Использование технологий Интернет в документационном обеспечении управления 1 страница

Ресурсы Интернет:

1. инф-ция (полнотекстовая, справочная, реферативная, библиографическая, ИПС)

2. эл.коммуникации (позволяет вести деловое общенкие, переписка, Интернет-конференции).

Инф-ция в Интернете дел-ся на:

-сектор деловой инф.

-сектор отраслевой инф.

-административная или законодательная информация

-сектор инф-ции для самообразования и досуга

-сектор массовой и потребительской инф

7.1 Современная правовая база документирования информации в Российской Федерации Законодательно-правовая база документирования информации – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Законодательно-правовая база документирования информации регулирует:

-правила оформления документов; правила работы с ними; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); -внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами и другие вопросы.

Законодательно-правовая база:

-Федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

- Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

-Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – общие требования к документам и службам документационного обеспечения.. Основными целями ГСДОУ являются: упорядочение документооборота, сокращение количества документов, повышение качества документов, нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности, совершенствование работы аппарата управления.

-ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает: состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов.

-ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.052.1998 №28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

-ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.Стандарт ввел: новые реквизиты, небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа. Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми.

-Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

-Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 №68 – содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.

7.2 Подготовка дел к передаче в архив организации. учреждения (полное и частичное оформление) к дальнейшему хранению и к передаче в архив организации Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

-подшивку или переплет дела;

-нумерацию листов дела;

-составление листа-заверителя;

-составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

-внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

-не проводить систематизацию документов в деле,

-не нумеровать листы дела,

-не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

7.3 Знание и выполнение требований дресс-кода в работе секретаря «О правилах поведения в общественных местах». все рекомендации по внешнему виду сотрудника прописаны во внутренних нормативных актах орг-ции (устав)

Очень важным элементом деловой культуры является знание дресс-кода (формы одежды) и соответствия ему в деловой среде. Дресс-код – это не униформа, он не исключает индивидуальности в одежде и не препятствует творческому отношению к своей внешности. Существует «10 нельзя» для женщин - работников представительских профессий:

-Одежду, полностью оголяющую руки.

-Глубокое декольте на блузах или платьях.

-Слишком узкие и короткие юбки. Классическая длина – до середины колена.

-Трикотажные жакеты и свитера, как исключение – эксклюзивный вариант.

-Платья, плотно облегающие фигуру. На рабочем месте деловая женщина должна выглядеть не сексуально, а женственно и стильно.

-Одежду из синтетических, прозрачных, кружевных тканей и блестящего шелка.

-Одежда из тканей с «веселеньким» рисунком: ромбики, кружочки, цветочки…

-Брючные костюмы, как исключение, допустим костюм классического стиля.

-Обилие крупных и ярких украшений, блестящих украшений в дневное время, а также оборок, рюшей, воланов, бахромы, меха, перьев, бантов. Желательно избегать в оформлении делового костюма многочисленных накладных карманов, клапанов, воротников усложненного покроя.

-Прозрачные платья, блузы, через которые просвечивается нижнее белье.

Дресс-код не включает в себя особенности фигуры, цвет волос и пр.

8.1 Понятия «подлинник», «копия», «дубликат» документа, их нормативное закрепление. Оформление копии, выписки, дубликата В ГОСТе Р 51141- 98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даются следующие определния:

Подлинный документ (оригинал документа) – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Это первый или единственный экземпляр документа, содержащий все необходимые реквизиты и имеющий юридическую силу.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Это дополнительный документ, выдаваемый в случае потери, порчи подлинника и имеющий полную юридическую силу.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу).

Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Выписка — оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе.

Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа). Фактически выписка выполняет функции копии документа. Учитывая, что в единых нормативно-правовых актах по вопросам документационного обеспечения (ГОСТ Р6.30-2003, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству) требования к оформлению выписок не определены, представляется допустимым производить их оформление с соблюдением основных требований, предъявляемых перечисленными документами к копиям. Реквизитами выписки являются:

1) наименование документа;

2) заголовок к тексту (указывает на документ- источник, формулируется в родительном падеже — " из...");

3) текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент); 4) заверительная надпись.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

8.2 Технологии контроля за исполнением документов в учреждении Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

-контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

-контроль за сроками исполнения задания.

В ГОСТе Р 51141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: " Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".Технология работы группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

-отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

-обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

-выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

-постановку документов на контроль;

-проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

-предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

-снятие документов с контроля;

-учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

-ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

-автоматизированная система контроля исполнения документов.

8.3 Деловые качества секретаря К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей-референтов на одном из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы- это всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря-референта относится - пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь-референт никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь- референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря-референта никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителями.

Профессионализм Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной литературой. Ответственность секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителем и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников. Организованность- умение организовывать рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

9.1 Задачи и принципы методы унификации документов Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

2) Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

9.2 Организация и технология работы с обращениями граждан Работа с обращениями граждан является самостоятельным участком службы документационного обеспечения. В тех учреждениях, где бывает много заявлений, предложений и жалоб граждан, создаются специальные подразделения — бюро, отделы или секторы. К ним в первую очередь относятся законодательные и исполнительные органы РФ, федерации РФ, субъектов местных органов управления и самоуправления. В тех организациях, где обращений меньше, ими занимается специально выделенный сотрудник делопроизводственной службы; наконец, работа с этой категорией документов может быть частью обязанностей секретаря руководителя. Руководители учреждений должны держать под личным контролем этот участок работы.

Технология работы с обращениями граждан требует выполнения следующих операций:

—  прием гражданина;

—  прием и первичная обработка письменных обращений;

—  регистрация обращений;

—  направление обращений на исполнение;

—  уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

—  уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения;

—  контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

—  информационно-справочная работа по обращениям;

—  извещение заявителя о вынесенных решениях;

—  группировка дел и текущее хранение этих документов;

—  анализ поступивших обращений;

—  опубликование в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение.

Обращение может быть подано в письменной форме лично, по почте, а также устно должностному лицу, наделенному правом рассмотрения обращений или ведущему личный прием.

Личный прием граждан осуществляют руководители учреждений, их заместители или ответственные лица. Прием должен быть тщательно организован. Табличка с указанием времени (желательно, чтобы оно не совпадало с рабочими часами граждан) и места приема должна быть вывешена на видном месте. Приемная должна быть хорошо оборудована. Обязательно должны иметься бумага, ручки, чтобы обращение могло быть оформлено в письменном виде.

Во время приема целесообразно вести журнал, где фиксируются: дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия принимавшего и результаты рассмотрения. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа, как с письменными обращениями.

Письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Конверт не уничтожается, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа и, кроме того, адрес автора обращения может быть написан лишь на конверте. Конверт сохраняется вместе с документом до полного решения вопроса и помещается с ним в дело.

9.3 Состав и виды научно-технической документации. Классификация технической документации В состав научно-технической документации входят: научно-исследовательская (научная), конструкторская, технологическая, проектная документация для строительства; кинофотофонодокументы, документы на машинных носителях, фиксирующие процесс научно-исследовательской работы (НИР), конструирования изделий, проектирования объектов капитального строительства; документы по изобретениям и открытиям, а также геологогеодезические, метеорологические и другие документы. Настоящие Правила регламентируют работу с научно-исследовательской, конструкторской, технологической и проектной документацией.

-- Научно-исследовательская (научная) документация

Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научно-исследовательских работ, отображает теоретическое и практическое решение научных проблем и внедрение их в производство.

Основными видами научной документации являются:

- отчеты по научно-исследовательским, опытно-конструкторским, опытно-теоретическим работам и экспериментально-проектным работам (итоговые, этапные, промежуточные, информационно-аналитические);

- заключения и отзывы по научно-исследовательским и экспериментальным работам;

- рецензии и аннотации на научно-исследовательские и опытные работы;

- паспорта, регламенты, рефераты на научно-исследовательские работы;

- монографии, диссертации и отзывы на них;

- рукописи неопубликованных научных статей;

- научно-методические (научно-технические) задания;

- программы научно-исследовательских работ;

- отчеты, доклады, справки о работе научных экспедиций;

- отчеты, доклады о заграничных научных и технических командировках специалистов;

- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и другие.

Структура и правила оформления отчетов по научно-исследовательским работам (НИР) устанавливаются ГОСТом " Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования".

Отчеты НИР включают следующие элементы: титульный лист; список исполнителей; реферат; содержание (оглавление); перечень сокращений, символов и специальных терминов с их определениями; основная часть; список литературы, в том числе перечень использованных патентных материалов; приложения.

-- Конструкторская документация

Конструкторская документация (КД) - совокупность графических и текстовых конструкторских документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

КД на изделия всех отраслей промышленности разрабатывается на основании технического задания последовательно на следующих стадиях:

- техническое предложение;

- эскизный проект;

- технический проект;

- рабочая конструкторская документация.

Конструкторские документы в зависимости от стадии разработки подразделяются на проектные и рабочие. Каждой стадии разработки КД соответствуют определенные этапы выполнения работ. Обязательность выполнения стадий и этапов устанавливается техническим заданием на разработку.

Номенклатура конструкторских документов, разрабатываемая на изделия в зависимости от стадии разработки, определена ГОСТ ЕСКД 2.102-68.

Комплект конструкторских документов на изделие включает обязательные документы и документы, составляемые в зависимости от характера, назначения или условий производства.

На стадии «техническое предложение» обязательными документами являются ведомость технического предложения и пояснительная записка; на стадии «эскизный проект» - ведомость эскизного проекта и пояснительная записка; на стадии «технический проект» - чертеж общего вида изделия, ведомость технического проекта, и пояснительная, записка; на стадии «разработка рабочей конструкторской документации» - чертеж детали, сборочный чертеж и спецификация на сборочные единицы, спецификация, на комплексы и комплекты.

-- Технологическая документация

Технологическая документация (ТД) - совокупность графических и текстовых технологических документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства.

В зависимости от назначения технологические документы подразделяются на основные и вспомогательные, состав которых определен ГОСТ 3.1102-2011.

К основным технологическим документам относятся документы, содержащие сводную информацию, необходимую для решения одной или комплекса инженерно-технических, планово-экономических и организационных задач, полностью и однозначно определяющие технологический процесс (операцию) изготовления или ремонта изделия (составных частей изделия).

К вспомогательным технологическим документам относятся документы, применяемые при разработке, внедрении, функционировании технологических процессов и операций, в том числе карта заказа на проектирование технологической оснастки, акт о внедрении технологического процесса и др.

В отраслях промышленности, не относящихся к машиностроению, могут разрабатываться также такие виды технологических документов, как технологические регламенты, правила, рецептура, описания, предписания, диаграммы, характеристики, схемы, режимы производства, паспорта, технические условия, анализы продукции, альбомы технологических процессор, спецификаций основного технологического оборудования и др.