Применение перечней документов со сроками хранения при экспертизе ценности документов

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

временным (до 10 лет);

временным (свыше 10 лет);

постоянным.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел;

при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Перечни являются основным и необходимым средством комплекто-вания государственных архивов и экспертизы ценности документов, обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хра-нения и облегчают отбор документов в государственные архивы, огра-ничивают архивиста от односторонней, субъективной оценки значения документов, служат средством унификации в учреждениях, организаци-ях, предприятиях сроков хранения документов, одинаковых по назначе-нию и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы до-кументов в целом716. Существующие перечни документов строятся в со-ответствии с системно-функциональным принципом.

Оценка документации на основе перечней документов осуществляет-ся поэтапно: в делопроизводстве, ведомственных и государственных архи-вах717. В процессе образования документов устанавливаются сроки их хране-ния. Предварительная оценка документов на первом этапе (в делопроизвод-стве) предполагает детальное изучение документирования управленческих функций и установление по перечням сроков хранения документов, уточ-няемых затем в процессе формирования дел в структурных подразделениях.

На втором этапе осуществляется отбор документов для передачи в государственный архив на основании анализа всей совокупности доку-ментов с применением системы перечней. Сроки хранения документов в статьях перечня определяются с целью оценки и правильного формиро-вания документов на основании критериев экспертизы ценности.

Третий этап экспертизы -- окончательный отбор документов на по-стоянное хранение. Важную роль на этом этапе играет проведение отбора документов с повторяющейся информацией. При проведении отбора доку-ментов с повторяющейся информацией необходимо учитывать: наличие общих закономерностей образования управленческих документов с повто-ряющейся информацией и специфических закономерностей, характерных для конкретной отраслевой системы; специфику работы с документами в конкретном учреждении и отраслевой системе в целом718. Отбор докумен-тов с повторяющейся информацией в перечнях находит отражение как в разных сроках хранения подлинника (дублета), так и в системе примеча-ний, указывающих, в составе каких фондов документы подлежат отбору.