Российские технологии делопроизводства в ХХ веке

Современные российские технологии делопроизводства развивались постепенно.

Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в Государственном институте техники управления (1926 г.).

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощённой форме;

- отказ, где возможно, от регистрации вообще;

- число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определённое лицо.

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нём был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных учёных.

В 1941 г. собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике.

Однако вопросы, рассматриваемые на этом совещании, реально были воплощены в жизнь спустя почти 20 лет, в 1960 г.

В 1973 г. были одобрены «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства». Документ был комплексным и включал не только вопросы делопроизводства, но и содержал рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.

В 1988 г. была утверждена «Государственная система документационного обеспечения управления, основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», которая до настоящего времени остаётся основным нормативным документом по организации делопроизводства в России.

В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путём внесения их в табель форм, утверждаемый руководителем организации.

Традиционная российская технология процессов ДОУ (делопроизводства) имеет следующие особенности:

- четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;

- отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства и т.д.;

- ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек, журналов);

- для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб;

- относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

- основы технологии делопроизводства закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, т.к. эта технология требует, как получения современной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек.

При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Традиции западной системы ДОУ (делопроизводства) существенно отличны от российской и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников и большей демократичности.

К особенностям западной технологии процессов ДОУ (делопроизводства) можно отнести следующие:

1. характер движения документов преимущественно горизонтальный, с правом подписи документов, направляемых должностному лицу, имеющему равный статус;

2. обработка получаемой корреспонденции предусматривает возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;

3. регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручатель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются;

4. отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;

5. до согласования проекта документа с высшей должностной инстанцией проект содержит все варианты правки, перепечатка и подписание одобренного варианта становится технической операцией и может исполняться без участия исполнителя;

6. широкое использование бланков с рукописным внесением переменной информации;

7. использование пакетов бланков на цветной бумаге, что практически исключает неправильное адресование каждого экземпляра;

8. в иерархических системах управления руководитель каждого уровня имеет должностные обязанности по самостоятельной личной подготовке ряда документов, в основном отчетного и распорядительного характера;

9. специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, как правило, не создается;

10. в обязанности секретаря входит хранение локального архива руководителя (в подлинниках или копиях документов).

Внедрение в офисы новых информационных технологий в общегосударственном масштабе связывалось не с комплексным совершенствованием ДОУ, а с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) и подгонки под них делопроизводства.

Концепция ОГАС была в 1980-х гг. реализована в народном хозяйстве лишь частично. В 1990-х гг. та же участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Существенная разница заключается в том, что идеи ОГАС были хотя бы частично реализованы, а последняя концепция до настоящего времени даже окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Особенно наглядно отставание в технологиях ДОУ (делопроизводства) выявилось в 1980-1990-е гг., когда теоретические изыскания в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели в ведущих странах к широкой информатизации, внедрению в реальную управленческую деятельность организаций новых технологий, к разработке концепций «безбумажного офиса».