Учебные цели элемента. В результате изучения данного элемента Вы будете:

В результате изучения данного элемента Вы будете:

иметь представление:

• о сравнительных характеристиках автоматизированных и неавтоматизированных информационных систем;

• об экономической целесообразности автоматизации;

• о централизованной и децентрализованной обработке информации;

• о стратегической роли информационной системы;

• о рынке информационных систем и тенденциях его развития;

знать:

• каков жизненный цикл у информационной системы;

• каково содержание стадий и этапов создания информационной системы;

• как оценивается стоимость эксплуатации информационной системы;

• как оценивается качество и эффективность информационной системы;

• что происходит на рынке информационных продуктов и услуг и как это может нам помочь в эксплуатации информационной системы?

уметь:

• оценивать объем необходимой автоматизации информационной системы;

• быть заказчиком при создании информационной системы;

• быть организатором создания и эксплуатации информационной системы организации.

3.1. Автоматизированная и неавтоматизированная (традиционная) информационные системы. Что лучше?

Целесообразность и необходимость автоматизации.

В настоящее время ни для одной из туристических фирм мира не является секретом тот факт, что выживает в условиях жесткой конкуренции та фирма, которая в процессе своей деятельности применяет информационные технологии, позволяющие наиболее эффективно и быстро обслужить клиента. В конечном счете, речь идет об обслуживании клиента в режиме реального времени «on-line». Фирма «АС» является абонентом сетей «ГАБРИЭЛЬ» и «СИРЕНА», что позволяет ей быстро бронировать билеты на авиаперевозки. Но что касается внутренней деятельности фирмы, то у нее имеется ряд проблем:

• в связи с растущей конкуренцией необходимо постоянно сокращать время переработки информации;

• плохо налажена система поиска необходимой информации;

• возникают проблемы с хранением большого количества информации;

• в связи с большим объемом документооборота теряется оперативность работы;

• растет объем перерабатываемых промежуточных данных;

• достаточно сложно быстро и качественно принимать новые решения по поводу организации новых туров и экскурсий.

В связи с этим руководство компании пришло к выводу о необходимости внесения коррективов в деятельность фирмы. Было определено, что существует несколько путей повышения эффективности деятельности фирмы:

• совершенствование технологических процессов обработки информации; автоматизация делопроизводства;

• перераспределение некоторых функций между подразделениями фирмы;

• учет и сокращение документооборота;

• использование современных информационных технологий (сети, факс, модемные коммуникации и т.д.) для контактов с партнерами;

• совершенствование состава и форм документов организации;

• материальные поощрения туристическим агентам (по результатам привлечения клиентов).

Мы не будем здесь обсуждать все эти возможности. Остановимся только на основных направлениях совершенствования состава и форм документов организации.

Такими направлениями, ведущими к снижению затратив управленческие документы, являются:

• унификация и стандартизация документов. Унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация – форма юридического закрепления унификации;

• учет и сокращение объема документооборота (под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени). За единицу подсчета принимается как сам документ, так и каждая его копия. Объем документооборота – основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Главное условие сокращения документооборота – упорядоченность образования документов. Реальным же путем сокращения документопотока является как повышение качества самих документов как носителей информации, так и построение эффективных информационно-поисковых систем.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и электронной документации, содержащей дублирующую информацию. Поэтому для использования работниками рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную сдавать в архив непосредственно после переноса на компьютерный носитель.

Характерной чертой рассматриваемой системы управления является наличие в ней людей, принимающих непосредственное участие в управлении технологическими процессами, так как, по крайней мере, часть вопросов, связанных с принятием решений по управлению, не может быть формализована, в силу чего выполнение указанных функций возлагается на человека.

В результате анализа был выбран следующий список задач, предназначенных для автоматизации:

• бронирование билетов;

• принятие решений по поводу туров, не пользующихся спросом;

• принятие решений о разработке новых туров (сводная справка о количестве запросов);

• выдача информации о турах, предлагаемых фирмой;

• выдача ваучера;

• выдача паспорта маршрута;

• формирование акта о пробной обкатке маршрута;

• формирование акта о приеме-сдаче маршрута;

• формирование приказа о разработке методического обеспечения маршрута;

• формирование приказа о создании нового тура.

В результате на фирме осуществляется быстрая обработка информации для решения тактических вопросов, подсчитываются агрегированные данные для использования при формировании стратегических решений. Теперь фирма «АС» работает с большей точностью, гибкостью, осуществляет более полный учет факторов при принятии решений.

Попробуем сравнить две системы: с неавтоматизированной (бумажной) и с автоматизированной информационной технологией.

В каждой из этих информационных систем есть преимущества и недостатки.