Организация и задачи подразделений делопроизводства и режима в органах внутренних дел. Обязанности сотрудников по работе с документами.

Как уже отмечалось в ходе предыдущей лекции, ведомственное регулирование документационной деятельности представляет наибольшую по объему составляющую нормативно-методических актов, регулирующих документационное обеспечение управления. Эта составляющая государственного регулирования делопроизводства является продолжением его единой системы и строится на общих принципах стандартизации и унификации, строгого соответствия законодательству Российской Федерации. Основным нормативным актом, регламентирующим делопроизводство в МВД России является Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ» (с изм. от 28.05.2013).

ü Согласно Указу Президента РФ[5] от 01.03.2011 N 248" Вопросы Министерства внутренних дел Российской Федерации" в структуре центрального аппарата МВД России создан и функционирует Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций, задачами которого являются[6]:

ü Организация и участие в формировании основных направлений государственной политики в области документационного обеспечения управления, рассмотрения обращений граждан и организаций, защиты государственной тайны;

ü Обеспечение совершенствования нормативного правового регулирования в области документационного обеспечения управления, рассмотрения обращений граждан и организаций, защиты государственной тайны;

ü Организация документационного обеспечения деятельности руководства Министерства;

ü Рассмотрение обращений граждан и организаций, адресованных МВД России и его руководству;

ü Координация деятельности по вопросам защиты государственной тайны, документационного обеспечения управления и рассмотрения обращений граждан, контроль за выполнением требований нормативных правовых актов по вопросам деятельности Департамента.

Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима органов внутренних дел.

Подразделение делопроизводства и режима - структурное подразделение органа внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в его структурных подразделениях[7].

В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел.

Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).

Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе Инструкции по делопроизводству в ОВД и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.

На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

2. Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний - непосредственно исполнителю.

3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему).

6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

7. Копирование и оперативное размножение документов.

8. Разработка проектов бланков документов.

9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации ФКУ " Главный информационно-аналитический центр МВД России" или структурные подразделения информационных центров органов внутренних дел.

10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России либо экспертными комиссиями органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел подразделением спецфондов.

12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.

14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

16. Информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот.

18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

19. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

20. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.

21. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.

25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел предложений по упорядочению ведения служебной переписки.

Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее функции в области документационного обеспечения управления, и подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые дополнительно выполняют следующие задачи:

ü Координацию деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам делопроизводства и организации документооборота.

ü Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах внутренних дел.

ü Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.

ü Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение нормативно установленных правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для ведения делопроизводства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ОВД.

Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

ü Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

ü Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, или утрате документов.

ü Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

ü Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с разрешения непосредственного руководителя (начальника).

ü Передавать документы из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое только через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.

ü Немедленно сообщать непосредственному руководителю (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

ü При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время отстранения от работы, в случае перемещения по службе и увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима или по указанию руководителя (начальника) структурного подразделения другому сотруднику по акту с внесением сведений об их движении в учетные формы.

Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

Сотрудники несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству в ОВД, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями, содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел. Передача документов и (или) их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителей по письменному запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник незамедлительно сообщает руководителю (начальнику) структурного подразделения и руководителю (начальнику) подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов.

Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 Инструкции по делопроизводству в ОВД через соответствующее подразделение (сотрудника) органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных Инструкцией, руководитель (начальник) может назначить проведение служебной проверки.

Заключение

Таким образом, мы рассмотрели виды организационных форм работы с документами: централизованную, децентрализованную, смешанную; типовые структуры организации служб ДОУ в учреждениях и организациях, взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации. Особое внимание в лекции было уделено вопросу организации службы ДОУ в органах внутренних дел, начиная с центрального аппарата МВД России до уровня территориального органа внутренних дел. Еще раз обращаю внимание на основные ведомственные правовые акты, регламентирующие организацию делопроизводства в ОВД:

ü Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 (с изм. от 28.05.2013) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ».

ü Приказ МВД России от 16 июня 2011 г. № 651 «Об утверждении Положения о Департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации».

Лекцию подготовил:

Старший преподаватель кафедры

административного права,

к.ю.н.

подполковник полиции И.А. Макеева

Лекция обсуждена и одобрена на заседании кафедры административного права. Протокол №2 от «08» сентября 2015г.

[2] Делопроизводство и режим секретности в органах внутренних дел. Альбом схем: учебное наглядное пособие /под общ. Ред. проф. В.Г. Булавчика. СПб.: Изд-во СПб ун-та МВД России, 2014.-С.23.

[3] Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.Н.Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О В. Мосягина, Л.В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой.-М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2014.-С.59.

[4] Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций.- Пенза: Изд-во Пенз.гос. ун-та, 2008.– С.19

[5] Указ Президента РФ от 01.03.2011 N 248 (ред. от 20.01.2015) " Вопросы Министерства внутренних дел Российской Федерации" (вместе с " Положением о Министерстве внутренних дел Российской Федерации") (с изм. и доп., вступ. в силу с 05.02.2015)// " Собрание законодательства РФ", 07.03.2011, N 10, ст. 1334.

[6] См.: п.9 Приказа МВД России от 16 июня 2011 г. № 651 «Об утверждении Положения о Департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Министерства внутренних дел Российской Федерации»

[7] См.: Приказ МВД России от 20.06.2012 № 615 (с изм. от 28.05.2013) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ».