Организация внутрихозяйственного контроля кассовых операций и расчётов с подотчётными лицами

Денежные средства является одной из ответственных участков внутрихозяйственного контроля, поскольку значительная часть злоупотреблений происходит путем хищений наличных денег из кассы предприятия. Объектами контроля средств в кассе и кассовых операций являются: состояние сохранности наличных денег, бланков строгого учета в кассе; операции по движению наличных и их отражение в учете предприятия. Источниками информации при осуществлении контроля денежных средств в кассе и кассовых операций являются первичные документы:

- приходный кассовый ордер (ф. № КО-1);

- расходный кассовый ордер (ф. № КО-2);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3);

- кассовая книга (ф. № КО-4);

- отчет кассира;

- авансовый отчет;

- командировочное удостоверение;

- расчетный чек;

- платежная квитанция;

- чековая книжка;

- документы строгого учета и отчетности (поручение (ф. № 2-М);

- поручение (ф. № м-26);

- трудовая книжка и вкладыши к ней;

- журнал-ордер и ведомость № 2 с.-г;

- баланс (ф. № 1);

- отчет о движении денежных средств (ф. № 3);

- примечания к годовой финансовой отчетности (ф. №5)

Инвентаризация кассы в СПК «Угра» производится в соответствии с Приказом Министерства Финансов Российской Федерации «Об утверждении методический указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13 июня 1995г. №49 (в ред. от 08.11.2010г. № 142н).

Инвентаризация кассы СПК «Угра» проводится:

1. каждый месяц;

2. перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;

3. при смене материально ответственного лица;

4. при реорганизации организации.

Рассмотрим инвентаризацию кассы за февраль 2015г. Приказом руководителя назначается день проведения инвентаризации – 19 февраля 2015г.

Материально ответственное лицо – кассир Погонина Е.А. дала расписку о том, что к началу проведе­ния инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на ее ответственность, оприходова­ны, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подот­чётные суммы.

Главный бухгалтер Колесникова М.Н. установила, что в кассе СПК «Угра» находится наличных денег в сумме 1 200 руб. 00коп.

Комиссией проверена достоверность данных бухгалтерского учёта и установлено фактическое нали­чие денежных средств в сумме 1 200руб. 00коп. путем пол­ного пересчета.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов находящихся в кассе СПК «Угра», применяется унифицированная форма первичной учётной докумен­тации по учёту результатов инвентаризации, а именно Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются директором организации – Шарипович А.Д. и главным бухгалтером – Колесниковой М.Н. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

Акт составляется с целью отражения результатов инвентаризации имеющихся денежных средств (наличных денег, ценных бумаг и тому подобное), которые хранятся в кассе предприятия. В акте инвентаризации, как и в инвентаризационных описях материальных ценностей, приводят лишь фактическое наличие наличных денег, ценных бумаг, бланков строгого учета.

Во время инвентаризации операции по приёму и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся.

Никаких подчисток и помарок в акте не допущено.

В ходе инвентаризации излишков или недостач не выявлено.

В случаи выявленным недостачам и излишкам кассир дает подробные объяснения. Недостачи денежной наличности, а также номинальная стоимость недостачи ценных бумаг возмещаются кассиром, а излишки приходуются. При значительных суммах расхождения фактически имеющейся наличности с данными бухгалтерского учета руководитель предприятия по представлению проверяющих решает вопрос об отстранении кассира от должности.

Проверка кассовых операций обычно осуществляется в хронологическом порядке по мере поступления и выдачи наличных. Однако это не исключает возможности углубленной проверки полноты оприходования наличных денег по источникам ее поступления, либо обоснованности расходов по отдельным статьям.

В первую очередь выясняют соответствие между остатками денег на счетах в банке и данным учета. Имеющееся различие в размере не оприходованной суммы подтверждает отсутствие искажений в учете.

Проверка своевременности и полноты оприходования выручки от реализации проводится методом сравнения данных по датам и суммам документов структурных подразделений предприятия, которые осуществляют реализацию, с данными приходных кассовых ордеров.

Во время проверки полноты оприходования денежной наличности полученной по чекам с текущего счета в банке за корешком чека устанавливают полученную сумму и сверяют ее с суммой, указанной в приходном кассовом ордере и соответствующей записью в кассовой книге.

При условии выявления различий путем встречной проверки с учреждением банка проверяющие выясняют номера и даты документов, по которым была получена наличность, фамилии и должности получателей, а также общую сумму полученного и не оприходованной наличности. По характеру несоответствия документальных данных можно установить, кто из лиц, получавших наличные, допустил злоупотребление.

Так как в СПК «Угра» не проводятся внезапные ревизии, контроль за полнотой оприходования денежных средств проводится на выборочной основе, при инвентаризации кассы в члены комиссии входит только один человек, необходимо создать постоянно действующую ревизионную комиссию.

Обязанности по проверке расчётов с подотчетными лицами в СПК «Угра» возложены на главного бухгалтера – Колесникова М.Н. Проверки осуществляются на выборочной основе.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности СПК «Угра», работнику под отчёт расходный кассовый ордер (форма 0310002) оформляется согласно письменному заявлению, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подписывается руководителя.

При выдаче денежных средств на приобретение материальных ценностей или на представительские расходы проверяются авансовые отчёты, к которым приложены товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, накладные и другие документы, подтверждающие расходование средств и приобретение ценностей.

В случае, когда деньги под отчёт выдавались на командировочные расходы, проверяются наличие следующих документов приказ о направлении в командировку (формаТ-9а), табель учёта рабочего времени, авансовый отчёт с приложением подтверждающих расходы документов (проездных билетов, квитанций из гостиницы, товарных и кассовых чеков и др.).

Главный бухгалтер должен установить подотчётные суммы, по которым работники не представили авансовый отчёт. В СПК «Угра» сумм, по которым сотрудники не отчитались в срок не выявлено.

Таким образом, в главе 2 было анализированы: размер и структура товарной продукции организации, размер сельскохозяйственного производства организации. Так же основные экономические показатели: уровень производства, производительность и оплата труда, уровень рентабельности.

Глава 3. Совершенствование учЁта и КОНТРОЛЯ внутрихзяйственных кассовых операций, расчЁтов с подотчЁтными лицами в СПК «Угра»

3.1. Совершенствование учёта расчётов с подотчётными лицами в СПК «Угра»

В СПК «Угра» оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются наличными денежными средствами через подотчётных лиц, которые имеют существенные недостатки.

В настоящее время широко распространены системы приобретения топлива и аналогичной продукции, основанные на применении топливных микропроцессорных пластиковых карт.

Топливная пластиковая карта – это платежная небанковская карта со встроенной микросхемой, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС и предназначенная для учёта обязательств поставщика перед покупателем по отпуску топлива, а также для учёта объёма и ассортимента топлива, полученного покупателем на АЗС.

Использование топливных пластиковых карт предполагает применение косвенной безналичной оплаты.

Косвенная безналичная оплата – это форма оплаты за нефтепродукты на АЗС магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

Топливные пластиковые карты с микропроцессором эмитируются ОАО «Калуганефтепродукт» (ТНК-ВР), одно из представительств которой находится в городе Юхнов.

Автоматизированные системы безналичных расчетов на АЗС, созданные на базе топливных карт, являются одним из самых надёжных и удобных в эксплуатации, а также весьма привлекательными с точки зрения налогообложения.

Одно из главных преимуществ такой системы – возможность возмещения НДС по счетам-фактурам, что практически невозможно при приобретении бензина на АЗС за наличный расчёт.

Для приобретения бензина по топливным картам СПК «Угра» необходимо заключить с ОАО «Калуганефтепродукт» договор поставки топлива. В соответствии с таким договором поставка бензина будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика покупателем по топливным картам через топливораздаточные колонки с использованием учётных терминалов поставщика для идентификации владельца карты.

Выборка топлива и передача данных будет осуществляться на следующий день после передачи СПК «Угра» топливных карт.

Датой поставки будет считаться дата выборки топлива держателем карты СПК «Угра», указанная в чеке учётного терминала АЗС.

Расчёты за приобретаемое топливо будут производиться посредством перечисления СПК «Угра» на счёт поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прейскурантом розничных цен в момент передачи СПК «Угра» нефтепродуктов, товаров или оказания услуги. Количество нефтепродуктов, товаров и услуг, подлежащих передаче СПК «Угра», определяется как количество нефтепродуктов, товаров и услуг которое можно приобрести на сумму предварительной оплаты.

СПК «Угра» необходимо будет отдельно оплатить стоимость многоразовых литровых топливных микропроцессорных карт с месячным лимитом.

СПК «Угра» самостоятельно должно отслеживать размер перечисленных ОАО «Калуганефтепродукт» денежных средств, оставшийся после приобретения СПК «Угра» нефтепродуктов, товаров и услуг.

По окончании месяца в течение 5-ти банковских дней ОАО «Калуганефтепродукт» будет предоставлять СПК «Угра» отчётные документы: оригиналы счетов, счета-фактуры, распечатки по всем топливным картам и акты выполненных работ.

Безналичная система расчётов по топливным картам имеет следующие преимущества:

¾ СПК «Угра» получаете возможность обслуживания на VIP-сети со скидками на горючее, а также существенную экономию ввиду получения права на налоговый вычет в 18%.

¾ Отсутствие хождения наличных денег и детальный контроль над платежами за ГСМ снижают итоговую стоимость литра топлива;

¾ Можно устанавливать ограничения на определенный вид топлива и месячный лимит отпуска по заявкам СПК «Угра», что обеспечивает стопроцентный контроль за расходом топлива;

¾ Благодаря использованию карт на топливо руководитель СПК «Угра» круглосуточно имеет доступ к реестрам всех операций в своем личном кабинете;

¾ Менеджеры ОАО «Калуганефтепродукт» постоянно контролируют состояние счёта СПК «Угра»;

¾ ОАО «Калуганефтепродукт» осуществляет GPS-мониторинг транспортных средств, что служит 100%-ной гарантией контроля над логистикой и расходом горючего;

¾ В каждой карте имеются микропроцессорный чип и PIN-код, поэтому её невозможно подделать;

¾ На топливную карту можно установить определённый лимит выборки топлива (на сутки/неделю/месяц);

¾ Безопасность безналичного способа оплаты и в том, что водителю не нужно ездить в дальние рейсы с крупной суммой денег;

¾ При подключении тарифа «Защита» СПК «Угра» получает возможность сверки номерных знаков автомобилей и номерных знаков, проэмбоссированных на картах предъявителей.

¾ Вся информация по топливным пластиковым картам обрабатывается электронным способом и доступна в личном кабинете пользователя, что упрощает бухгалтерский и налоговый учёт СПК «Угра» по расходу бензина за счёт представления ежемесячного акта по заправкам автотранспорта, содержащего подробную информацию о виде, количестве и стоимости топлива, полученного на АЗС, и отчёта о движении топлива (представляется за любой период по отдельно взятой карте или по всем картам СПК «Угра»);

¾ Если заказанное количество не вместилось в бак, система позволяет оформить возврат литров на топливную карту, при этом водителю выдается чек возврата;

¾ В случае утери топливная карта блокируется по звонку оператору, которому нужно сообщить кодовое слово или по письменному заявлению, лимит, оставшийся на топливной карте, переносится на новую;

¾ Предусмотрена система скидок с розничной цены нефтепродуктов специально по топливным пластиковым картам;

¾ Имеется гарантия наличия топлива для владельцев карт при любых обстоятельствах, даже при отсутствии топлива в свободной розничной продаже;

¾ Отсутствует необходимость в проведении авторизации карты, поскольку вся информация для проведения платежа находится непосредственно в памяти встроенной в карту микросхемы;

¾ Имеется возможность хранения и обработки большого количества информации (в памяти одной смарт-карты могут одновременно храниться персональные данные СПК «Угра», информация об остатках на счетах, ряд последних операций, произведённых по карте);

¾ Топливные карты имеют большой срок годности – от 5 до 10 лет работы, но считаются блокированными, если не используются в течение 6 месяцев;

¾ Топливные пластиковые карты (по сравнению с магнитными картами) менее подвержены воздействию масел, бензина и других химикатов, а это значит, что смарт-карта прослужит гораздо дольше, чем магнитная карта.

Дополнительные затраты, связанные с переходом на использование топливных пластиковых карт представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Цены (тарифы) услуг по обслуживанию пластиковых карт в 2015г.

Из таблицы 3.1 видно, что стоимость оказываемых ОАО «Калуганефтепродукт» услуг не значительна. СПК «Угра» на приобретение ГСМ за 2015 год израсходовало 1 187 000 рублей, то при переходе на данную систему ей возместится НДС в сумме 222 610 рублей. При том, что СПК «Угра» необходимо приобрести 5 топливных карт, затраты по переходу на данную систему составят 1 900 руб. Исходя из этого экономическая выгода от перехода составит 220 710 руб.

В виду этого переход СПК «Угра» на использование топливных пластиковых карт не повлечет существенных затрат, что при явных преимуществах перехода, делает его привлекательным, как с точки зрения экономической целесообразности, так и повышения организации бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами.

Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам:

¾ величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или месячный лимит;

¾ карта заблокирована.

Карта может быть заблокирована по следующим причинам:

· исчерпан остаток оплаченного Товара/Услуг;

· по желанию СПК «Угра»;

· по причине неиспользования карты в течение 6 месяцев;

· по причине троекратного ввода неверного пин-кода;

· в случае, если сумма предоплаты меньше сигнального порога (по усмотрению ОАО «Калуганефтепродук»).

Как уже было отмечено выше, применение в расчётах за приобретаемые на АЗС нефтепродукты топливных карт предполагает заключение соответствующего договора.

Во избежание проблем с налоговыми органами главному бухгалтеру СПК «Угра» следует обратить внимание на то, что рассматриваемый договор должен предусматривать момент перехода к покупателю права собственности на бензин, а именно: право собственности на бензин переходит к СПК «Угра» в момент получения топлива на АЗС держателем карты СПК «Угра», то есть в момент заправки бензина в автомобильный бак.

Если в тексте договора предусмотрено, что право собственности на топливо переходит от поставщика к СПК «Угра» с момента получения покупателем топлива, то обязательства по такому договору будут считаться исполненными только в момент заправки автомобильного бака держателем топливной карты СПК «Угра».

Приобретённые многоразовые литровые топливные микропроцессорные карты с месячным лимитом необходимо учитывать на субсчете 50.3 «Денежные документы» по стоимости их приобретения согласно прайс-листу.

Аналитический учёт выданных и возвращенных топливных карт рекомендуем вести в журнале учёта по форме представленной в ПРИЛОЖЕНИИ А.

Многоразовая литровая топливная карта с месячным лимитом позволяет фиксировать объём приобретённого топлива в литрах и заправлять бензин в топливный бак держателя в пределах расходного лимита, установленного в заявке СПК «Угра».

Данные ежемесячного отчёта компании о движении топлива по отдельно взятой карте должны сопоставляться с данными авансового отчёта держателя литровой топливной карты и приложенными к нему чеками терминалов АЗС. При проведении такого сопоставления необходимо иметь в виду, что информация о цене, указанная на чеке терминала является справочной, так как весь объем заявленного топлива был оплачен СПК «Угра» в порядке стопроцентной предоплаты.

В целях облегчения контроля СПК «Угра» за приобретением топлива необходимо в приложении к приказу по учётной политике определить порядок и сроки представления авансового отчёта держателя топливной карты, а именно авансовый отчёт держателя топливной карты должен представляться, так же как и отчёт компании о движении топлива, ежемесячно.

Операции по приобретению бензина на условиях стопроцентной предоплаты рассмотрим в ПРИЛОЖЕНИИ Б.

Затраты на приобретение бензина по топливным картам не могут признаваться для целей бухгалтерского и налогового учёта в полном размере ни в момент внесения суммы авансовых платежей в счёт предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина СПК «Угра» в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина, поскольку заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС не подтверждает факт использования бензина для определенного автомобиля.

Согласно Федерального закона от 22.11.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н, все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

На основании НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Основным документом, на основании которого определяется расход и списание бензина, являются путевые листы, форма которого утверждена учетной политикой СПК «Угра».

Пробег автомобиля, являющийся одним из основных показателей для установления количества израсходованного бензина, определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе.

В целях налогового учёта затрат на бензин рекомендуем СПК «Угра» вести журнал учёта показаний спидометра по форме представленной в ПРИЛОЖЕНИИ В.

В данном журнале целесообразно на каждую марку автомобиля открывать несколько страниц с таким расчётом, чтобы вести записи по каждому конкретному автомобилю в течение года. По окончании года журнал закрывается, а информация о показаниях спидометра по состоянию на 31 декабря должна переноситься в новый журнал.

Рекомендую экономическую оправданность затрат, связанных со списанием конкретного объёма расхода топлива, подтверждать технически обоснованными эксплуатационными нормами расхода топлива на зимний и летний период, разработанными СПК «Угра» и утверждёнными внутренним организационно-распорядительным документом.

При разработке такого документа необходимо учитывать:

– рекомендованные Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте;

– информацию о нормах расхода бензина, указанную в техническом паспорте автомобиля в соответствии с его конструктивными особенностями;

– техническое состояние для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей;

– конкретные условия эксплуатации автомобиля;

– режим движения (скорость, нагрузка, дальность и частота поездок);

Для ведения учета наличия и движения нефтепродуктов, твердого топлива и газа в плане счетов предназначен синтетический счет 10«Материалы», субсчет 3 «Топливо». Аналитический учет топлива ведется по следующим группам:

10.3.1 «Топливо на складе»;

10.3.2 «Топливо в баках транспортных средств»;

10.3.3 «Топливо по кредитным картам»;

10.3.4 «Нефтепродукты отработанные»;

10.3.5 «Твердое топливо»;

10.3.6 «Газ в баллонах, резервуарах».

При списании топлива следовало руководствоваться Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной

постановлением Минтранса РБ от 1.03.2009 № 26. Данной Инструкцией

предусматривалась возможность дополнительного расхода топлива. Так,

в соответствии с п.15.7Инструкции для автомобилей и автопоездов

(кроме самосвальных), выполняющих работу, учитываемую в тонно-километрах (ткм), дополнительно нормируется расход топлива на каждые 100 ткм: бензина - до 2, 0 л; дизельного топлива - до 1, 3 л; сжатого природного газа - до 2, 0 куб.м; сжиженного углеродного газа- до 2, 5 л; при газодизельном цикле - до 1, 2 куб.м СПГ и до 0, 25 л дизельного топлива.

Рассмотрим следующие примеры:

Пример 1: За отчетный месяц (водитель - Кирпиченко М.А.) пробег автомобиля МАЗ-53366-020 составил 4230 км, перевезено 237 т (8552 ткм) груза. Расход топлива за месяц по норме составит 1401 л (42, 3 х 30, 5 + 85, 52 х 1, 3).

Трактористы-машинисты при выполнении сельскохозяйственных и транспортных работ в установленные сроки сдают учетные листы тракториста-машиниста, путевые листы трактора в бухгалтерию (диспетчеру).

В бухгалтерии организации на основании данных документов

производится расчет фактически использованного топлива и по норме,

исходя из объемов выполненных работ и норм расхода топлива на единицу объема, предусмотренных технологическими картами.

При этом при определении норм расхода топлива рекомендованы к

применению Типовые нормы выработки и расхода топлива на

механизированные и транспортные работы в сельском хозяйстве, а также

Типовые нормы выработки и расхода топлива на тракторно-транспортные работы.

Пример 2: В организации был произведен посев картофеля с внесением гранулированного суперфосфата на площади 100 га

трактористом-машинистом Пинченко В.А. на тракторе МТЗ-100 в агрегате

с СЗЛ-3, 6. Работа выполнялась с 20 по 26 апреля.

На начало дня (20.04) в баке было 7 л дизельного топлива, за время работы было получено 580 л дизельного топлива, на конец дня (26.04) осталось 10 л дизельного топлива.

Фактический расход топлива составил 577 л (7 + 580 - 10), или 484 кг, при норме - 480 кг (норма расхода - 4, 8 кг/га).

Таким образом, перерасход топлива в данном случае составил 4 кг.

На каждый выявленный факт перерасхода топлива должен составляться акт по форме, утвержденной в приложении к приказу по учётной политике, с указанием соответствующих причин повышенного потребления бензина.

В целях налогообложения прибыли основаниями для списания топлива являются:

– приказ руководителя СПК «Угра», устанавливающий режим работы автомобилей;

– путевые листы, оформленные в соответствии с требованиями действующего законодательства;

– ежемесячный отчёт компании о получении по топливным картам бензина на АЗС;

– авансовые отчёты водителей – держателей топливных карт;

– подтвержденная внутренним организационно-распорядительным документом продолжительность ежедневной работы водителей;

– договор на заправку нефтепродуктами или договор поставки топлива;

– чеки терминалов АЗС, подтверждающие в количественном выражении объём заправленного в автомобильный бак топлива;

– прайс-лист компании, содержащий информацию о цене топлива, по которой СПК «Угра» была произведена оплата;

– заявка СПК «Угра» на приобретение топлива, оформленная следующим образом;

– заявка СПК «Угра» на получение топливных карт.

При наличии всех вышеперечисленных документов СПК «Угра» имеет право уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение бензина.

Бухгалтерский учет в СПК «Угра» невозможно вести без утвержденных бланков документов. К одному из документов относиться книга регистрации кассовых операций, ее утвержденная форма называется КО-3 ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Этот журнал предназначен для регистрации всего документооборота, связанного с расходами и приходами в кассу предприятия. С помощью этой книги вести бухгалтерский учет в СПК «Угра» будет значительно проще. Она регулирует порядок в документообороте и упрощает вычисление конечного сальдо на любой период. Перед оформлением любой операции должностное лицо фиксирует каждую бумагу, оформленную для движения активов в журнале. Сюда заносят данные о приходных и расходных кассовых ордерах, ведомостях на заработную плату, документах на выдачу кассовых средств, оплату текущих счетов, приходах средств извне. Ведение журнала возможно в электронном и печатном виде или написанном от руки. Все листы должны быть пронумерованными и закреплены печатью предприятия. Журнал заводят на определенный период: на год, квартал или месяц. Эти параметры устанавливают сами организации.

Журнал должен заполнять кассир или назначенный сотрудник бухгалтерии, знакомый с порядком заполнения. Ответственного за ведение учета денежных средств назначает руководитель предприятия, с сотрудником заключается договор о материальной ответственности.

Занесению в книгу подлежат все акты, подтверждающие движение денег: Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, оформляемый при выдаче денежных средств из кассы. Ордер должен иметь подпись главного бухгалтера и руководителя подразделения. Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ, подтверждающий поступление средств на баланс. Этот документ выписывают в одном экземпляре, а отрывную квитанцию отдают лицу, сдавшему деньги в кассу. Ведомость на выдачу заработной платы отражает фактическую выплату зарплаты сотрудникам организации. Она должна быть подписана главным бухгалтером и директором предприятия. Такой документ фиксируют как расходные средства, а в случае депонирования заработной платы регистрируют как поступление средств и на эту сумму создают приходный кассовый документ. Перед регистрацией акта ответственное лицо обязано проверить правильность заполнения и наличие подписи и печати уполномоченного лица.

3.2. Пути рационализации контроля кассовых операций СПК «Угра»

Для того чтобы организация успешно функционировала, постоянно повышался уровень рентабельности, сохранялись и преумножались её активы, необходим отлаженный механизм управления, самым важным инструментом которого выступает внутренний контроль.

Внутренний контроль представляет собой процесс, который осуществляется органом управления организацией или другими сотрудниками организации, для того, чтобы получить информацию, которая касается выполнения трех задач:

1. Эффективная и рациональная деятельности;

2. Достоверная финансовая отчётность;

3. Соблюдение законов и нормативных актов.(С момента принятия федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ организация внутреннего контроля стала обязательной, в т. ч для хозяйствующих субъектов.)

Система внутреннего контроля представляет собой совокупность организационной структуры, методики процедур, которые приняты руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного экономического субъекта его силами надзор и проверку соблюдения требований законодательства, точности и полноты документации бухгалтерского учёта, своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчётности, предотвращения ошибок и искажений, исполнения приказов и распоряжений, обеспечения сохранности имущества организации.

Целью системы внутреннего контроля является своевременное предотвращение нерациональных или неправильных действий, а также ошибок при обработке информации.

Создание эффективной системы внутреннего контроля в СПК «Угра» позволит:

– обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное развитие СПК «Угра» в условиях конкуренции;

– сохранить и эффективно использовать ресурсы и потенциал СПК «Угра»;

– своевременно выявить и минимизировать коммерческие, финансовые и иные риски в управлении СПК «Угра»;

– сформировать адекватную современным постоянно меняющимся условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование СПК «Угра» к изменениям во внешней и внутренней среде.

В целях внутреннего контроля в СПК «Угра» проверке подлежит:

– наличие договора с кассиром о его полной материальной ответственности и степень владения порядком кассовых операций;

– обеспечение сохранности денежных средств;

– порядок хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним наличных денежных средств;

– документальное оформление операций, связанных с получением и выдачей наличных денежных средств;

– правильность ведения кассовой книги;

–наличие утверждённого распорядительного документа об установленном лимите остатка наличных денег, соблюдение установленного лимита остатка денежной наличности в кассе, своевременность сдачи в банк денег сверх лимита;

– составление реестра депонированных сумм, своевременность сдачи в банк депонированных сумм;

– правильность оформления операций, связанных с приёмом и выдачей из кассы денежных документов;

– правильность ведения накопительных ведомостей по кассовым операциям;

– наличие и достоверность оправдательных документов, являющихся основанием для списания расходов по кассе, законность произведенных операций;

– наличие и ведение журналов регистрации приходных и расходных ордеров, кассовой книги;

– правильность оформления ведомостей на выдачу заработной платы и проведения других расходов, предусмотренных сметой доходов и расходов и др.

Произведем оценку эффективности и надежности системы внутреннего контроля в СПК «Угра» касающейся кассовых операций и наличных денежных средств. Для этого проведём тест внутрихозяйственного контроля. (таблица 3.2)

По данным заполненного теста можно сделать вывод, что ведение кассовых операций в СПК «Угра» не противоречит законодательству РФ, также по данным теста можно сказать, что организация системы бухгалтерского учёта кассовых операций с наличностью в общем отвечает требованиям оперативности и достоверности. В целом кассовую дисциплину СПК «Угра» можно оценить как удовлетворительную.

Однако, выявлены следующие недостатки:

- отсутствует расписка кассира об ознакомлении с порядком ведения кассовых операций;

- не проводятся внезапные ревизии;

- контроль за полнотой принятия к учету денежных средств проводится на выборочной основе;

- не ведется журнал учёта расходных и приходных ордеров.

Таблица 3.2 - Тест оценки эффективности системы внутрихозяйственного контроля кассовых операций и наличных денежных средств в СПК «Угра».

Мы считаем, что данные недостатки можно устранить, если в СПК «Угра» будет создана постоянно действующая контрольно-ревизионная комиссия из числа штатных сотрудников:

-Васютин В.А-заместитель директора

- Колесникова М.Н. – главный бухгалтер

- Мачихина А.А. – экономист.

В обязанности комиссии будет входить:

1. Тщательное и своевременное проведение текущих инвентаризаций, выборочных проверок.

2. Контроль за правильностью и своевременностью подписания и утверждения первичных документов.

3. Разработка планов, программ текущих и итоговых ревизий с оформлением соответствующих актов.

4. Предоставление руководству оперативной информации о результатах ревизий и проверок с целью устранения выявленных нарушений и привлечения к ответственности виновных лиц.

Обязанности членов ревизионной комиссии необходимо закрепить в их должностных инструкциях, а именно в раздел «Организация работы» добавить пункт о совмещении должностей.

Так же необходимо разработать Положение о ревизионной комиссии, где прописана компетенция ревизионной комисии, порядок проведения ревизий и т.д.(ПРИЛОЖЕНИЕ Д).

Предлагаем следующий порядок осуществления текущих ревизий учёта кассовых операций в СПК «Угра» (таблица 3.3).

На практике, ведение данных элементов контроля позволяет повысить эффективность направляющего контроля и снизить вероятность возникновения непроизводительных последствий ошибок. При проверке кассовых операций особое внимание необходимо уделить выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчётных сумм, выручки и других операционных и внереализационных доходов.

Поступления из банка необходимо проверять путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки должно изучаться путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах и т.п. возврат неиспользованных авансов необходимо анализировать по приходным кассовым ордерам.

Таблица 3.3 – План ревизий ведения внутрихозяйственных кассовых операций в СПК «Угра»

Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, контрольно-ревизионной комиссии необходимо обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег, то есть на наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы; доверенностей от сторонних организаций; исполнительных листов и др. Необходимо установить также целевое использование средств, полученных из банка по чеку.

На заключительном этапе контроля кассовых операций СПК «Угра» контрольно-ревизионной комиссии необходимо формировать пакет рабочих документов и составлять отчёт.

Контрольно-ревизионная комиссия должна составлять отчёты для руководителя, которые должны содержать:

1. Перечень выявленных отклонений, превышающих допуск

2. Перечень обстоятельств, при которых эти отклонения были выявлены

3. Оценку выявленных отклонений с точки зрения их влияния на СПК «Угра»

4. Рекомендации по возможному устранению данных отклонений

5. Оценку данных рекомендаций в плане их возможного влияния на СПК «Угра»

6. Конструктивные предложения по совершенствованию различных аспектов функционирования СПК «Угра», имеющих отношение к проведенной работе.

Членам Ревизионной комиссии в период исполнения ими своих обязанностей могут выплачиваться вознаграждения в размере от 500 до 2000 тысяч рублей и (или) компенсироваться подтвержденные расходы, связанные с исполнением ими своих обязанностей (командировки).

Размеры таких вознаграждений и компенсаций устанавливаются решением Общего собрания членов СПК «Угра». В бухгалтерском учете это будет отражено следующим образом:

Дебет 26 Кредит 70 –начислено вознаграждение членам комиссии.

Дебет 70 Кредит 68.2 – удержан НДФЛ с суммы начисленного вознаграждения.

Дебет 70 Кредит 50(51)- выплачено вознаграждения членам ревизионной комисии.

Основной целью внутреннего контроля в СПК «Угра» будет являться снижение финансовых потерь в СПК «Угра» возникающих по различным причинам. Чем более эффективен внутренний контроль, тем выше результат его действия. В абсолютном выражении результат действия внутреннего контроля представляет собой сумму экономии потерь, возникающую в связи с функционированием внутреннего контроля.

Так как СПК «Угра», как и любая другая организация, представляет собой сложную социально-экономическую систему, на деятельность которой влияет большое количество факторов, как внутренних, так и внешних, то сложно определить конкретный результат внедрения вышеперечисленных предложений. Результатом внедрения данных предложений можно ожидать повышение уровня организации учёта и контроля кассовых операций

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Изучение научной литературы по бухгалтерскому учёту показывает, что в настоящее время многие эксперты по бухгалтерскому учёту дают однозначное определение понятия денежных средств: денежные средства – это аккумулированные в денежной форме доходы и поступления, находящихся в кассе, на банковских расчётных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах и используемые организацией для собственных целей.

С целью установления соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учёта, действующей в проверяемом периоде, нормативным документам для того, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчётности во всех существенных аспектах в организациях проводится контроль кассовых операций.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности организации используют наличные денежные средства для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для закупки товаров у юридических или физических лиц за наличный расчёт, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Денежные средства на эти цели получают подотчётные лица – работники данной организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные, командировочные и представительские расходы.

С целью проверки соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учёте всех видов расчётов с подотчётными лицами в организациях проводится контроль расчётов с подотчётными лицами. В задачи контроля расчётов с подотчётными лицами входят: оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учёта расчетов с подотчётными лицами; проверка организации аналитического учёта расчётов с подотчётными лицами и взаимосвязи аналитического и синтетического учёта; проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчётами с подотчётными лицами.

Основными нормативными документами, регулирующим учёт и контроль кассовых операций и расчётов с подотчётными лицами в Российской Федерации, являются: Закон «О бухгалтерском учёте»; Закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчётов с использованием платёжных карт»; Постановление «О порядке утверждения правил внутреннего контроля в организациях, осуществляющих операции с денежными средствами или иным имуществом»; Постановление «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации»; Порядок ведения кассовых операций в РФ.

Основным направлением сельскохозяйственного производства СПК «Угра» является мясомолочное-скотоводство. Кроме этого хозяйство занимается выращиванием зерновых, картофеля. Проведённый анализ различных показателей показывает, что в СПК «Угра» наблюдается повышение эффективности производства: растёт уровень производства товарной продукции, оплата труда и т.д. Показатели ликвидности СПК «Угра» достигли удовлетворительного уровня. Следовательно, можно говорить о том, что организация обладает некоторым потенциалом для реализации мероприятий, направленных на совершенствование учёта и контроля кассовых операций и расчётов с подотчётными лицами.

Исследование показало, что ведение кассовых операций в СПК «Угра» не противоречит законодательству РФ, за исключением того, что приходные и расходные кассовые ордера не регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В целом кассовую дисциплину СПК «Угра» можно оценить как удовлетворительную. Отражение финансово-хозяйственных операций с участием в расчётах лиц, находящихся в административно-хозяйственном подчинении, подтверждено первичными документами, а порядок их отражения соответствует нормативным требованиям ведения бухгалтерского учёта.

Внутренний контроль в СПК «Угра» представлен лишь проведением инвентаризаций денежных средств в кассе и контроля за составлением авансовых отчётов, чего недостаточно для полноты отражения информации о финансово-хозяйственной деятельности СПК «Угра».

Для устранения недостатков в СПК «Угра» оплаты ГСМ и аналогичные операций, осуществляющихся наличными денежными средствами через подотчётных лиц, нами предложен переход на систему приобретения топлива и аналогичной продукции, основанную на применении топливных пластиковых карт. Топливные пластиковые карты эмитируются ОАО «Калуганефтепродукт» («ТНК-BP»), одно из представительств которой находится в городе Юхнов. Автоматизированные системы безналичных расчётов на АЗС, созданные на базе топливных микропроцессорных карт, являются одним из самых надёжных и удобных в эксплуатации, а также весьма привлекательными с точки зрения налогообложения. Стоимость оказываемых ОАО «Калуганефтепродукт» услуг не значительна, переход СПК «Угра» на использование топливных пластиковых карт не повлечет существенных затрат.

Бухгалтерский учет в СПК «Угра» невозможно вести без утвержденных бланков документов. К одному из документов относиться книга регистрации кассовых операций, ее утвержденная форма называется КО-3. Этот журнал предназначен для регистрации всего документооборота, связанного с расходами и приходами в кассу предприятия. С помощью этой книги вести бухгалтерский учет в СПК «Угра» будет значительно проще. Она регулирует порядок в документообороте и упрощает вычисление конечного сальдо на любой период.

В СПК «Угра» будет создана постоянно действующая контрольно-ревизионная комиссия из числа штатных сотрудников. В обязанности этой комиссии входить:

1. Тщательное и своевременное проведение текущих инвентаризаций, выборочных проверок.

2. Контроль за правильностью и своевременностью подписания и утверждения первичных документов.

3. Разработка планов, программ текущих и итоговых ревизий с оформлением соответствующих актов.

4. Предоставление руководству оперативной информации о результатах ревизий и проверок с целью устранения выявленных нарушений и привлечения к ответственности виновных лиц.

Так же создан план ревизий кассовых операций в СПК «Угра», ведение данных элементов контроля позволяет повысить эффективность направляющего контроля и снизить вероятность возникновения непроизводительных последствий ошибок. При проверке кассовых операций особое внимание необходимо уделить выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчётных сумм, выручки и других операционных и внереализационных доходов.

Так как СПК «Угра», как и любая другая организация, представляет собой сложную социально-экономическую систему, на деятельность которой влияет большое количество факторов, как внутренних, так и внешних, то сложно определить конкретный результат внедрения вышеперечисленных предложений. Результатом внедрения данных предложений можно ожидать повышение уровня организации учёта и контроля кассовых операций.