Организация и контроль как функции менеджмента.

В переводе с французского слово «контроль» означает список, ведущийся в двух экземплярах (фр. contrô le, от contrerô le —, от лат. contra - против и rotulus - свиток). Однако сам по себе этот термин довольно многозначный и в современной практике подразумевает несколько ситуаций:

• Надзор — регулярные проверки выполнения каких-либо правил, законов, приказов

• Допинг-контроль — проверку, направленную на выявление применения спортсменом допинга

• Финансовый контроль — совокупность действий и операций по проверке финансовых и связанных с ними вопросов деятельности субъектов

• Наблюдение — постоянные или периодические измерения каких-либо свойств объекта

• Неразрушающий контроль — наблюдение свойств и параметров объекта, при котором не должна быть нарушена пригодность объекта к использованию и эксплуатации

• Управление — действия, направляющие действия других людей или объектов

• Автоматику — управление каким-либо устройством без непосредственного участия человека

• Круиз-контроль — устройство, поддерживающее постоянную скорость автомобиля

• Власть — возможность влиять на действия других людей независимо от их желания

Организовать – значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ.

Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Функция организации является важной функцией управления, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.

Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

2. Делегирование полномочий.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Под организационной структурой фирмы понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций.

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

18. Сущность, роль и принципы планирования в менеджменте.

План - это документ, отражающий систему взаимосвязанных решений, направленных на достижение желаемого результата.

План содержит такие этапы, как: цели и задачи; пути и средства их реализации; ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач; пропорции, т.е. поддержание пропорциональности между отдельными элементами производства; организацию выполнения плана и контроль.

К задачам планирования как к процессу практической деятельности относятся:

· формулирование состава предстоящих плановых проблем, определение системы ожидаемых опасностей или предполагаемых возможностей развития предприятия;

· обоснование выдвигаемых стратегий, целей и задач, которые планирует осуществить предприятие в предстоящий период, проектирование желаемого будущего организации;

· планирование основных средств достижения поставленных целей и задач, выбор или создание необходимых средств для приближения к желаемому будущему;

· определение потребности ресурсов, планирование объемов и структуры необходимых ресурсов и сроков их поступления;

· проектирование внедрения разработанных планов и контроль за их выполнением.

Впервые общие принципы планирования сформулированы А. Файолем. В качестве основных требований к разработке программы действий или планов предприятия им были сформулированы пять принципов:

принцип необходимости планирования; принцип единства планов; принцип непрерывности планов; принцип гибкости планов; принцип точности планов.

Планирование – это систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных альтернативных действий в ожидаемых условиях

Планирование всегда ориентируется на данные прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе. Поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого. Для точного планирования необходимо получить как можно больше достоверной информации о рынке и о деятельности предприятия. Она обеспечивается бухгалтерским учетом и обширной статистической базой. Однако предприятия – это всего лишь небольшая часть рынка и экономики страны. Следует понимать, что невозможно получить абсолютно все важные данные о рынке в целом и особенно те, что касаются деятельности конкурентов.

Виды планирования. Различают перспективное, стратегическое и текущее планирование.

Краткосрочное планирование активно использовалось фирмами достаточно давно. Процесс планирования включает в себя четыре этапа: выработку общих целей предприятия; детализацию и конкретизацию целей; определение путей, экономических и иных средств достижения этих целей; контроль за достижением целей.

Планирование даёт ответы на следующие вопросы:

1) Каково положение организации в настоящее время. Для этого нужно оценивать положение в области финансов, производства и других сферах.

2) Каковы должны быть цели организации. Оценивая возможности и угрозы в окружающей среде, следует определить цели организации. Следует четко определить: объект планирования (что планируется), субъект планирования (кто планирует), период (горизонт) планирования (на какой срок), средства планирования (например, компьютерное обеспечение), методику планирования (как планировать), согласование планов (каких, с кем и на каких условиях.

Непрерывность планирования требует соблюдения принципа гибкости, предполагающего необходимость корректировки или пересмотра в любой момент ранее принятых решений в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Для обеспечения гибкости в планы закладываются так называемые «подушки», то есть зоны, в которых показатели могут откланяться от заданных величин, что обеспечивает свободу манёвра.

Единство и взаимосвязанность отдельных частей организации требует соблюдения такого принципа как согласование планов. Он реализуется путём координации и интеграции. Координация осуществляется «по горизонтали», то есть между подразделениями одного уровня, а интеграция – «по вертикали» между выше и нижестоящими.

Важным принципом планирования является экономичность, требующая, чтобы затраты на составление плана были меньше эффекта, приносимого его выполнением. При оценке экономичности планирования следует учесть его полезность (что обычно трудно) и затраты на планирование. Наконец, одним из принципов планирования является создание необходимых условий для выполнения плана. Перечисленные выше принципы являются универсальными, пригодными для различных уровней управления; в тоже время на каждом из них могут применяться также свои специфические принципы

19. Стратегическое планирование и его характеристика.

Стратегическое планирование — это набор действий, решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для достижения целей.

Стратегическое планирование может быть представлено как набор функций менеджмента, а именно:

· распределение ресурсов (в форме реорганизации компаний);

· адаптация к внешней среде (на примере компании «Форд Моторс»);

· внутренняя координация;

· осознание организаторской стратегии (так, руководству необходимо постоянно учиться на прошлом опыте и прогнозировать будущее).

Стратегия — это всесторонний комплексный план, предназначенный для того, чтобы обеспечить осуществление миссии организации и достижение ее целей.

Ключевые моменты стратегического планирования:

· стратегия разрабатывается высшим руководством;

· стратегический план должен быть подкреплен исследованиями и фактическими данными;

· стратегические планы должны быть гибкими для возможности их изменения;

· планирование должно приносить пользу и способствовать успеху компании.

При этом затраты на реализацию мероприятий должны быть ниже величины выгод от их реализации.

В любом случае план должен быть с: данными, анализом, и будет придавать гибкость планированию, позволять привлекать новых работников, и составлять перспективу организации, то есть это подготовка к будущему И стратегический план включает в себя:

1. выбор миссии

2. выбор цели

3. разработка обеспечивающих планов (политика, правила, бюджеты)

В рамках стратегического планирования необходимо различать 4 вида управленческой деятельности:

распределение ресурсов

адаптация к внешней среде

внутренняя координация

стратегическое предвидение

Распределение ресурсов включает в себя распределение ресурсов фонды, технический опыт, распределение идей, талантов

Адаптация к внешней среде – охватывает все действия стратегического характера и является анализом внешней среды по средством которого контролируется взаимодействие внешних факторов

Внутренняя координация – координация внутренней деятельности для отражения сильных и слабых сторон,

Стратегическое предвидение – осуществление систематического мышления менеджера, путем формирования организации с учетом прошлого опыта, то есть организация может повысить профессионализм в области стратегического планирования.

20. Оперативное и тактическое планирование, сущность и принципы.

Тактическое планирование - это разновидность краткосрочного планирования

Характеристика тактических планов:

1. разрабатывается в рамках стратегии

тактика разрабатывается на среднем уровне руководства

разрабатывается на короткий промежуток времени, чем стратегия

тактические результаты выявляются очень быстро

Формы в системе тактического планирования:

разбивка долгосрочных планов на краткосрочные с более детализированные вопросы

разработка политики и механизмов регулирования (в случае возникновения возможных ситуаций в будущем, вот тогда это и разрабатывается)

Стратегия бесполезна без тактики.

Тактика – это пути и этапы движения в рамках выбранного стратегического направления.

Тактика является одной из форм выражения стратегии.

Тактическое планирование – это реализация стратегического плана.

Тактическое планирование неразрывно связано со стратегическим планированием, так как там, где используется стратегическое планирование, возникает потребность в тактическом планировании.

Тактическое планирование означает уточнение, коррекцию, дополнение, то есть конкретизацию стратегии.

Стратегия и тактика в общем плане, имеют родственные цели и их сущность заключается в определении средств, с помощью которых предприятие стремится к достижению поставленных целей и заданий.

Тактика определяет пути, обеспечивающие приближение к заданным целям и параметрам. Тактические цели рассчитаны на более близкое будущее, а решение задач – на настоящее время.

Процесс тактического планирования состоит из двух взаимосвязанных стадий:

1. Подготовка плана (сбор, систематизация и уточнение различной информации о деятельности предприятия, анализ полученной информации, уточнение целей и задач планирования, постановка менеджером задач отдельным структурным подразделениям и работникам на разработку плана, определение подлежащих включению в план мероприятий);

2. Принятия плана (принятый план должен быть документально оформлен и утвержден руководителем предприятия).

Основные особенности тактического планирования:

1. Тактика разрабатывается, исходя из стратегии.

2. Тактические планы обычно разрабатываются на среднем уровне управления.

3. Тактический план рассчитан на более короткий срок, чем стратегический.

4. Результаты от реализации тактического плана легче проследить и соотнести с действиями, чем результаты стратегического плана.

Тактическое планирование следует отличать от текущего или оперативного планирования.

Текущее или оперативное планирование – это то, чем ежедневно занимается менеджер в организации.

К нему относится планирование работы организации на небольшой промежуток времени (день, месяц, квартал, полугодие, год).

Термин «оперативное» более ярко, чем термин «тактическое», подчеркивает, что это планирование отдельных операций в общем хозяйственном потоке в коротком и среднем периодах, например, планирование производства, планирование маркетинга и т.д. Под оперативным планированием понимают также составление бюджетов организации.

При текущем планировании, в отличие от стратегического и тактического, отсутствует существенный временной разрыв между фиксацией на уровне создания действия, подлежащего исполнению, и осуществлением такого действия в реальном режиме. Менеджер должен знать, что реакции оперативного планирования и оперативного действия могут иметь весьма важные стратегические последствия.

Этапы текущего планирования:

1. Выявление проблемы;

2. Определение возможных действий;

3. Предварительный выбор одного из определенных возможных действий;

4. Анализ возможных последствий;

5. Окончательный выбор действия.

Оперативное планирование направлено на достижение промежуточных целевых установок тактических планов, составленных на короткий период (как правило, до месяца).

В процессе оперативного планирования устанавливаются дневные, недельные, подекадные и ежемесячные задания и проводится ежедневная диспетчеризация выполнения этих заданий. С помощью оперативных совещаний осуществляются контроль и регулирование деятельности всех сотрудников (или структурных подразделений) организации. В рамках оперативного планирования практически снижается неопределенность в плановых решениях, хотя вероятностный характер достижения плановых результатов остается.

21. Мотивация как функция менеджмента.

Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностный целей и целей организации. То есть это все проявляется в определенных ситуациях. Понимание методов и потребностей, дает понимание предпринимательской деятельности Психолог Марсон выделил 4 группы мотивов: (11 мотивов) 1. группа органические мотивы - еда, материальные, дышать, анальные потребности, половые потребности. 2. группа эмоциональные мотивы: страх, стремление к безопасности, агрессивность, сила. 3. группа социальные мотивы: жажда власти, деятельности, стремление к общению. 4. группа деятельные мотивы: потребность в опыте, потребность в физической деятельности, любопытство, потребность в возбуждении, жажда творчества. Что бы сделать деятельность человек должен проявить интерес. То есть интерес – это мотивационная система, сила в себе, Мотивационная система включает в себя:

1. получение максимального удовлетворение от работы

2. необходимо создать возможность для реализации исполнительских мотивов (ТЕЙЛОР - основная задача в мотивационной системе поставить нужного человека на нужное место, тогда человек почувствует что он реализуется)

3. важно что бы удовлетворялись потребности в контактах – Общение..