Управління документацією і даними.

Документ може знаходитися на будь-якому носії даних - на папері, на дискеті, на магнітному диску

і т.п. Вимоги стандарту поширюються на документацію системи якості, а також на деякі зовнішні документи, наприклад, стандарти і креслення споживача.

Мал. 20 Структура документації системи якості

Документація управління якістю підрозділяється на три рівня. До документів першого (вищого) рівня належатья «Керівництво із якості» і «Політика в області якості». У «Керівництві з якості» міститься інформація про систему якості підприємства, ролі і відповідальності персоналу в області забезпечення якості. У цьому документі містяться також методики координації робіт із забезпечення якості. Керівництво видається у вигляді самостійного документа і затверджується на рівні вищого керівництва фірми. «Основним призначенням керівництва з якості є визначення загальної структури системи якості і виконання функції постійного довідкового матеріалу при впровадженні й організації функціонування цієї системи» (ДСТУ ISO 9004-1-95 5.3.).

Документація другого рівня - це методики й інструкції, що описують процедури виконання вимог стандартів ISO серії 9000. Вона в основному призначена для керівників середньої ланки.

Документація третього рівня призначена для конкретних підрозділів, ділянок, робочих місць. Це - документація методологічного, інструктивного і керівного характеру. Уся документація взаємозалежна і скоординована в керівництві по якості, і спрямована на досягнення цілей, викладених у політиці в галузі якості.

Стандарт вимагає встановлення і документального оформлення процедур завердження документації, її випуску і внесення змін. Перегляд, перевірка, затвердження документів завжди повинні проводитися з фіксуванням дії. Це означає, що в будь-який час можна встановити особу, що здійснила перевірку, а також місце і дату підтвердження. Оперативне управління документацією повинно забезпечувати наявність документації на всіх ділянках робіт, вилучення і відповідне позначення застарілої і недійсної документації. Необхідно розробити маркірування (ідентифікацію) документів, систему їхньої реєстрації, збереження й архівування. Варто визначити, хто за що відповідальний, а також місце, де можна знайти документи.