Правила оформления служебных писем

Введение

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Посредством письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах мира письма составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является компьютеризация.

Письмо - обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).

Правила оформления служебных писем

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных реквизитов, которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными реквизитами.

Если документ адресуют в два адреса, то два первых экземпляра письма печатают на бланке, а отпуск - на обычной бумаге, т.е. всего три экземпляра. Отметки о согласовании документа помещают в письме на отпуске.

В некоторых случаях письма могут заверяться печатью.

Существуют типовые и трафаретные письма.

Типовой текст - это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма.

Трафаретизация - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации (например, бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений и т.д.).

Текст составления трафаретного делового письма сводится к:

q ограниченному выбору готовых стандартных синтаксических конструкций;

q заполнению бланка письма;

q построению предложений по аналогии с моделями стандартных синтаксических конструкций.

В трафаретных текстах исключаются слова, не несущие полезной нагрузки, смысловые повторы, канцеляризмы. Например, неверное выражение: «Мы обращаемся к Вам с просьбой прислать...», в данном случае правильным будет следующее предложение: «Просим выслать...» (Неверно: «При этом высылаем Вам копию договора...» - верно: «Высылаем копию договора...»).

Язык служебных писем отличают следующие особенности:

- нейтральность тона изложения;

- неличный характер изложения;

- унификация (трафаретизация);

- типизация речевых средств и стандартизация терминов;

- сужение диапазона используемых речевых средств;

- высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Одноаспектные письма - письма, не требующие ответа. Многоаспектное письмо можно представить, как сумму нескольких аспектов. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы.

Изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Каждое последующее предложение абзаца связано с предыдущим.

Примеры:

а) письмо-запрос:

«Институт русского языка им. А.С. Пушкина готовит сборник статей «Русский язык за рубежом». Составители сборника испытывают острую необходимость в получении информации об изучении русского языка среди нефилологов (инженеров).

Просим подготовить и выслать в наш адрес не позднее 1 июля сего года статью на эту тему».

б) сопроводительное письмо:

«Направляем подробное описание автоматических систем управления. Получение просим подтвердить.»

в) письмо-ответ:

«Вашу просьбу об изменении срока поставки станков с программным управлением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин)... Поэтому станки типа... будут поставлены в сроки, указанные в договоре.»

Требования, предъявляемые к тексту служебного письма:

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:

1. Кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.

2. Полным. Несмотря на краткость служебного письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.д.

3. Точным и объективным. Служебные письма должны содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать слова и выражения. Тон изложения должен быть нейтральным. Текст письма должен показывать уважительное отношение автора к деловому партнеру.

Текст служебных писем в большинстве случаев состоит из двух частей. В первой части (вступление) формулируется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо документ, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название документа, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок.

Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если содержание письма не нуждается в пояснении, то оно может состоять только из заключения.

В практике служебной переписки встречаются письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.