Требования к оформлению документов составляемых на ПК.

Деятельность любого предприятия невозможна без работников. А там, где есть личный состав, будут и приказы, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом, предоставлением отпуска, поощрением.

На первый взгляд составить приказ очень просто. Но в действительности здесь следует соблюдать четкие правила. Ведь, как показывает практика, грамотно составленный и оформленный приказ значительно облегчает и ускоряет его выполнение.

Что значит грамотно? Прежде всего то, что он соответствует требованиям ДСТУ 4163-2003. Этот стандарт распространяется на любые организационно-распорядительные документы как органов власти, так и предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности. ДСТУ 4163-2003 определяет, какими должны быть реквизиты документа и как их следует расположить, выдвигая требования к содержанию и оформлению документов и т.п.

Все приказы, которые издают на предприятии, можно разделить на две группы: по основной деятельности и по личному составу. Нас интересуют последние. Главное, что отличает их от приказов по основной деятельности, это ограниченный срок хранения (приказы по личному составу не нужно хранить постоянно). Поэтому в одном документе никогда не смешивают кадровые и организационные вопросы, и регистрируют приказы по личному составу отдельно. Что же касается реквизитов, то они общие для каждой из упомянутых групп.

Виды приказов по личному составу

Среди них можно выделить приказы о:

- приеме на работу (назначении на должность);

- переводе (перемещении на другую должность);

- увольнении (расторжении трудового договора);

- поощрении (награждении, премировании};

- наложении дисциплинарного взыскания;

- предоставлении отпусков (отзыве из отпуска);

- командировке;

- установлении дополнительных обязанностей;

- внедрении доплат (надбавок), предоставлении материальной помощи;

- изменении режима работы и отдыха и т. п.

Приказы по личному составу бывают простыми и сводными. Первые касаются только одного работника, последние сразу нескольких, причем распорядительные действия могут быть разными. Нужно знать, что текст приказа делится на две части: распорядительную и констатирующую. В распорядительной части сводных приказов пункты размещают в следующей последовательности: прием на работу, перевод, увольнение, поощрение. Для нумерации пунктов применяют арабские цифры. Каждый отдельный вид действия (" НАЗНАЧИТЬ", " УВОЛИТЬ" и т. д.) приводят в своем пункте. Далее уже в пределах этих пунктов в соответствующих подпунктах записывают фамилии работников (для удобства их размещают в алфавитном порядке) и содержание действия. Таким образом, каждый подпункт по сути отдельный завершенный приказ.

Относительно каждого из вышеперечисленных обязательных реквизитов действуют свои правила заполнения.

Название предприятия должно соответствовать названию, отраженному в его учредительных документах. Сокращенное название организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации), и представляют в скобках (или без них) ниже полной отдельной строкой в центре.

Название вида документа печатают заглавными буквами " ПРИКАЗ".

Сведения о месте составления или издания документа размещают на уровне или ниже реквизитов " дата приказа" и " регистрационный номер (индекс)".

Дата приказа - это дата его подписания. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

При составлении приказов по предприятию дату приказа, как правило, фиксируют в левой части листа, а регистрационный номер (индекс) на том же уровне в правой.

Заглавие к тексту должно быть согласовано с названием документа и содержать краткое изложение его содержания. Фраза, занесенная в этот реквизит, отвечает на вопрос " о чем? ", " кого? ", " чего? " Здесь излагают суть распорядительного действия и отражают фамилию работника, которого оно касается: " О приеме на работу Ивановой О.О.", " Об увольнении Ивановой О.О." Разумеется, для сводных приказов такой подход неприемлем, поэтому в их заглавии просто записывают: " По личному составу".

Текст приказа содержит информацию, ради фиксирования которой был создан документ. Соответственно, текст излагают кратко, грамотно, понятно, без повторов и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. Оформляют данный реквизит в виде сплошного сложного текста. А если его части посвящены различным вопросам или он содержит несколько решений, заключений и т. п., текст нужно разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца.

Как было сказано выше, текст приказа, как правило, состоит из констатирующей (вступительной, описательной) и распорядительной частей. В первой указывают причины и цель издания документа, во второй излагают предписания, определяют исполнителей и устанавливают сроки исполнения.

Процедура подготовки приказов по личному составу, которые составляют в упрощенной форме, выглядит вот как.

Проект приказа подготавливает уполномоченное лицо отдела кадров (другое уполномоченное собственником лицо), Для этого оно сначала выясняет вопрос, которому будет посвящен приказ, и собирает информацию, необходимую для подготовки проекта. Конечно, приказ будет составлен правильно только тогда, когда исполнитель осведомлен по делу и ему известны требования трудового законодательства относительно кадрового вопроса, являющегося предметом распорядительного действия. Следующий шаг - согласования проекта. В частности, условия приема на работу, предусмотренные соответствующим приказом (испытательный срок, оклад), иногда нужно согласовать с начальником отдела, в который трудоустраивается нанимаемое лицо. А сумму материальной помощи, которую собираются предоставить работнику, с главным бухгалтером. Кстати, завизированный начальником отдела кадров (лицом, ответственным за прием на работу) проект приказа в некоторых случаях может служить направлением на переговоры и пропуском в отдел (цех, участок) для ознакомления с условиями труда.

Если есть замечания к тексту будущего приказа, его дорабатывают. Далее полностью подготовленный проект подают на подпись руководителю (уполномоченному лицу работодателя). После подписания вносить изменения в приказ нельзя.

Заключительный этап приказ доводят до исполнителей и лиц, которых он касается. Ведь по трудовому законодательству администрация должна ознакомлять работников под расписку с приказами об увольнении по инициативе работодателя, о применении дисциплинарного взыскания и т.д.

Приказ по личному составу вступает в силу с момента его подписания или доведения до ведома (если иное не указано в самом документе).

Приказы по личному составу регистрируют в отделе кадров в специальном журнале. Типовой формы такого регистра не существует, поэтому она может быть любой. Главное, чтобы в журнале отражались номер и дата приказа, краткое содержание (заглавие приказа), было обозначено, что работник ознакомился с текстом приказа (если это необходимо). Затем приказы подшивают в специальные папки или книги приказов по личному составу.

Срок хранения приказов о приеме на работу (в т.ч. по совместительству), переводе, поощрении, увольнении, выплате материальной помощи составляет 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков хранят 5 лет, о взыскании и командировке 3 года.