Разновидности служебных писем

Разновидностью служебных писем являются телеграммы, телексы, факсы, телефонограммы.

Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Они передаются по телеграфу через отделения связи. Телеграммы визируются, подписываются и регистрируются по правилам оформления служебных писем.

Реквизиты телеграммы:

q наименование вида документа;

q отметка о категории телеграммы – определяет срочность обработки, передачи и доставки телеграммы адресату («шторм», «воздух», «авария», «правительственная», «срочная»). В первую очередь обрабатываются телеграммы, касающиеся безопасности человеческой жизни.

q отметка о виде телеграммы – «с уведомлением о вручении», «с доставкой на художественном бланке», «с оплаченным ответом», «заверенная»;

q адрес – может быть полным, сокращенным или условным;

q текст – не употребляют союзов, предлогов, местоимений;

q регистрационный номер;

q ссылка на номер входящего документа;

q подпись – должна соответствовать напечатанной фамилии, заверяется печатью организации;

q наименование организации-автора;

q наименование должности и фамилия лица, подписавшего документ;

q дата.

Телексы передают по специальным аппаратам – телетайпам по сети абонентского обслуживания. Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.

Телексы имеют следующие составные части:

q номер телекса;

q адрес получателя;

q дата отправления;

q текст;

q подпись;

q наименование и адрес отправителя.

Оформление телексов несколько отличается от оформления телеграмм. Часто язык телексов мало чем отличается от языка письма. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключительная формула вежливости, как правило, сохраняются точки и запятые.

Телефакс (факс) – это устройство, позволяющее передавать любую информацию с бумажного носителя (тексты, таблицы, фотографии, чертежи) и получать эту информацию в виде факсимильной копии по телефонным каналам связи или радиоканалам. Для передачи информации по телефаксу необходимо знать номер и код получателя.

Если организация имеет телефакс, то его номер проставляется на бланке служебного письма.

Современные факсимильные аппараты используют обычную бумагу. Получаемые копии – факсимиле (факсы) обладают юридической силой. Поэтому документы, предаваемые с помощью факсимильной связи, должны быть оформлены в соответствии с правилами оформления вида документа.

Телефонограмма – это разновидность служебного письма, переданного по телефону; могут оформляться на чистых листах бумаги, на специальных бланках, в журналах.

Датой телефонограммы является дата ее передачи, номер в телефонограмме может быть только исходящим, текст не должен превышать 50 слов, не должен содержать трудно выговариваемых слов и сложных оборотов.

Подписываются телефонограммы руководителем организации или ответственными исполнителями.

При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируется информация о передающем и принимающем (фамилия, должность, номер телефона).