Как сделать презентацию

Обычно открывает и ведет презентацию один из руководителей внешнеэкономического отдела фирмы или специально подготов­ленный ведущий. Он представляет руководителей всех структур фирмы. Затем (нередко) показывают фильм (10-15 минут).

После фильма делаются сообщения о деятельности фирмы, ее экспортных возможностях или о товаре и услугах, являющихся предметом презентации. Время на выступления - не более 30 минут.

Оставшееся время или далее по регламенту отводится ответам на вопросы. Поскольку помещение, где проводится презентация, оформляется плакатами, стендами, витринами, стеллажами с товаром или другим демонстрационным материалом, постольку можно отве­чать на вопросы прямо у стендов. Здесь же можно вручить сувениры.

Демонстрация товаров и услуг на презентации является весьма убедительным средством рекламы. Особенно это относится к де­монстрации машин, оборудования и приборов, которая может убе­дить возможного покупателя, делового партнера, желающего за­ключить сделку, в достоинствах конструкции, высокой производи­тельности и качестве выпускаемой продукции.

На некоторых презентациях используется прием вовлечения потенциальных партнеров в современные действия. Это может быть, например, предложение об испытании приборов, примерке одежды, передаче материалов на экспертизу и т. д. Когда клиент имеет возможность лично ознакомиться с товаром, потрогать его руками, у него подсознательно растет доверие к фирме, и желание приобрести данный товар. Когда можно непосредственно ощутить мягкость меха, удобство одежды, прочность ткани, запах духов, вкус кофе или легкость работы с компьютерным редактором текста, сиг­налы, закрепляющие доверие к фирме, поступают со всех сторон. Тот же эффект достигается и при визуализации процесса деятельно­сти, например во многих крупных универмагах и супермаркетах пу­тем телевизионного показа демонстрируется работа того или иного механизма, например кухонного комбайна или бензокосилки.

Визуальные технические средства делают презентацию более привлекательной, красноречивой, убедительной и достоверной. Особенно важна визуализация на тех презентациях, где аудитория обширна и возможность непосредственных контактов с консультан­тами и экспертами для многих маловероятна.

К примеру, приведем программу презентации одной из москов­ских фирм, занимающихся шоу-бизнесом.

Сначала - работа в холле, куда входят рекламные объявления по радио, вручение презентационных подарков, например " наборов делового человека", затем - пресс-конференция, шоу-программа с известными эстрадными исполнителями, банкет. Презентация про­водится по заказам, поэтому сами клиенты выбирают место прове­дения, определяют круг приглашенных, в том числе и журналистов, меню банкета и программу концертов. Оплата в зависимости от тре­бований клиента.

[Источник: Бенедиктова В. И. О деловой этике и этикете. М., 1994, с. 47].

На презентации, так же как и на пресс-конференции, целесообразно вручить каждому приглашенному журналисту " Досье для прессы". Обычно туда входят пресс-релиз, подготовленный по случаю презента­ции, тексты или тезисы выступлений, экспертные или иные оценки презентуемого новшества, фотографии, список лиц (с телефонами), к ко­торым можно обратиться за соответствующими разъяснениями.

Часто по соседству с залом презентации накрывают коктейльный или фуршетный стол. Именно вокруг такого стола создается весьма насыщенное полезной информацией поле, возникает возможность получить ответы на любые вопросы, завязать полезные знакомства.

Очень важно, чтобы при презентации и демонстрации товара не использовалась контраргументация, критические замечания в адрес фирм-конкурентов - лучше направить усилия на создание впечатле­ния, что именно ваши предложения решают все проблемы клиента.