получили распространение термины «виртуальный офис», «гостиничный офис», «мобильный офис».

Мы предпочитаем рассматривать эту эволюцию оборудования рабочего места, связывая ее с понятием поколения, и поэтому выбрали термин «рабочее место нового поколения» (РМНП) как наиболее точно, с нашей точки зрения, описывающий различные этапы эволюции технологии. За предоставление возможности пользоваться этим термином мы приносим благодарность компании Hewlett-Packard. Независимо от того, какое название получит широкое распространение, нет никаких сомнений в том, что мы имеем дело с постоянным прогрессом в формировании рабочего пространства.

Пространство РМНП можно разделить на пять видов: свободное рабочее пространство, рабочее пространство гостиничного типа, коллективное рабочее пространство, временное рабочее пространство и домашний офис. Чтобы решить, какой из них или какую комбинацию лучше всего применить в определенной организации, необходимо провести тщательный анализ и внутреннюю и внешнюю экспертизу.

1. Понятие свободного рабочего пространства появилось раньше других. Его не нужно резервировать заранее, однако оно должно быть оснащено основным стандартным оборудованием и материалами. В частности, необходимо предусмотреть наличие копировальной техники и почты. Средствам связи и компьютерным системам должно быть уделено особое внимание.

2. Рабочее пространство гостиничного типа предполагает предварительное резервирование помещения вне офиса. Командированные сотрудники могут зарезервировать помещение определенного типа на определенное время. Как правило, на тип помещения и время, в течение которого оно может быть занято, налагаются ограничения, связанные с рабочими функциями.

3. Рабочее пространство коллективного пользования — это помещение офисного типа, которое предназначено для коллективного использования в ходе выполнения определенной работы. Обычно для долгосрочного и краткосрочного использования необходимы разные рабочие пространства коллективного пользования. Часть такого типа пространства может быть предварительно заказана для решения определенных задач, другая часть может использоваться для разных непредвиденных мероприятий, j

4. Рабочее пространство краткосрочного пользования предназначено для мобильного персонала, который, как правило, использует его периодически в течение коротких промежутков времени. Обычно это небольшое по размерам помещение, но оно оснащено необходимым минимумом оборудования, доступно и его не нужно заказывать предварительно.

5. Домашний офис используется при постоянной или периодической работе персонала на дому. Опыт показывает, что оно одинаково успешно применяется и в больших, и в малых фирмах.

Мы участвуем в семинарах, посвященных домашним офисам, с 1989 г. Несмотря на то, что развитие технологии внесло значительные изменения в их работу, в частности, общепринятым средством связи стала электронная почта, основные условия, необходимые для обеспечения эффективной работы в этих офисах, мало изменились.

Домашние офисы по назначению можно разделить на три основных типа:

Малый домашний бизнес (простейший тип)

• Как правило, малое число служащих.

• Вся информация и процесс принятия решений сосредоточены в одном источнике.

Частная практика (сложнее)

• Консультанты, независимые маклеры, разного рода служащие.

• Одновременная работа с несколькими клиентами.

• Информация собирается из многочисленных источников.

• Домашний офис используется как исходный пункт для рабочих поездок.

Служащие компаний (самый сложный тип)

• Менеджеры, руководители, штатные консультанты, торговые агенты.

• Связь с большими группами людей.

• Постоянный обмен большими количествами информации со многими людьми.

• Много разных источников информации.

• Сильная потребность в связи с другими людьми.

Все три типа домашних офисов характеризуются двумя общими признаками, которые должны увязываться с обеспечением эффективности их работы.

1. Свободный режим работы. В этом есть и положительные, и отрицательные стороны. К положительным сторонам относится отсутствие необходимости соответствующим образом одеваться, делать макияж или бриться, тратить время на дорогу в офис. Никто ведь не может видеть, как вы выглядите в своем домашнем офисе, если вы не пользуетесь видеосвязью. Для того, кто работает в условиях домашнего офиса, и для того, на кого он работает, важен результат, а не время, посвященное работе. Но, с другой стороны, в домашних условиях работа легко может затянуться надолго.

Поскольку я и большинство моих коллег работаем в условиях домашнего офиса, я берусь утверждать по собственному опыту, что, как правило, большинство надомников работает слишком много. При этом работа и руководства, и рядовых сотрудников оценивается по результатам, а не по числу рабочих часов.

Когда человек, работающий в условиях домашнего офиса, может посвятить пару часов игре в футбол со своим ребенком, это сильно облегчает его жизнь, что, в свою очередь, может принести пользу организации. Играйте в футбол в свое удовольствие! Однако установите себе регулярные рабочие часы таким образом, чтобы прекращать работу вовремя. Я так и делаю и убежден, что, применяя принципы программы ОПД и планируя свою работу так, как описано в третьей и четвертой главах этой книги, и другие надомники тоже могут рационально распределить свое время.

2. Осознание решающей роли систем организации взаимодействия с офисом компании и управления информацией. Если вы являетесь сотрудником компании, работающим на дому, и находитесь в часе езды от офиса компании, вы не можете позволить себе оказаться без информации, необходимой для завершения работы. Управление и манипулирование бумажной и электронной информацией имеют решающее значение для обеспечения эффективности вашей работы. Хотя возможность передачи и получения информации через Интернет стала привычной реальностью, вам все же нелегко получить помощь в процессе ее поиска. Велика вероятность того, что люди, которые могли бы вам помочь, также находятся в своих домашних офисах или в офисе компании и не могут оказать вам непосредственную помощь. Поэтому очень важно выбрать время, чтобы спланировать свои работы, установить их очередность и предусмотреть свои будущие потребности.