Главная страница
Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Классификация документов.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Документы классифицируются по следующим признакам: 1. Служебные и личные. Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.). Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц.
Служебные документы включают в себя три группы ОРД: организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников; распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения; справочно - информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др. 2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д. 3. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные. 4. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п. 5. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка). Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом. Различают разновидности копий: Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом. Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу. Выписка из документа – копия части документа. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы: постоянного срока хранения; долговременного (свыше 10 лет); временного (до 10 лет). Классификация документов производится на этапе группировки их в дела. Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. Электронные документы. Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.
Данная страница нарушает авторские права?
|