Попередній розгляд документів

ПРИЙМАННЯ, ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

Приймання документів. Усі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створення за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби документування. В канцелярії (офісі) розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО». Якщо конверт пошкоджений, то про це обов’язково роблять позначку в поштовому реєстрі. Конверти слід зберігати й додавати до документів у тому разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, дати відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені тощо), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику.

ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТІВ

Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідуючим канцелярії (або секретарем чи офіс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво установи або виконавці відповідно до функціональних обов’язків, у визначені необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надійшли в неробочий час чи день).

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають негайно. Здійснюючи попередній розгляд документів, слід керуватися положенням про підприємство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатура ми справ. Керівництву підприємства першочергово передають закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів Атомної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають до структурних підрозділів і виконавцям.

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ – це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них. (ДСТУ 2732-94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні – в день підписання чи затвердження. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу до іншого, то його повторно не реєструють.

Обов’язково реєструють документи, які надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки й т.п.), а також пропозиції, заяви, скарги громадян.

Місце реєстрації документів, як правило, визначається «Інструкцією з діловодства», до якої має додаватися затверджений керівником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документування. До цього переліку можуть входити:

1. листи, що надійшли й копії відомства;

2. телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

3. графіки, наряди, заявки, рознарядки;

4. зведення та інформація до відома;

5. навчальні плани, програми (копії);

6. рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференції;

7. прейскуранти (копії);

8. норми витрат матеріалів;

9. поздоровні листи й запрошення;

10. друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

11. наукові звіти;

12. щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;

13. форми статичної звітності тощо.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту.