Проходження, розгляд документів і передавання їх до виконання.

Організація проходження і передавання на розгляд керівництву документів

покладається на працівників канцелярії, загального відділу, секретарів

приймалень керівництва і відповідальних за діловодство у структурних

підрозділах в установі, організацій, на підприємстві.

Усі документи, зареєстровані канцелярією або загальним відділом,

передаються на розгляд керівництву і виконавцям через секретарів приймалень

у день надходження під розписку.

На документи, зареєстровані канцелярією або загальним відділом при

передачі їх виконавцям, окрім паперового носія, передається і електронна

реєстраційна картка. На ці документи реєстраційна картка у структурному

підрозділі не заповнюється, а до електронної картки вносяться додаткові

відомості про проходження і контроль виконання документа у підрозділі.

Одержані документи розглядаються керівником у день їх надходження. У

разі, якщо документ надійшов наприкінці робочого дня, то термін розгляду

переноситься на наступний день. Термінові документи розглядаються негайно.

Розглянуті керівництвом установи, організації чи підприємства

документи передаються виконавцям тільки через канцелярію або загальний

відділ, а в структурному підрозділі – через відповідального за ведення

діловодства.

Передача керівником службової кореспонденції безпосередньо

виконавцям або з одного підрозділу до іншого технічно не підтримується.

Доручення виконавцям дається у формі короткої за змістом резолюції,

яка накладається у спеціальне поле електронного документу і безпосередньо на

паперовий документ, на вільному від тексту місці, але не на полі, яке

призначене для підшиття документів у справу. У разі відсутності місця на

документі, резолюція має бути накладена на окремому аркуші (бланку

керівника). На документі має бути не більше однієї резолюції. Додаткові

резолюції можуть накладатися керівником нижчого рангу (для деталізації

шляхів виконання документа) на окремому аркуші.

Коригування, зміна резолюції керівника виконавцями забороняється.

Необхідні зміни в доручення може внести тільки автор резолюції.

У разі, якщо доручення дається кільком виконавцям, його виконання

організовує особа, вказана у резолюції першою. Їй передається оригінал

документа, співвиконавцям у разі стислих строків виконання – копії документа.

Особа, якій доручено виконання документа, може давати доручення

безпосереднім виконавцям.

Документи з дорученням керівництва “Для ознайомлення”, як правило,

направляються зазначеним у резолюції службовим особам в оригіналі “по колу”

і повертаються до канцелярії або загального відділу. Для цього застосовується

спеціальний “Лист ознайомлення”.

Документ, над яким завершено роботу, з усіма матеріалами до нього

залишається у справі структурного підрозділу, що його опрацьовував.__

Приймання і первинна обробка вхідних документів
https://www.vuzlib.net/DvDPS/2.htm

загрузка...

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається централізовано діловодною службою.
Телеграми і термінова кореспонденція у вихідні та святкові дні, а також після закінчення робочого дня приймається відповідальним черговим працівником, який наступного робочого дня повинен передати отриману кореспонденцію до діловодної служби, а при необхідності термінового вирішення окремих питань – поінформувати телефоном керівництво установи.
У діловодній службі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” або адресовані громадським організаціям.
При розкритті конвертів працівники діловодної служби перевіряють правильність доставки кореспонденції, цілісність упаковки, відповідність номерів на конвертах і документах, наявність документів у них. У разі відсутності документа або додатків до нього, пошкодженні окремих документів або невідповідності номера документа номеру на конверті складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий залишається у діловодній службі.
При відсутності або ушкодженні частини документа про це робиться позначка на документі (внизу першого аркуша), а також оформляється відповідний акт. Повертаються документи адресату лише тоді, коли не можна розпочати роботу щодо виконання документа.
Неправильно адресовані або помилково вкладені документи передаються за призначенням або повертаються відправникові.
Конверти від листів зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли дата поштового штемпеля необхідна для підтвердження дати відправлення або одержання документа (на конкурс, арбітражні документи, позовні заяви, касаційні скарги, листи громадян), якщо на документі взагалі відсутня дата або якщо адресу відправника можна встановити лише за допомогою конверта.
Документи, які складаються із двох і більше аркушів, скріплюються за допомогою канцелярських скріпок або зшиваються.
Попередній розгляд вхідної кореспонденції
Вся вхідна кореспонденція підлягає обов’язковому попередньому розгляду, який здійснює керівник діловодної служби або інша особа згідно з розподілом обов’язків між працівниками.

Метою такого розгляду є визначення необхідності їх реєстрації, розподіл на групи документів, які обов’язково повинні розглядатися керівництвом, і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам. Керівництву передаються документи органів, а також найважливіші документи вищого рівня, які містять інформацію з принципових питань діяльності. Інші документи передаються після реєстрації у структурні підрозділи.
Реєстрація вхідної кореспонденції
Реєстрація документів – це фіксування факту одержання документа шляхом проставлення на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних даних про документ у відповідних реєстраційних формах (журналах, картках).
Реєстрація необхідна для обліку, контролю виконання і пошуку документа.
Основний принцип реєстрації – однократність.
Реєстрація документів здійснюється, як правило, централізовано за реєстраційними групами документів.
В органах державної податкової служби визначені такі реєстраційні групи документів та їх постійні цифрові позначки:
а) для ДПА України постійні цифрові позначки
Адміністрація Президента України 1
Верховна Рада України 2

Кабінет Міністрів України 3
Народні депутати 4
Міністерства і відомства 5
Підприємства, установи, організації 6
Державні податкові органи 7
Громадяни початкова літера
прізвища заявника
б) для обласного і районного рівнів
Органи державної податкової служби вищого рівня 8
Місцеві органи державної влади і управління 9

Народні депутати 4
Державні податкові органи 7
Загальна кореспонденція 10
Громадяни початкова літера
прізвища заявника
Реєстраційний індекс вхідного документа складається із порядкового номера цього документа з початку року у межах відповідної реєстраційної групи кореспондентів та постійної цифрової позначки цієї групи. Наприклад, вхідний індекс документа 316/3 означає: 316 – порядковий номер документа з початку року у межах відповідної групи кореспондентів, 3 – постійна цифрова позначка реєстраційної групи документів.
Частина документів, яка надходить в органи державної податкової служби, може не реєструватись. Зокрема, це такі документи, як вітальні листи і телеграми, запрошення, друковані видання, рекламні матеріали, навчальні плани і програми, зведення погоди. Не підлягають централізованій реєстрації місячні, квартальні та інші звіти державних податкових органів, бланки бухгалтерського й статистичного обліку й звітності, які надходять електронною поштою і містять інформацію звітного або інформаційно-довідкового характеру та інші. Такі документи повинні реєструватися у відповідних структурних підрозділах.
Розгляд документів керівництвом
Вхідні документи після їх реєстрації передаються на розгляд керівництву відповідного органу державної податкової служби або до структурних підрозділів.
Розгляд вхідної кореспонденції повинен здійснюватися невідкладно. У разі тимчасової відсутності керівника або його заступника (відпустка, відрядження тощо), вхідна кореспонденція передається на розгляд особі, яка тимчасово виконує обов’язки відсутнього працівника відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Добавить свое объявление
Загрузка...

Керівник установи, його заступники, керівники структурних підрозділів, розглянувши документ, оформляють на ньому резолюцію. У ній вказується, кому направляється документ на виконання (прізвище виконавця); зміст доручення; термін виконання (якщо він не називається в самому документі); підпис керівника; дата.
Якщо виконання доручається декільком виконавцям, прізвище відповідального виконавця вказується першим.
Резолюція повинна бути короткою. Її слід писати на самому документі (крім законів, указів, постанов, розпоряджень вищих органів державної влади і управління, а також документів, які підлягають поверненню).
Документи з резолюціями керівництва повертаються в діловодну службу, де зміст доручень щодо виконанню кожного документа (резолюція) переноситься до відповідних граф журналу реєстрації вхідної кореспонденції. Одночасно до документів, поставлених на контроль, оформляються два примірники контрольних карток.
Документи з одним примірником контрольної картки передаються на виконання. Якщо в резолюції зазначено два і більше виконавці, діловодна служба передає оригінал документа з контрольною карткою першому виконавцю, а копії документів направляються решті.

3.1.1. Всі документи, що надходять до установи, у тому числі
створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.

У разі надходження документів у неробочий час вони
приймаються черговим працівником.

3.1.2. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком
тих, що мають напис " особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому
реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли
лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час
відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні
окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів
номерам на конверті.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені),
пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються
відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Всі документи, що надійшли до установи, підлягають
обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником
канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою
відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення
їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом
установи або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків,
визначення необхідності реєстрації документів, а також
встановлення термінів виконання документів, які передаються
структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у
день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у
неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми,
телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід
керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи,
посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань
діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження
документів.

3.2.5. Керівнику установи відразу після реєстрації
передаються акти законодавства, доручення Прем'єр-міністра
України, запити і звернення народних депутатів України, інша
кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в папці з
грифом " Невідкладно". { Абзац перший підпункту 3.2.5 в редакції
Постанови КМ N 338 (338-2008-п) від 09.04.2008 }

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету
Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим,
нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів
місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які
містять інформацію з принципових питань діяльності установи і
потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і
виконавцям. (Підпункт 3.2.5 в редакції Постанови КМ N 1173 (1173-2003-п)
від 28.07.2003)

3.2.6. Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за
погодженням з керівниками установи і структурних підрозділів
розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і
структурним підрозділам.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення
або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного
позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у
реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх
обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної
в документах інформації.

3.3.2. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради
України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів
України, доручень Прем'єр-міністра України проводиться
централізовано. { Абзац перший підпункту 3.3.2 в редакції
Постанови КМ N 1173 (1173-2003-п) від 28.07.2003; із змінами,
внесеними згідно з Постановою КМ N 338 (338-2008-п) від
09.04.2008 }

Децентралізована реєстрація інших документів допускається в
установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на
рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у
випадках, викликаних специфікою діяльності установи. (Абзац
другий підпункту 3.3.2 із змінами, внесеними згідно з Постановою
КМ N 1173 (1173-2003-п) від 28.07.2003)

Місце реєстрації документів визначається в інструкції з
діловодства установи, до якої додається затверджений керівником
установи перелік документів, що не підлягають реєстрації
діловодною службою. Примірний перелік документів, що не підлягають
реєстрації, наведено у додатку 1.

3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку,
виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові,
звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як
ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що
надходять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні)
документи, так і створені за допомогою ПК.

3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є
однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише
один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного
дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день
підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого
документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не
реєструється.

3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви
виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони
України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента
України та Кабінету Міністрів України, накази установи з основної
діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення,
сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення
стягнення на працівника, відрядження працівників, з
адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи,
акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські
документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовне
позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового
номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється
індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності,
кореспондентами тощо.

3.3.7. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина
реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК
(додаток 2).

3.3.8. Журнальна форма реєстрації документів допускається в
установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік
(додатки 3, 4).

3.3.9. При картковій формі реєстрації документів реєстраційні
картки виготовляються у необхідній кількості примірників.
Кількість примірників карток визначається числом картотек, які
ведуться в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек
повинні відповідати конкретним потребам установи.

3.3.10. В установах, де довідкові картотеки ведуться в
структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох
примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому
картка передається разом з документом). У разі постановки
документа на контроль виготовляються три примірники картки.

3.3.11. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки,
які створюються окремо на кожний календарний рік.

Як правило, довідкова картотека складається з двох частин:
невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків
документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами
або термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуків
виконаних документів з певного питання.

3.3.12. Закони України, постанови Верховної Ради України,
акти Президента України, рішення Кабінету Міністрів України,
доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи в міру
можливості реєструються в автоматизованому режимі. Запис
здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на
базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність
програмних і технічних засобів (додаток 5), або шляхом прямого
введення з документа встановленого обов'язкового складу
реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата
документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа
- для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий
зміст: резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про
виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного
виконання та індекс документа - відповіді). { Абзац перший
підпункту 3.3.12 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ
N 1173 (1173-2003-п) від 28.07.2003, N 338 (338-2008-п) від
09.04.2008 }

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути
доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про
одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок
розміщення реквізитів може визначатися самою установою.