Типовые организационные структуры службы ДОУ в органах и организациях

Делопроизводственные службы (службы ДОУ) рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел ДОУ или канцелярия. Их структурные подразделения могут называться отделом, сектором, группой.

Ведение конкретного участка работы также может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю).

В исполнительных органах власти и органах местного самоуправления создают общий отдел, который занимается также вопросами делопроизводства. Примерная структура общего отдела включает:

Приемную, подразделения по учету и регистрации документов (группа, сектор, отдел и др.); группу контроля (инспекция, отдел, бюро и др.); отдел (группа, бюро, сектор и др.) по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (компьютерный центр изготовления документов); копировально- множительное бюро; архив.

В структуру управления делами всегда включают экспедицию для организации централизованного приема и отправки входящих и исходящих документов. Экспедиция может быть создана и в канцелярии, и в общем отделе, если в организации много структурных подразделений и объем документооборота достаточно высок.

Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение

может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

Каждая служба ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее структурные подразделения.

В управлении делами министерства, ведомства обычно создают отдел (бюро, сектор) правительственной переписки и инспекцию при министре. Секретариат в управлении делами состоит из нескольких структурных подразделений; в него, как правило, входят:

• приемная;

• секретариат руководителя министерства (ведомства);

• секретариаты заместителей министра (руководителя ведомства);

• секретариат коллегии;

• протокольное бюро.

В состав управления делами включают канцелярию, которой

подчиняются:

• экспедиция;

• бюро правительственной переписки;

• бюро учета и регистрации;

• машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов

документов);

• копировально-множительное бюро;

• телетайпная;

• отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан);

• центральный архив.

В канцелярии и общем отделе (отделе ДОУ) как самостоятельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации.

В структуру общего отдела, создаваемого в органах местного самоуправления, имеющих постоянно действующий коллегиальный орган, включают протокольный отдел (группу) и приемную. В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например: инспектор, помощник руководителя или секретарь.

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением ее наименования. Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций (см. Таблицу 1).

Таблица 1. Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями

организации [4]