Передача дел в архив организации

Структурные подразделения учреждения передают в ведом­ственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02,

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться центра­лизованно в канцелярии, секретариате или другой службе дело­производства учреждения или в структурных подразделениях.

В исключительных случаях по решению руководителя организа­ции они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Передача дел производится только по сдаточным описям установленной формы.

Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В каждом структурном подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим руководством работников архива.

Описи дел структурных подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо учитывать следующие требования:

· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

· каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

· порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

· графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

· при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами " То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

· графа описи " Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каж­дой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как пра­вило, по графику, составленному заведующим ведомственным ар­хивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно со­гласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы. График утверждается руководителем организации.

В ходе подготовки дел к передаче на хранение заведующий архивом организации (ответственный за архив) проверяет полноту состава документов, включенных в сдаточную опись, и качество их обработки.

Наличие дел по описи сверяется с номенклатурой дел. Если будет обнаружено отсутствие каких-либо дел, томов или частей дела, заведующий архивом (ответственный за архив) вправе требовать от работников соответствующего структурного подразделения организации проведения розыска недостающих дел либо разъяснения причин незаведения положенных дел.

Если утрата документов произошла в результате пожара, затопления или какого-либо другого несчастного случая, необходимо составить акт о происшествии в присутствии представителей соответствующих служб (пожарной охраны, водоканала и т. п.).

По мере возможности информацию о трудовом стаже или заработной плате работников, содержавшуюся в утраченных документах, необходимо восполнить другими документами, имеющими временный срок хранения.

Так, например, информацию об оплате труда, содержавшуюся в лицевых счетах по начислению заработной платы, в случае их утраты можно восполнить расчетно-платежными ведомостями на выдачу зарплаты или другими первичными бухгалтерскими документами, являющимися основанием для начисления заработной платы, имеющими 5-летний срок хранения.

В случае утраты подлинников приказов, распоряжений по личному составу их можно заменить заверенными копиями.

В случае невосполнимой утраты дел составляется соответствующая справка, в которой указываются виды (разновидности) утраченных документов, их количество, период, за который они составлялись, причины их утраты.

Справка подписывается руководителем структурного подразделения (кадровой службы, бухгалтерии) и представляется заведующему архивом (ответственному за архив), который докладывает руководителю организации о происшедшем факте, а также высказывает предложения и выводы о наказании виновных и принятии соответствующих мер по обеспечению сохранности документов, подлежащих длительному хранению.

В период подготовки дел к передаче на хранение в архив организации заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет также правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При этом проверяется соблюдение хронологического порядка расположения документов в делах.

Например, приказы, распоряжения по личному составу должны быть сформированы в пределах одного календарного года, в валовом порядке их номеров и в хронологической последовательности (дело с приказами должно начинаться с приказа за № 1 и соответственно с января).

В процессе подготовки дел к передаче проверяют наличие всех приложений к приказам, распоряжениям. Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к распорядительным документам, которыми они были утверждены или введены в действие.

Заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет также наличие и соответствие всех реквизитов документов, подлежащих передаче в архив.

Особое внимание при этом уделяется распорядительным документам. Проверяют наличие дат, номеров приказов, соответствие их по книге регистрации приказов, распоряжений, а также наличие подписи руководителя, а в необходимых случаях - наличие виз.

Если в дело взамен подлинника включена копия документа, то она обязательно должна быть заверена.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита " Подпись" проставляют:

- заверительную надпись " Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В личных делах или нарядах личных дел уволенных работников проверяется наличие внутренней описи и качество ее составления.

Кроме того, в ходе подготовки документов проводится проверка формирования дел лицевых счетов по заработной плате: они группируются в дела по алфавиту фамилий*.

В случае формирования лицевых счетов, расчетных листков по начислению заработной платы по табельным номерам (кодам) работников организации необходимо составить указатель к описи (в состав которой включены эти документы), где перечислить фамилии, имена и отчества (указать полностью) работников и привести их поисковые данные (номера единиц хранения, листы единиц хранения, в которых содержатся сведения о данных работниках).

Работники архива проверяют также заполнение всех граф установленной формы лицевого счета. Расчетные ведомости по заработной плате, как правило, формируются в дела в хронологической последовательности (по месяцам начисления зарплаты: январь-декабрь).

В ходе проверки качества подготовки документов к передаче на хранение в архив проверяется также качество проведения экспертизы ценности документов дел.

В случае обнаружения в них копийных экземпляров имеющегося в деле подлинника документа, а также черновых проектов документа они изымаются, и дело переоформляется. Листы дел нумеруют заново, при этом старые номера зачеркивают, рядом проставляют новый номер, пересоставляют заверительную надпись дела.

Кроме того, проверяется и нумерация листов в деле, правильность составления заверительной надписи дела, соответствие фактического количества листов дела тому, которое указано в листе-заверителе.

Если в ходе проверки качества проведенных работ по переплету, подшивке документов обнаружится, что часть документов выпадает - не захвачена переплетом или не подшита, дело необходимо расшить, заново переплести и подшить. Запрещается приклеивать не подшитые документы, даже если этот документ на одном листе (кроме листа - заверителя дела).

Заведующий архивом (ответственный за архив) проверяет правильность оформления обложек дел, наличие всех необходимых реквизитов: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела (по номенклатуре дел), заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов дела, срок хранения документов дела, архивный шифр.

Если дело состоит из нескольких томов, на обложках дел должны быть проставлены их номера. Небрежно оформленные обложки дел переоформляются заново.

Не менее важным моментом проверки качества подготовки дел к передаче в архив организации является проверка составления сдаточной описи, правильности заполнения всех ее граф. Графы описи должны быть заполнены в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. Заголовок каждого дела, подлежащего передаче в архив, имеет в описи свой самостоятельный номер.

Также проверяется правильность заполнения итоговой записи к описи дел и соответствие количества дел, указанных в описи, их фактическому наличию.

Дополнительно обнаруженные заголовки дел могут вноситься в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации дел или же в конец раздела описи. По требованию заведующего архивом (ответственного за архив) организации к описи могут составляться список сокращений, указатели, оглавление.

Все недостатки, выявленные в ходе проверки качества подготовки дел к передаче в архив организации, доводятся до сведения руководителя структурного подразделения или сотрудника, ответственного за проведение этой работы, которые должны принять меры по их устранению.

В соответствии с достигнутой договоренностью в установленный день ответственные лица проводят совместный прием-передачу документов в архив организации.

Сотрудник структурного подразделения, передающего документы, доставляет дела в архив организации.

Дела передаются в архив в связках или архивных коробках согласно сдаточной описи, в строгом соответствии с их порядковыми номерами. Каждая связка или коробка должна иметь свой ярлык, который содержит следующие элементы описания: название структурного подразделения, номер описи, номера дел, номер связки. При необходимости можно указать срок хранения.

Прием-передача каждого дела, включенного в опись, производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы.

Передача-прием дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле. В случае отсутствия по каким-либо причинам дел, подлежащих передаче в архив, в графе " Примечание" описи делается соответствующая запись.

В кон­це описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывает­ся количество фактически принятых в архив дел, дата приема-пе­редачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего дела.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на постоянное хранение.