Оперативное хранение документов

С момента заведения и до передачи в архив организации докумен­ты хранятся по месту их формирования в дела (в небольших органи­зациях целесообразно централизованное хранение дел).

Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответствен­ные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Предприятие для централизованного хранения документов создает специальное структурное подразделение — архив, деятельность кото­рого регулируется Положением об архиве организации.

Во многих организациях для документационного обеспечения уп­равления, контроля соблюдения в структурных подразделениях еди­ной системы делопроизводства, методического руководства работой с документами и обучения работников основам делопроизводства соз­дана служба документационного обеспечения управления.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохран­ность документов.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, ко­пия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещает­ся. Документы должны храниться в закрывающемся помещении в спе­циально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключаю­щих возможность их пропажи или порчи.

В случае обнаружения пропажи дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обна­руженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о при­чинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структур­ного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта — заместитель дела, в которой указывают номер и заголовок дела, номер и название описи, когда и кому выдано дело, дата его возврата и под­пись выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в архив карта — заместитель изымается.

Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допуска­ется в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным составлением для архива заве­ренной копии документа и акта об изъятии подлинника.