Использование технологий Интернет в документационном обеспечении управления 4 страница

В формы Т-8 и Т-8А введен ранее не используемый реквизит, которым оформляется согласие профсоюзного органа на увольнение работника. Реквизит содержит ссылку на дату и номер решения профсоюзного комитета и располагается после ссылки на документ-основание.

Первый экземпляр формы остается на хранение в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию, которая производит расчет с работником.

Форму подписывает руководитель организации.

После подписания формы Т-8 или Т-8А работник кадровой службы делает отметки в форме Т-2 и трудовой книжке увольняемого (увольняемых).

В соответствии с ТК РФ работники имеют право на ежегодный очередной отпуск, дополнительные отпуска, учебные отпуска и др.

Основанием для предоставления работнику внеочередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Форма графика утверждена

График отпусков является сводным документом, содержащим информацию о распределении по месяцам календарного года ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации. График отпусков составляет кадровая служба на основе данных структурных подразделений, подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, согласовывает профсоюзный орган, утверждает руководитель организации. Форма графика отпусков предусматривает внесение изменений о переносе срока отпуска.

Форма Т-7, Форма Т-6, Форма Т-6 " А"

Текст приказа о предоставлении отпуска начинается < ПРЕДОСТАВИТЬ>, затем указываются: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск возвращение на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков. Формы Т-6 и Т-6А заполняются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ подписывается руководителем и объявляется работнику под расписку.

На основании приказа об отпуске работники кадровой службы вносят отметки об отпуске в форму Т-2.

Форма Т-11

Форма Т-11- < Приказ о поощрении>. Основаниями для издания приказов о поощрении служит представления, докладные и объяснительные записки, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива. Такие приказы доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую книжку работника.

Текст приказа в форме Т-11 начинается с указания фамилии, имени, отчества, табельного номера работника, его должности (профессии), структурного подразделения. Далее излагается мотив поощрения. Например, приказ о поощрении может быть издан в связи с награждением орденами и медалями, присвоением почетных званий, выполнением особо значимых заданий, юбилеем и т.д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Основанием для издания таких приказов является представление руководителя структурного подразделения, его докладная записка. Приказ подписывается руководителем и объявляется работнику под расписку.

17.1 Приказ организации как основной распорядительный документ. Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу - руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и т. д.), - это приказ.

Приказ - правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

Оформлению приказами подлежат:

Решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий; Утверждение и введение положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

Вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;

Итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производится только приказами.

Юридическим основанием для создания приказов являются

Законы Российской Федерации;

Указы, распоряжения Президента Российской Федерации;

Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

Необходимость правового регулирования и решения основных задач, стоящих перед предприятием.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

по основной деятельности;

по личному составу

К приказам по основной деятельности относятся приказы:

по организации работы предприятия;

финансированию;

планированию;

отчетности;

снабжению

реализации продукции;

другим производственным вопросам, например:

- распределении служебных помещений;

- порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;

- нарушении правил транспортировки грузов;

- создании рабочей группы по проекту;

- премировании сотрудников коммерческого отдела;

- мерах по улучшению пожарной безопасности.

17.2 Понятие, назначение и задачи экспертизы ценности документов. Ценность документа - это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением.

Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна хранится в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей. Они содержат ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов - важное звено в организации документооборота предприятия в целом. Это составляющая многих процессов, связанных с разработкой номенклатуры дел, с дачей дел в архив, их уничтожением. Экспертиза лежит в основе определения сроков хранения документов и выделения особо ценных дел организации. Без экспертизы ценности невозможно построить работу с документами в современной организации

17.3 Локальная нормативная база делопроизводства. Обязательные документы кадровой службы

-локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями

-документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда " привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до " встречи" с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой " встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.

Специалистам кадровых служб следует, прежде всего, определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться в данной организации в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы самой организации.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

• Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

• Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

• Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

• При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

• График отпусков (статья 123 ТК РФ);

• Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

•об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);

•об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);

•о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Требования к разработке локальных нормативных актов:

•локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);

•штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции - единолично;

•другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

Трудовой кодекс РФ закрепил в локальных нормативных актах порядок решения следующих вопросов:

- установление системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135 ТК РФ);

- установление системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок;

- введение, замену и пересмотр в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.

Примерами таких документов являются положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.