Форматування документа

Існує два різних способи форматування текстів у Word – пряме форматування виділених фрагментів тексту і стильове форматування. Ці способи не виключають, а доповнюють один одного. Вибір способу залежить від користувача. Досвідчений користувач, як правило, спочатку форматує текст документа, використовуючи стилі, а потім, якщо необхідно, змінює форматування деяких фрагментів шляхом їх виділення та призначення нових параметрів.

Пряме форматування. При прямому форматуванні операції дійсні для виділених фрагментів. Якщо текст не виділений, то нові параметри будуть діяти, починаючи з поточної позиції курсора введення.

Розрізняють три основні операції форматування:

форматування символів,

форматування абзаців,

форматування сторінок.

Форматування символів здійснюється командою Формат – Шрифт. При цьому на екрані з’являється вікно діалогу Шрифт, в якому можна встановити такі параметри:

· Шрифт вибирається із списку шрифтів;

· Начертание можна вибрати звичайний стиль, курсив, напівжирний і напівжирний з курсивом;

· Размер – одиниця виміру розміру шрифта – пункт (скорочено пт). У пунктах і піках вимірюється розмір програми, товщина ліній та інші характеристики шрифтів. Одна піка дорівнює 12 пт, один дюйм дорівнює 6 пікам або 72 пт;

· Подчеркивание – вибір різних варіантів підкреслювання;

· Цвет – кольори символів;

· Эффекты – верхній, нижній індекс, перекреслений.

Ряд параметрів можна встановити за допомогою кнопок панелі Форматирование.

Для полегшення процесу форматування можна користуватися копіюванням форматів. Для цього треба двічі клацнути по піктограмі Копировать формат. Переміщуючи мишу і натискуючи ліву клавішу по тексту, можна форматувати ці фрагменти. Для виходу з цього режиму треба натиснути клавішу [Esc].

Форматування абзаців. Зовнішній вигляд документа залежить від форматування окремих абзаців. Абзац у Word – це частина документа, після якої розміщується маркер абзаца. Маркер абзаца – це символ, який означає кінець абзаца і утримує інформацію про форматування абзаца.

Процес форматування абзаца містить у собі:

· вирівнювання тексту;

· встановлення розміру відступів абзаца;

· встановлення відстані між рядками і абзацами;

· автоматичний перенос / відміна автоматичного переносу;

· встановлення зв’язків між абзацами.

Для форматування абзаца використовують команду Формат – Абзац, яка відкриває вікно діалогу Абзац з вкладкою Отступы и интервалы.

По замовчанню Word вирівнює абзаци ліворуч. За допомогою опції Выравнивание можна встановити вирівнювання праворуч, центрування або по ширині.

Опція Отступ дозволяє встановити відступи зліва і справа виділеного абзаца, а також окремо лівий відступ першого рядка абзаца.

Для встановлення відступів можна використовувати і горизонтальну лінійку. На ній є маркери відступу ліворуч (нижній лівий), відступу праворуч (нижній правий) і відступу першого рядка абзаца (верхній лівий). У разі зміни положення цих маркерів за допомогою миші виділений абзац буде автоматично переформатовуватися.

Відстань між рядками встановлює параметр Интервал междустрочный вікна діалогу Абзац, а між абзацами – Интервал перед та Интервал после.

Параметр Уровень призначений для форматування системи заголовків, підзаголовків і основного тексту документа.

Щоб створити рамку навколо абзаца і заповнити її візерунком, можна скористатися панеллю інструментів Обрамление.

Декілька послідовних абзаців можна об’явити списком – переліком.

Існує два види списків:

· маркірований список – кожний абзац у списку позначається певним символом-маркером;

· нумерований список – кожний абзац у списку автоматично нумерується.

Для створення маркірованого або нумерованого списку треба виділити елементи списку, вибрати команду Формат – Список і в діалоговому вікні Список на вкладці Маркированный або Нумерованный вибрати потрібне вікно.

Кнопкою Изменить можна підібрати власний маркер, а також змінити відстань між маркером і текстом.

Форматування сторінок. При введенні та друкуванні тексту Word використовує встановлені по замовчанню розміри поля сторінки. Замінити ці параметри можна за допомогою команди Файл – Параметры страницы.

Стильове форматування – це призначення спеціальних стилів для абзаців і символів. Воно зручне при створенні великих документів, бо краще один раз підібрати всі параметри і зберегти їх значення, а потім просто вибирати готовий стиль.

Стилем називається група параметрів, яка має унікальне ім’я. Стиль форматування може мати безліч різних параметрів абзаців і символів. Він зберігається разом з документом або його шаблоном.

Для вибору стилю слід розкрити список стилів панелі інструментів Форматирование і вибрати потрібний. По замовчанню на цій панелі є імена тільки тих стилів, які використовуються в цьому документі.

Щоб переглянути увесь список стилів, необхідно натиснути клавішу [Shift] при відкритті списку Стиль.

Стилі можна змінювати, створювати нові, копіювати, вилучати, перейменовувати, призначати їх виділеним фрагментам тексту. Все це можна робити за допомогою команди Формат – Стиль у діалоговому вікні Стиль.

Можна створити новий стиль більш простим способом:

· присвоїти абзацу всі необхідні параметри форматування;

· виділити його;

· клацнути на полі Стиль панелі інструментів;

· вилучити ім’я поточного стилю і ввести нове;

· натиснути клавішу [Enter].

Будь-який стиль, який є у списку, можна змінити. Для цього треба виділити абзац, відформатований відповідно до змін, відкрити список стилів, вибрати назву змінюваного стилю і натиснути клавішу [Enter], а потім кнопку [Ok].

Є інший спосіб зміни стилю - за допомогою команди Формат-Стиль. Коли на екрані з’явиться вікно Стиль (рис. 1.19), слід вибрати той стиль, який буде змінюватись і натиснути кнопку Изменить... У новому вікні Изменение стиля (рис. 1.20), натискуючи кнопку Формат і послідовно вибираючи пункти Шрифт.., Абзац..., Табуляция... і т. ін. у стандартних вікнах, слід настроїти параметри. Закінчити зміну стилю треба кнопкою Применить.

Якщо є бажання застосувати цей стиль для створення нових документів, треба установити прапорець у поле Добавить в шаблон.

Якщо виконано неправильну команду або є відчуття, що процес редагування пішов не в той бік, то слід повернутися на один або кілька кроків назад за допомогою кнопки Отменить. Кнопка Вернуть допомагає відмінити відміну. Для цього існують також команди у меню Правка.

4. Елементи професійної роботи

Форматування одного або кількох абзаців розташованих підряд (їх треба спочатку виділити), зручно проводити з використанням верхньої лінійки з розташованими на ній бігунками, які регулюють:

· розмір відступу;

· відступ зліва;

· відступ справа;

· перший рядок.

Щоб змінити один з цих параметрів абзаца (якщо абзац один, достатньо помістити в нього текстовий курсор), слід, виділивши абзаци, мишею перемістити бігунок у потрібне місце.

Важливість тієї чи іншої частини документа можна підкреслити, виділивши її рамкою або заливкою. Виконується це за допомогою панелі Таблицы и границы або команди Формат - Границы и заливка…

Спочатку треба виділити фрагмент, а потім вибирати відповідні кнопки

У Word заголовки можна автоматично нумерувати. Для цього треба у команді Формат-Список... на вкладці Многоуровневый вибрати один із шести типових стилів нумерації. Нумерація використовується і при створенні списків. Список з точки зору текстового редактора – це кілька розташованих підряд абзаців, позначених нумерацією або маркерами. Їх можна виділити і натиснути кнопку . Нумерация. Є більш простий спосіб створення нового списку: перший абзац списку почати з номера 1, натиснути клавішу [Enter], і в наступному абзаціз’явиться відповіднийномер.

Створення таблиці

Таблицю можна вставити в будь-яке місце документа. Для цього слід установити курсор у потрібне місце і вибрати команду Таблица – Вставить - Таблица... або скористуватися кнопкою Вставить таблицу. У діалоговому вікні вказують розмір таблиці. Вставляти можна просту таблицю. Складну таблицю треба малювати, вибравши на панелі інструментів кнопку Карандаш або команду Таблица – Нарисовать таблицу. Таблицю можна малювати навколо набраного тексту. Кожну клітинку таблиці можна відформувати як окремий абзац.

При створенні таблиця оформлюється дуже просто, всі межі малюються одинарною лінією. Зробити це оформлення більш різноманітним можна вручну або за допомогою команди Таблица – Автоформат... Для ручного оформлення слід виділити групу клітинок таблиці і використати необхідні лінії та заливки за допомогою кнопок панелі Таблицы и границы.

Ширина стовпця або висота рядка міняються мишею або за допомогою команди Таблица – Свойства таблицы

Орієнтацію тексту змінюють у будь-якій клітинці таблиці за допомогою команди Формат- Направление текста. Рядки в таблиці можна відсортувати по значенню одного із стовпців за допомогою команди Таблица-Сортировка...

Є можливість вставляти таблицю, створену у Excel, через буфер обміну у Word, а також навпаки. Є ще одна цікава можливість: у Word можна вставити Excel-таблицю за допомогою кнопки Вставить таблицу Excel. Зовні вона не буде відрізнятися від Word-таблиці, але можна буде використовувати всі операції, в першу чергу обчислювальні, та функції і навіть будувати діаграми. Після закінчення роботи слід клацнути мишею за межами таблиці, і електронна таблиця перетвориться у звичайну.

Таблиці, створені у Word, можна зробити частково електронними, якщо використати в них формули. Для цього існує команда Таблица – Формула...

Різні вставки у документ

Навіть прості документи рідко складаються із тексту та таблиць. Часто доводиться використовувати різні типи вставок, які значно розширюють наочність і зручність роботи з документом.

Часто у документ потрібно вставити дату і/або час. Можна набрати їх вручну, але є спеціальна команда Вставка – Дата и время... Якщо встановити прапорець у полі Обновлять автоматически у нижньому куті вікна Дата и время, то значення дати і часу кожний раз при завантаженні будуть змінюватися.

Виноска або примітка використовуються для винесення коментарію у нижню частину сторінки. Використання виносок дозволяє розвантажити основний текст. У Word для роботи із виносками є команда Вставка – Сноска...

У тексті можна використовувати нестандартні символи. Для цього існує команда Вставка – Символ... У вікні з’являється таблиця символів поточного шрифту. Шрифт можна поміняти, використовуючи список Шрифт. Всі нестандартні символи знаходяться у шрифтах Symbol та Wingdings.

У тексті можна використовувати і деякі спеціальні символи – для цього треба переключитися на вкладку Специальные символы.

Текстовий редактор Word можна використовувати і для набирання текстів з математичною символікою. Більшість математичних символів вставляються із таблиці символів. На панель можна вивести кнопки верхнього та нижнього індексів.

Для більш складних формул використовується редактор математичних формул Microsoft Equation або інший. Для цього є команда Вставка – Объект; у вікні слід вибрати тип об’єкта – Microsoft Equation.

Надатидокументупривабливий вигляд можна, вставляючи в нього малюнки. Як малюнок можна використати будь-який графічний файл. У складі пакета Microsoft Office 2003 є бібліотека малюнків Clipart. Щоб вставити малюнок із цієї бібліотеки, треба вибрати команду Вставка – Рисунок – Картинки...

Якщо малюнок зберігається у файлі, вставлення його здійснюється за допомогою команди Вставка – Рисунок – Из файла...

За допомогою миші можна пересувати малюнок і змінювати його розміри. У редакторі Word є можливість “обтікання” малюнка текстом; для цього слід клацнути правою кнопкою миші по вставленому малюнку і у контекстному меню вибрати команду Формат рисунка... У вікні треба вибрати вкладку Обтекание.

Надпис у Word – це прямокутник з текстом, який може вільно масштабуватися і пересуватися по документу. Для вставлення надпису у документ вибирається команда Вставка – Надпись. Після цього курсор миші перетворюється на хрестик і треба намалювати прямокутник. У середині прямокутника слід набрати текст надпису.

Документ можна прикрасити і більш яскравими надписами, наприклад, його обкладинку. Для цього у Word є спеціальний тип об’єктів – WordArt, який створює надпис з ефектами об’єму, тіні, використовуючи різні кольори. Виконується це за допомогою команди Вставка – Рисунок - Об’єкт WordArt.

Якщо документ складається з кількох сторінок, то їх можна пронумерувати за допомогою команди Вставка – Номера страниц…

У вікні слід вибрати положення і тип вирівнювання номерів сторінок. Використовуючи кнопку Формат, можна змінити тип нумерації.

Колонтитулом називається текст, який друкується знизу або зверху кожної сторінки документа. У колонтитул можна ввести назву документа, назву фірми, ім’я та прізвище автора. Для цього слід вибрати команду Вид – Колонтитулы, після чого текст документа стане сірим. Після введення та редагування колонтитула треба натиснути кнопку Закрыть на панелі інструментів Колонтитулы.