Отчетность в библиотечном деле.

На основе данных первичного учёта (регистрация в документах установленной формы событий и фактов по мере их осуществления) ведётся отчётность, т.е. периодически подводятся итоги, описывается и анализируется работа за определённый период времени (месяц, квартал, год).

Устарновлена единая система отчетности. Отчеты бывают текущие (за месяц, квартал, полугодие) и годовые.

Годовая статистическая отчётность.

Она составляется на основе данных (учёта) работы б-ки, отчётности подразделений б-ки. Публичные б-ки составляют статистическую отчётность ежегодно и заполняют форму «6НК» (1992). Они составляют отчётность в 2-ух экземплярах: 1-ый идёт в орган культуры; 2-ой остаётся в б-ке.

Отчётность готовится до 10 января. В отчёте указывается кому она предоставляется, реквизиты б-ки, ведомственная принадлежность. Она создается из 7-ми разделов и 35 граф. Подписывается д-ром и бух.

На основе статистической отчётности б-к районный и городской отдел культуры составляет общую отчётность: по району; по области; по республике (М-во культуры).

Годовая информационная отчётность (ИО).

Для разностороенней хар-ки деятельрности б-ки за год, одного статического отчета недостаточно. ИО обязательно имеет статистические таблицы и графики. Все показатели деятельности б-ки учитываются в статистических таблицах. Формируются итоги. Ио составляется последовательно из всех документов и материалов (конференций, квартальных отчётов) + за минувший год (для сравнения).

Годовой информационный отчет призван всесторонне охарактеризовать деятельность б-ки, подвести итоги. По нему судят о месте б-ки в системе культурно-просветительных учреждений и ее роли в обслуживания. Отчет – важный источник идля изучения и распространения нового опыта. Цель его – глубоко проанализировать работу минувшего года.

При составлении годового отчета необходимо осветить политическую роль библиотеки, то, как она откликалась на важнейшие события дня, показать работу такой, какой она была в действительности, рассказать об успехах, но не скрывать недостатки, ошибки и промахи; назвать и охарактеризовать наиболее спрашиваемые книги, а также указать издания, которых недоставало, перечислить лучшие библиографические пособия, помогавшие в работе; обосновать выводы конкретными примерами, назвать лиц которым чтение литературы под руководством библиотекаря помогло в учебе, труде, а не ограничиваться общими утверждениями и отрывочными цифровыми данными. Отчет будут читать не только библиотекари (к этому, во всяком случае, нужно стремиться) → текст его должен быть понятен и непрофессионалам.

Годовой отчет готовят в определенной последовательности: подбирают исходные документы и материалы (дневники, протоколы собраний, конференций и совещаний), проверяют итоги выполнения плана. Следует тщательно продумать схему отчета, названия разделов, глав, § (как основу рекомендуется использовать схему годового плана, внеся в нее необходимые поправки и дополнения.