Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утверждённый Петром I в 1720 г.

«Генеральный регламент» ввёл систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой входили президент, вице-президент, 3 советника, асессоры.

С изданием «Генерального регламента» делопроизводство становится на твёрдую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь.

«Генеральный регламент» установил процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала в себя:

1) вступление дела;

2) подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению);

3) слушание дела и принятие решения;

4) оформления решения и доведение его до исполнителя;

5) контроль за исполнением решения;

6) архивное хранение дел.

Вопросы регистрации полученных и «отпущенных» документов были разработаны с особой тщательностью. Основной целью регистрации была их охрана, но одновременно регистрационные массивы представляли собой систему научно-справочного аппарата как для контроля за исполнением документов, так и для наведения необходимых справок.

Существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало их составлять.

В целом делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

XVIII в. в развитии делопроизводства – это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.