Завдання 1.1.

Р.

Лабораторна робота № 1

Тема: Організація роботи у Access. Створення структури БД.

Мета роботи: - ознайомитисьз призначенням програми Ассеss, основними об'єктами бази даних;

- навчитисястворювати таблиці бази даних в режимах конструктора та майстра таблиць

- навчитися імпортувати данні з інших БД.

Короткі теоретичні відомості

База даних - впорядкована сукупність даних про конкретні об'єкти реального світу в будь-якій предметній галузі. Це можуть бути архіви, описи майна і матеріалів, бухгалтерські документи, особисті справи відділів кадрів, бази даних картинних галерей тощо. На основі баз даних створюються інформаційно - пошукові системи. Серед найбільш розповсюджених і загальновідомих інформаційно - пошукових систем можна назвати такі: систему продажу та бронювання залізничних квитків, платників податків, банківських платежів, базу даних законів України тощо. І всюди для користування інформацією необхідні засоби для її систематизації і швидкого пошуку. Тобто бази даних призначені для зберігання, накопичення, систематизації і швидкого пошуку інформації за допомогою комп'ютера.

Програмне забезпечення, призначене для роботи з базами даних, називається системою управління базами даних (СУБД). СУБД - це програма для введення, зберігання, пошуку та обробки інформації в базі даних.

Основні об'єкти бази даних

База даних традиційно містить чотири основних типи об'єктів:

¨ Таблиці - основні об'єкти бази даних, де зберігаються дані;

¨ Запити (Запросы) - призначені для вибору потрібних даних з однієї або кількох взаємозв'язаних таблиць.

¨ Форми (Формы) - призначені для введення, перегляду та коректування взаємозв'язаних даних у зручному вигляді.

¨ Звіти (Отчеты) - формування даних у зручному для перегляду вигляді і при потребі їх друкування.

Крім того, бази даних мають Сторінки (Страницы), Макроси, (Макросы), Модулі (Модули), які тут розглядатися не будуть.

Ієрархічна, мережева, реляційна моделі баз даних

Ієрархічна модель бази даних - це сукупність різних об'єктів, де об'єкти нижнього рівня підпорядковані об'єктам вищого рівня.

Мережева модель бази даних - це сукупність об'єктів різного рівня, де кожен об'єкт може бути зв'язаний з іншим.

Реляційна модель бази даних - складається із взаємозв'язаних таблиць, найбільш поширена серед сучасних СУБД.

Для подання даних використовується структурування, тобто введення певних умов про способи подання даних.

Таблиця - це деяка структура, яка складається із однотипних записів (рядків) і полів (стовпчиків), об'єднаних спільною темою. Всі записи мають однакову структуру — вони складаються з полів, у яких зберігаються атрибути об'єкта.

Поле може містити значення лише одного типу - текст, число, дату тощо, а запис - інформацію про один елемент (наприклад, у таблиці з відомостями про студентів у кожному з рядків - записів розміщено дані про одного студента, а у полях - прізвище, ім'я, адреса, телефон, дата народження тощо). Кожне поле в таблиці повинне мати унікальне ім'я. Зручно працювати із БД якщо імена полів не дуже довгі й ім'я відбиває зміст поля.

База даних складається, як правило, з кількох таблиць. Кожен запис кожної таблиці повинен мати унікальне ключове поле - ключ. Ключів у таблиці може бути декілька. З них вибирається один, який буде надалі представляти кожний запис таблиці. Такий ключ називається первинним. Первинний ключ – це одне або кілька полів, що однозначно ідентифікують запис. Якщо первинний ключ складається з одного поля, він називається простим, якщо з декількох полів – складовим.

Ключове поле містить дані, які більше ніде в даній базі не зустрічаються. Наприклад, якщо в таблиці Студенти за первинний ключ взяти Прізвище, то це означає, що не повинно бути студентів з однаковими прізвищами. Тобто доцільно включити в таблицю додаткове числове поле КодСтудента або табельний номер, що не буде повторюватися в записах, тобто буде первинним ключем.

За допомогою ключових полів таблиці бази даних зв'язуються між собою відношеннями для спільної обробки даних.

Проектування бази даних починається із створення її структури.

Створити структуру бази даних означає наступне:

¨ визначити перелік даних, які будуть зберігатися;

¨ визначити параметри, які будуть служити полями бази даних;

¨ кожному полю привласнити унікальне ім'я;

¨ визначити кількість і зміст таблиць для зберігання даних;

¨ визначити для таблиць назви полів, їх тип та ключові поля;

¨ встановити зв'язки між полями таблиць.

Основні типи полів даних

¨ Текстове поле - текст або числа, що не братимуть участь в обчисленнях.

¨ Числове - цей тип даних містить багато підтипів. Від вибору підтипу (розміру) залежить точність обчислень.

¨ Лічильник. - послідовно зростаючі числа, що автоматично вводяться при додаванні нового запису в таблицю.

¨ Логічне - логічні значення, а також поля, які можуть містити одне із двох можливих значень.

¨ Грошові - значення й числові дані, використовувані в математичних обчисленнях.

¨ Дата/Час - дата й час зберігаються в спеціальному фіксованому форматі.

¨ Поле об'єкта ОLЕ - включає звукозапис, малюнок та інші типи даних.

¨ Гіперзв'язок - містить адреси веб-сторінок.

Ми будемо створювати базу даних “ Склад товарів ”. На склад поступають товари від постачальників, зі складу товари будуть передаватись в магазини. Від магазинів на склад поступають замовлення на товари. Зі складу в магазини поступають товари.

Завдання 1.1.

Створити нову базу даних „ Склад ” в своїй папці. База даних має таблиці: Товари на складі, Постачальники, Магазини, Замовлення.

Технологія виконання завдання

1. Завантажити програмуАссеss.

2. На екрані з'явиться вікно в якому треба задати потрібну операцію — створити або відкрити існуючу базу даних. Виберіть – Новая база данных.

3. В діалоговому вікні Файл новой базы данных відкрити власну папку, ввести з клавіатури ім'я бази даних – Склад-2-ЗБ- та натиснути кнопку Создать. На екрані буде розгорнуто головне вікно програми з об’єктами: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты...

4. Створити реляційні таблиці для бази даних різними засобами:

¨ у режимі Конструктора таблиці Постачальники, Магазини.

¨ у режимі Імпорту - Товари на складі.

¨ у режимі Майстра таблиць - Замовлення.

Створення таблиць у режимі Конструктора

Робота в режимі Конструктора дає можливість вказати назви, типи і властивості полів майбутньої таблиці. Для створення структури таблиці у режимі Конструктора необхідно:

1. У головному вікні Ассеss активізувати об’єкт Таблицы, натиснути кнопку Создать, вибрати режим Конструктор і натиснути кнопку Ок.

2. В діалогове вікно ввести послідовно імена полів та вибрати із списку відповідні типи даних. Так, наприклад, для поля „КодПостачальника” тип – числове, для поля „Фірма” - тип текстове.