Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Потенциальный эффект применения автоматизированных информационных технологий
|
|
| Сфера воздействия | Результат | |||
| Управление | • сокращение количества уровней управления; • снижение административных расходов; • высвобождение работников среднего звена управления и упразднение ряда функций; • освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; высвобождение времени для интеллектуальной деятельности; • получение рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем; • создается современная организационная структура; • автоматизированная технология создает организационную гибкость; • повышение производительности труда; • экономия времени; • повышение квалификации и профессиональной грамотности управленцев; • увеличивается конкурентное преимущество; • увеличивается выручка, уменьшаются издержки, увеличивается прибыль | |||
| Информационная система | • совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме; • эффективная внутрифирменная координация с помощью электронной почты; • обеспечение достоверности информации; • замена бумажных носителей данных на оптико-магнитные носители, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге; • прямой доступ к информационному продукту | |||
| Производство | • сокращение времени на проектирование и производство; • изделия более проработаны, в результате становятся более надежными, проще ремонтируются, меньше простаивают из-за поломок; • расширение свойств продукции и сферы ее возможного применения; • уменьшение затрат на производство продуктов и услуг; • сокращение затрат труда и средств на приемку, обработку и выполнение заказов; • предоставление потребителям уникальных услуг; • повышение производительности труда; • повышается качество товаров и услуг; • рационализация материально-технического снабжения; • снижение уровня запасов | |||
Подводя итог этому, далеко не полному перечислению в табл. 3.2, можно сказать, что информационные системы могут и должны быть использованы для улучшения всех процессов деловой активности.
Еще один очень хороший пример: исследование влияния информационных технологий на деятельность интеллектуальных работников.
Изучалось два важнейших аспекта деятельности менеджеров:
распределение их рабочего времени с целью достижения поставленных задач;
оценка возможности повышения их производительности при использовании в более широких масштабах информационных технологий и соответственно лучшем выполнении своих функций.
Исследовались менеджеры, занимающиеся маркетингом, сбытом, закупками, финансами, проектированием, анализом, кадрами в 15 фирмах, специализирующихся в области производства и услуг. Велись исследования от 9 до 25 руководителей в каждой фирме в течение 10–12 недель.
Выводы:
Многие участники исследования менее половины своего рабочего времени тратят на выполнение возложенных функций. Только 36% времени уходит на виды деятельности, связанные с продажами и поиском перспективных клиентов. То есть на деятельность, непосредственно связанную с доходами. Все остальное время тратится на «бумажную кухню», рутинные процедуры, поездки и т.п.
Малопродуктивная деятельность (передвижение в офисе и вне его, поиск информации на бумажных носителях или изучение полученных задач, работа вместо технического персонала по печати, копированию и т.п.) занимала от 18 до 30% рабочего времени.
Зарегистрирована низкая производительность труда. Жалобы на засилье рутинной работы, не дающей сосредоточиться на формировании более прибыльной клиентуры. Использование известных управленческих приемов не дало результата. Причина заключается не в порядке использования рабочего времени, а в несовершенстве и неточности обычных процедур обработки и передачи информации. Проблемы качества информации занимали слишком много времени (1–2 ч в день).
Общение посредством личных встреч или с помощью телефона – наиболее распространенный вид профессиональной деятельности – занимало у высших руководителей более 60% времени, у простых специалистов – чуть меньше 40%. В среднем телефонные разговоры занимали 20%.
Специалисты тратят в среднем 21% своего времени на работу с документами и только 8% на их анализ. Хотя признаются, что аналитическая работа является наиболее важным и приносящим наибольшую пользу видом профессиональной деятельности.
Большинство участников обследования до его проведения недооценивали или переоценивали затрачиваемое время на различные виды деятельности. После обследования они хотели бы изменить структуру распределения своего рабочего времени, уделять больше времени анализу, планированию, повышению квалификации. И меньше тратить на малопродуктивную работу. Руководители критиковали службы обеспечения, неэффективные средства подготовки документов, громоздкость и расплывчатость отчетов, подготовленных на ЭВМ.
Многие из этих заключений позволяют сделать преобразования в организационной структуре, определить пути повышения управленческой эффективности. Кроме того, коллектив исследователей пришел к заключению, что управленцы могли бы экономить около 15% времени при более широком использовании информационных технологий.
Более половина этого времени получается за счет сокращения малопродуктивной работы, остальная часть – за счет уменьшения количества встреч и ускорения процесса анализа и обработки документов. Кроме того, при более широком использовании информационных технологий повышается качество работы. Это происходит из-за получения прямого доступа к точной информации, лучшей координации внутриучрежденческой деятельности, более эффективного взаимодействия с заказчиками в части скорости и наглядности документов, выделения времени и средств на высокопродуктивную деятельность.
Руководствуясь всем этим, исследователи рекомендовали перечень взаимосвязанных задач и необходимость построения автоматизированных рабочих мест для 80% изученных менеджеров.
Ключевые вопросы:
• Думаете ли Вы в Вашей фирме об информации и лучших способах ее сбора, хранения и распространения? Или системы только что переделаны и выглядят хорошо?
• Существуют ли у Вас менеджеры, отвечающие за работу информационных систем – Или они управляются теми, кто только захочет?
• Если у Вас нет какой-либо своевременной оперативной информации, всегда ли Вы знаете, куда за ней обратиться? – Либо каждый думает, что это работа кого-либо еще?
• Имеются ли у Вас деловые цели, которые становятся недостижимыми из-за ограничений информационной системы?
• Интегрированы ли Ваши информационные системы? Если нет, то не вызывает ли это дублирование затрат, скудность управленческой информации, неаккуратность и потери?
• Не происходит ли запаздывание внедрения информационных систем (и связанные с этим увеличение затрат, неполучение ожидаемых прибылей) из-за отсутствия ориентации на деловые цели при создании информационной системы?
• Итак, нужны ли Вам автоматизированные информационные системы?
3.2. Каков должен быть уровень централизации обработки информации?
К настоящему времени сложились две основные формы организации обработки информации и использования технических средств – централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованная обработка информации и использования технических средств базируется на сосредоточении вычислительных ресурсов информационных систем в едином центре (чаще всего это большие ЭВМ и вычислительные комплексы), которые обрабатывают в нем информацию, а затем передают результаты пользователям.
Достоинства централизации:
• возможен сильный контроль за информационной системой и ее обслуживанием;
• информационные ресурсы располагаются централизованно; данные и затраты на их создание не дублируются; имеется возможность обращения пользователя к большим массивам информации;
• разделение данных в организации;
• используются очень опытные специалисты для работы с информационной системой в центральном вычислительном центре;
• имеется возможность управления большими и сложными проектами;
• хорошие возможности для объединения и стандартизации;
• легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии.
Недостатки централизованной организации информационной системы:
• функции информационной системы должны появляться из реальных потребностей бизнеса, а не из задач саморазвития информационной системы;
• информационные услуги не нацелены на персональное обслуживание. Пользователи рассматриваются как покупатели услуг, отсюда – ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации;
• большие трудности в планировании информационных услуг и использовании информационных ресурсов;
• могут быть большими затраты на содержание информационной системы, чем в децентрализованном случае;
• ограничена ответственность и мотивация персонала информационной системы, что не способствует оперативному получению информации пользователем.
Централизованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если:
• существует необходимость сильного контроля за информационной системой;
• организация мала;
• в информационной системе используются очень дорогие ресурсы либо использование ресурсов ограничено;
• различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности, используются похожие операции;
• имеет место монолитная организация с централизованным автократическим подходом к управлению;
• централизация является жизненной необходимостью.
Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем и осуществление обработки информации непосредственно на рабочих местах. Технической основой децентрализованной обработки информации являются персональный компьютер и средства телекоммуникаций.
Достоинствами децентрализованной организации информационной системы являются:
• информационные системы более интегрированы с бизнесом и лучше отвечают деловым потребностям, данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию;
• гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя, у пользователей гораздо больше автономии;
• уменьшаются телекоммуникационные затраты;
• системы меньше и проще, поэтому ими проще управлять, создавать и поддерживать, уменьшается централизованный контроль;
• цели использования ресурсов и усилий могут быть тщательно продуманы;
• усиление ответственности низшего звена сотрудников.
Недостатки децентрализованной организации информационной системы:
• часто более высокие затраты;
• потенциальное дублирование ресурсов;
• возможность неэффективного использования информационных ресурсов;
• большие проблемы с совместимостью и стандартизацией ресурсов из-за большого числа уникальных разработок;
• трудности с созданием и использованием сложных систем, реализацией проектов;
• проблемы в управлении системами и проектами между подразделениями;
• неравномерность развития уровня информационной культуры и уровня автоматизации в разных подразделениях, нет места для специалистов с большим опытом, так как общий уровень знаний и навыков меньше;
• психологическое неприятие пользователями рекомендуемых централизованно стандартов и готовых программных продуктов;
• организация с децентрализованным расположением информационной системы не может иметь объективное мнение о себе и о своем бизнесе.
Децентрализованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если:
• организация значительна по размерам;
• децентрализация поддерживается органами управления;
• существует потребность в скорости и гибкости информационного обслуживания;
• применяются различные операции, сервис уникален для одной части организации и должен контролироваться этим подразделением;
• имеет место организация с заданными подразделениями, в которой активно используют мотивацию сотрудников и подразделений, делегирование полномочий;
• имеется связь между производительностью и децентрализацией.
В качестве гибрида этих двух способов организации информационной системы используют частично децентрализованный подход. В этом случае имеется и мощный вычислительный центр (общая стратегия, обучение, помощь, стандарты и политика применения программных и технических средств), и локальные вычислительные ресурсы, объединенные в сеть.
Можно предложить такой план перехода от централизованной к децентрализованной информационной системе:
• Создание сети.
• Объединение компьютеров в локальную сеть.
• Базисная интеграция.
• Открытая система.
• Внутрифирменные коммуникации.
• Перестройка банка данных.
• Подготовка банка данных к использованию в условиях серверной архитектуры.
• Внедрение серверной системы.
• Внедрение подсистем.
• Распределение данных и окончательная интеграция.
|
|