Распорядительные документы, их состав, назначение

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Назначением распорядительной системы управления является регулирование деятельности, позволяющей обеспечить реализацию поставленных задачи получить от этого максимальный эффект.

С точки зрения принятия решений документы, относящиеся к распорядительной документации делятся на 2 группы:

· документы, издаваемы в условиях коллегиальности

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

По уровню управления: РФ, субъекты Федерации, муниципальные органы власти, органы местного самоуправления, отраслевые объединения, органы первичного звена управления предприятием.

К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в ем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений Правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») - в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

Слова «постановляет» («ПОСТАНОВИЛ»), «решает» («РЕШИЛ»), «предлагаю», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.